전화벨 소리, 동료 간 대화, 온라인 회의, 잦은 이동 등은 업무 흐름을 반복적으로 끊고 집중력을 떨어뜨릴 수 있습니다.
특히 여러 팀이 하나의 공간을 함께 사용하는 오픈형 오피스에서는 이러한 문제가 더욱 두드러질 수 있습니다. 개방형 구조는 원활한 소통에 유리하지만, 소음과 공간 사용 방식이 적절히 관리되지 않으면 지속적인 집중이 필요한 업무를 수행하기 어려워질 수 있습니다.
따라서 소음을 완전히 없애기보다는 두 가지 방향에서 접근할 필요가 있습니다. 직원이 개인 업무 환경을 조절할 수 있도록 하고, 동시에 업무 특성에 맞게 공간을 구분하는 방식입니다.
아래에서는 실제 사무실에서 적용할 수 있는 방법을 살펴보겠습니다.
1. 집중이 필요할 때 노이즈 캔슬링 헤드폰 사용하기
헤드폰은 높은 집중력이 필요한 업무를 수행해야 하지만 다른 공간으로 이동하기 어려울 때 활용할 수 있는 가장 간단한 방법 중 하나입니다.
노이즈 캔슬링 헤드폰은 주변 대화, 전화 통화, 반복적인 배경 소음의 영향을 줄이는 데 도움이 됩니다. 배경음과 함께 일하는 데 익숙한 직원이라면 가사가 없는 음악이나 일정한 환경음을 활용해 주변 대화에 대한 주의 분산을 줄일 수도 있습니다.
다만 헤드폰은 개인 차원의 보조 수단으로 보는 것이 적절합니다. 대부분의 직원이 하루 종일 소음을 피하기 위해 헤드폰을 착용해야 한다면, 기업은 사무실 배치와 공간 운영 방식을 다시 검토할 필요가 있습니다.
2. 집중도에 따라 업무 공간 구분하기
사무실의 모든 공간이 동일한 수준의 정숙함을 유지할 필요는 없습니다.
팀 간 논의, 전화 통화, 짧은 회의 등은 자연스럽게 소음을 발생시킵니다. 반면 데이터 분석, 보고서 작성, 재무 업무 등 지속적인 집중이 필요한 업무는 상대적으로 조용한 공간이 적합합니다.
기업은 다음과 같이 공간을 기능별로 구분할 수 있습니다.
- 일반적인 업무를 위한 공용 업무 공간
- 전화 통화 및 온라인 회의를 위한 회의실 또는 폰 부스
- 집중 업무를 위한 조용한 공간
- 주 업무 공간과 분리된 간단한 협의 공간
이러한 공간 구분은 사무실 전체에 정숙함을 요구하지 않으면서도 협업과 집중 업무 간의 충돌을 줄일 수 있습니다.
3. 장시간 통화와 회의는 공용 업무 공간에서 분리하기
책상에서 잠깐 대화를 나누는 정도는 큰 방해가 되지 않을 수 있습니다. 그러나 장시간 전화 통화, 온라인 회의, 팀 토론이 집중 업무를 하는 직원 가까이에서 반복되면 업무 방해가 커질 수 있습니다.
따라서 기업은 개인 좌석에서 가능한 활동과 회의실, 폰 부스, 별도 협의 공간으로 이동해야 하는 활동을 구분하는 기준을 마련하는 것이 좋습니다.
특히 직원 밀도가 높거나 고객과의 전화 통화가 많은 부서가 있는 경우 이러한 기준이 더욱 중요합니다.
직원 개인이 상황마다 판단하도록 하기보다는 공간별 사용 기준을 명확하게 정해두는 것이 일관성 있게 운영하기 쉽습니다.
4. 비교적 조용한 시간대에 집중 업무 배치하기
사무실의 소음 수준은 하루 종일 동일하지 않습니다.
이른 오전, 회의가 적은 시간대 또는 특정 업무 시간에는 상대적으로 조용한 환경이 형성될 수 있습니다. 직원은 이러한 시간대를 분석, 작성, 검토 등 집중이 필요한 업무에 활용하고, 협업이나 커뮤니케이션이 필요한 업무는 비교적 활동량이 많은 시간대로 조정할 수 있습니다.
