Tiếng chuông điện thoại, các cuộc trao đổi giữa đồng nghiệp, tiếng họp trực tuyến hay người qua lại liên tục có thể khiến một ngày làm việc bị chia nhỏ thành nhiều lần mất tập trung.
Vấn đề này thường rõ hơn tại văn phòng mở, nơi nhiều nhóm cùng sử dụng một không gian và mức độ tương tác diễn ra thường xuyên. Thiết kế mở tạo điều kiện trao đổi nhanh, nhưng nếu không kiểm soát âm thanh và cách sử dụng không gian, nhân viên có thể khó duy trì sự tập trung cho những công việc cần xử lý liên tục trong thời gian dài.
Thay vì cố loại bỏ hoàn toàn tiếng ồn, doanh nghiệp có thể xem xét đồng thời hai hướng: giúp nhân viên chủ động kiểm soát môi trường làm việc cá nhân và tổ chức lại không gian để phù hợp với từng loại công việc.
Dưới đây là một số cách có thể áp dụng.
1. Sử dụng tai nghe chống ồn khi cần tập trung
Tai nghe là giải pháp đơn giản nhất khi nhân viên cần xử lý công việc yêu cầu mức độ tập trung cao nhưng không thể di chuyển sang khu vực khác.
Tai nghe chống ồn có thể giảm ảnh hưởng từ tiếng nói chuyện, tiếng điện thoại hoặc các âm thanh lặp lại trong văn phòng. Với những người quen làm việc cùng âm thanh nền, nhạc không lời hoặc âm thanh ổn định cũng có thể hạn chế việc bị phân tâm bởi các cuộc trò chuyện xung quanh.
Tuy nhiên, tai nghe chỉ nên được xem là giải pháp hỗ trợ cá nhân. Nếu phần lớn nhân viên phải sử dụng tai nghe trong hầu hết thời gian làm việc để tránh tiếng ồn, doanh nghiệp nên xem xét lại cách bố trí và vận hành không gian.
2. Phân chia khu vực theo mức độ tập trung
Một văn phòng không nhất thiết phải duy trì cùng một mức độ yên tĩnh tại tất cả khu vực.
Những công việc như trao đổi nhóm, gọi điện, họp nhanh thường phát sinh nhiều âm thanh hơn. Ngược lại, phân tích dữ liệu, viết báo cáo, xử lý tài chính hoặc các công việc cần tập trung liên tục phù hợp hơn với khu vực ít giao tiếp.
Doanh nghiệp có thể phân chia mặt bằng thành các khu vực sử dụng khác nhau, chẳng hạn:
- Khu vực làm việc chung dành cho hoạt động hằng ngày.
- Phòng họp hoặc booth dành cho cuộc gọi và họp trực tuyến.
- Khu vực yên tĩnh dành cho công việc cần tập trung.
- Không gian trao đổi nhanh tách khỏi khu vực bàn làm việc chính.
Cách phân vùng này giúp giảm xung đột giữa nhu cầu giao tiếp và nhu cầu tập trung mà không cần yêu cầu toàn bộ văn phòng luôn duy trì trạng thái im lặng.
3. Đưa các cuộc gọi và trao đổi dài ra khỏi khu vực làm việc chung
Một cuộc trao đổi ngắn tại bàn thường không gây nhiều ảnh hưởng. Vấn đề xuất hiện khi các cuộc gọi kéo dài, họp trực tuyến hoặc thảo luận nhóm diễn ra liên tục ngay cạnh khu vực làm việc.
Doanh nghiệp nên có quy ước rõ về những hoạt động nào có thể thực hiện tại bàn và những hoạt động nào nên chuyển sang phòng họp, phone booth hoặc khu vực trao đổi riêng.
Điều này đặc biệt cần thiết đối với văn phòng có mật độ nhân sự cao hoặc nhiều bộ phận thường xuyên gọi điện với khách hàng.
Thay vì yêu cầu nhân viên tự điều chỉnh trong từng tình huống, quy tắc sử dụng không gian rõ ràng sẽ dễ áp dụng và duy trì hơn.
4. Sắp xếp công việc theo thời điểm văn phòng ít bị gián đoạn
Không phải thời điểm nào trong ngày cũng có mức độ tiếng ồn giống nhau.