별도의 집중 공간을 마련하기 어려운 기업이라면, 공간을 즉시 변경하지 않고도 업무 시간대를 조정해 소음의 영향을 일부 줄일 수 있습니다.
5. 반복되는 소음 문제는 직접적으로 조율하기
큰 목소리로 대화하거나 스피커폰을 사용하거나 자리에서 장시간 통화하는 등 특정 행동이 반복적으로 소음을 발생시키는 경우에는 문제를 방치하지 않고 직접 조율하는 것이 필요합니다.
목표는 모든 직원에게 완전한 침묵을 요구하는 것이 아닙니다. 주변 사람의 업무를 불필요하게 방해하지 않도록 공간 사용 방식에 대한 기준을 공유하는 데 있습니다.
문제가 여러 부서 또는 전체 사무실에서 발생한다면 관리 부서나 총무팀이 직원 의견을 수렴해 주요 소음 원인을 파악하고 공간 운영 기준을 조정할 수 있습니다.
6. 좌석 밀도와 사무실 배치 다시 점검하기
여러 공간에서 지속적으로 소음 문제가 발생한다면 원인이 직원 개인의 행동이 아니라 사무실 구조 자체에 있을 수 있습니다.
업무 좌석이 회의 공간과 지나치게 가깝거나, 팬트리가 집중 업무 부서 옆에 있거나, 좌석 밀도가 너무 높은 경우 소음이 더 넓게 확산될 수 있습니다.
이 경우 기업은 다음 항목을 점검할 필요가 있습니다.
- 업무 공간과 협의 공간 간의 거리
- 회의실, 팬트리, 리셉션의 위치
- 좌석 밀도
- 폰 부스 또는 집중 업무실 추가 가능 여부
- 흡음 성능에 영향을 미치는 천장, 벽, 바닥 및 기타 마감재
일부 경우에는 직원 행동에 대한 추가 규칙을 만드는 것보다 공간 배치를 변경하는 것이 더 효과적일 수 있습니다.
7. 사무실을 선택할 때 소음 관리 가능성 함께 검토하기
사무실 소음을 얼마나 효과적으로 관리할 수 있는지는 임차 공간을 검토하는 단계에서부터 고려하는 것이 좋습니다. 특히 집중 업무가 많거나 온라인 회의를 자주 진행하는 기업이라면 더욱 중요합니다.
단순히 면적과 좌석 수만 확인할 것이 아니라 플로어 플레이트 구조, 공간의 깊이, 코어 위치, 설비 공간, 내부 공간 분할 가능성 등을 함께 살펴봐야 합니다. 이러한 요소는 향후 업무 공간, 회의실, 집중 공간을 어떻게 구성할 수 있는지에 직접적인 영향을 줍니다.
면적 자체는 충분하더라도 공간을 효율적으로 구분하기 어려운 구조라면 실제 운영 과정에서 제약이 발생할 수 있습니다.
모든 사무실 소음을 없앨 필요는 없습니다
사무실에는 자연스럽게 대화, 전화 통화, 회의, 부서 간 협업이 발생합니다. 따라서 목표는 완전히 조용한 환경을 만드는 것이 아니라 소음이 발생하는 위치를 관리하고, 집중이 필요한 직원이 선택할 수 있는 적절한 공간을 마련하는 것입니다.
소음 문제가 반복된다면 개별 사례만 해결하기보다 공간 사용 방식, 직원 밀도, 사무실 구조를 함께 검토하는 것이 필요합니다.
RSQUARE는 기업의 실제 운영 조건을 기준으로 사무실을 탐색하고 비교할 수 있도록 지원합니다. 직원 규모, 부서 구성, 회의실 수요, 집중 업무 공간, 향후 확장 계획 등을 함께 검토함으로써 기업이 임대 계약 및 사무실 설계 전에 보다 구체적인 기준으로 후보 공간을 비교할 수 있도록 합니다.