Buổi sáng sớm, khoảng thời gian giữa các cuộc họp hoặc một số khung giờ nhất định có thể yên tĩnh hơn. Nhân viên có thể dành những khoảng thời gian này cho các công việc cần tập trung sâu và chuyển các nhiệm vụ mang tính trao đổi sang thời điểm văn phòng hoạt động sôi động hơn.
Với doanh nghiệp chưa thể bố trí khu vực yên tĩnh riêng, cách tổ chức thời gian này có thể giảm phần nào ảnh hưởng từ tiếng ồn mà không cần thay đổi ngay mặt bằng.
5. Trao đổi trực tiếp khi tiếng ồn trở thành vấn đề thường xuyên
Nếu tiếng ồn chủ yếu xuất phát từ một hành vi cụ thể như nói chuyện quá lớn, bật loa ngoài hoặc thường xuyên gọi điện tại bàn, vấn đề nên được trao đổi trực tiếp thay vì để kéo dài.
Mục tiêu của cuộc trao đổi không phải yêu cầu mọi người giữ im lặng tuyệt đối, mà thống nhất cách sử dụng không gian để không ảnh hưởng đến công việc của người xung quanh.
Với các vấn đề xảy ra ở quy mô lớn hơn, quản lý hoặc bộ phận hành chính có thể khảo sát ý kiến nhân viên để xác định nguồn tiếng ồn thường gặp và điều chỉnh quy định sử dụng văn phòng.
6. Kiểm tra lại mật độ và cách bố trí mặt bằng
Nếu tiếng ồn xuất hiện thường xuyên tại nhiều khu vực, nguyên nhân có thể không nằm ở hành vi của từng nhân viên mà ở cách bố trí văn phòng.
Bàn làm việc đặt quá gần khu vực họp, khu pantry nằm sát nhóm cần tập trung hoặc mật độ chỗ ngồi cao đều có thể khiến âm thanh lan rộng hơn.
Khi đó, doanh nghiệp nên đánh giá lại:
- Khoảng cách giữa khu vực làm việc và khu vực trao đổi.
- Vị trí phòng họp, pantry và khu vực tiếp khách.
- Mật độ bàn làm việc.
- Khả năng bổ sung phone booth hoặc phòng tập trung.
- Vật liệu trần, vách, sàn và các bề mặt có ảnh hưởng đến khả năng hấp thụ âm thanh.
Trong một số trường hợp, thay đổi cách bố trí có thể xử lý vấn đề hiệu quả hơn so với việc đưa thêm quy định cho nhân viên.
7. Xem tiếng ồn là một tiêu chí khi lựa chọn văn phòng
Khả năng kiểm soát tiếng ồn nên được xem xét ngay từ giai đoạn khảo sát mặt bằng, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều bộ phận cần tập trung hoặc thường xuyên họp trực tuyến.
Ngoài diện tích và số lượng chỗ ngồi, doanh nghiệp cần kiểm tra hình dạng sàn, chiều sâu mặt bằng, vị trí lõi thang máy, khu vực kỹ thuật và khả năng phân chia phòng. Những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến việc bố trí khu vực làm việc chung, phòng họp và không gian yên tĩnh sau này.
Một mặt bằng đủ diện tích nhưng khó phân vùng có thể phát sinh nhiều hạn chế khi doanh nghiệp bắt đầu vận hành thực tế.
Không phải mọi tiếng ồn đều cần loại bỏ
Văn phòng cần có trao đổi, cuộc gọi và tương tác giữa các nhóm. Vì vậy, mục tiêu không phải tạo ra một không gian hoàn toàn im lặng, mà là kiểm soát nơi tiếng ồn phát sinh và bảo đảm nhân viên có lựa chọn phù hợp khi cần tập trung.
Nếu vấn đề xuất hiện thường xuyên, doanh nghiệp nên xem xét đồng thời cách sử dụng không gian, mật độ nhân sự và bố trí mặt bằng thay vì chỉ xử lý từng trường hợp riêng lẻ.
RSQUARE hỗ trợ doanh nghiệp tìm kiếm và đánh giá văn phòng dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế, bao gồm quy mô nhân sự, cách tổ chức phòng ban, yêu cầu phòng họp, khu vực tập trung và kế hoạch mở rộng. Qua đó, doanh nghiệp có thêm cơ sở để so sánh mặt bằng trước khi quyết định thuê và triển khai thiết kế văn phòng.
