電話の呼び出し音、同僚同士の会話、オンライン会議、オフィス内の絶え間ない人の動きによって、仕事の時間は何度も中断されてしまいます。
この問題は、複数のチームが同じスペースを共有し、頻繁にやり取りが発生するオープンプランのオフィスでより顕著です。オープンなレイアウトはコミュニケーションを取りやすくしますが、騒音やスペースの使い方を適切に管理しないと、従業員は持続的な集中が必要な業務に取り組みにくくなる可能性があります。
企業は騒音を完全になくそうとするのではなく、二つの方向からこの問題に取り組むことができます。一つは従業員が個人の作業環境を自分で整えられるよう支援すること、もう一つは業務の種類ごとに適したエリアで作業できるようオフィスを整理することです。
以下に、いくつかの実践的なアプローチをご紹介します。
1. 集中が必要なときはノイズキャンセリングヘッドホンを使う
負荷の高い業務に集中したいものの、別のエリアに移動できない場合、ヘッドホンは最も手軽な対策の一つです。
ノイズキャンセリングヘッドホンは、周囲の会話や電話、繰り返し続く背景音の影響を軽減できます。BGMを聴きながら作業することに抵抗のない従業員であれば、インストゥルメンタル音楽や一定の環境音によって、周囲の会話による気の散りを抑えられる場合もあります。
ただし、ヘッドホンはあくまで個人を支援するツールであり、長期的な解決策と考えるべきではありません。オフィスの騒音を避けるために、ほとんどの従業員が一日中ヘッドホンを着ける必要があるのであれば、企業は職場の配置や運用方法を見直す必要があります。
2. 集中度のレベルに応じてオフィスを区分する
オフィスのすべてのエリアで同じ静けさを保つ必要はありません。
チームでの話し合い、電話、短時間のミーティングなどは、どうしても音が出やすい活動です。一方で、データ分析、レポート作成、経理処理など、集中力を要する業務は、より静かなエリアのほうが適しています。
企業は職場を機能別のゾーンに分けることができます。例えば次のとおりです。
- 日常業務のための一般作業エリア。
- 通話やオンライン会議のための会議室またはフォンブース。
- 集中作業のための静かなゾーン。
- 主要な執務席から離れた場所にあるインフォーマルな打ち合わせエリア。
このようなゾーニングにより、オフィス全体を常に静かに保たなくても、コミュニケーションと集中の衝突を減らすことができます。
3. 長時間の通話や話し合いは共有の作業エリアから離す
席での短い会話であれば、周囲への影響は通常わずかです。問題が目立つようになるのは、集中しようとしている従業員のすぐそばで、長電話やオンライン会議、グループでの議論が日常的に行われる場合です。
企業は、どの活動を個人の席で行ってよいか、どの活動を会議室、フォンブース、専用の打ち合わせエリアに移すべきかについて、明確なガイドラインを定めるべきです。
これは、従業員密度の高いオフィスや、顧客と電話でやり取りする機会が多いチームでは特に重要です。
従業員一人ひとりに状況ごとの判断を任せるよりも、スペースごとの使い方を明確なルールとして定めたほうが、一貫して運用しやすくなります。
4. 集中作業は静かな時間帯に行う
騒音のレベルが一日を通して一定であることはほとんどありません。
早朝や会議と会議の合間、あるいは特定の勤務時間帯は、明らかに静かな場合があります。従業員はこうした時間帯を深い集中が必要な業務に充て、共同作業は人の多い時間帯に移すことができます。
専用の静かなエリアをまだ設けられない企業でも、時間管理を工夫することで、オフィスのレイアウトをすぐに変更しなくても騒音の影響をある程度減らすことができます。
5. 繰り返される騒音の問題には直接対処する
大声で話す、スピーカーフォンを使う、席から頻繁に電話をかけるといった特定の行動から騒音が日常的に発生している場合は、放置せず、直接話し合うべきです。
話し合いの目的は、完全な静寂を求めることではありません。同僚に不必要な影響を与えないよう、職場の使い方について共通の認識を築くことです。
より広い範囲の問題については、経営陣や総務部門が従業員の意見を集め、最も多い騒音の発生源を把握したうえで、職場のガイドラインを適宜見直すことができます。
6. オフィスの密度とレイアウトを見直す
複数のエリアで騒音が常に発生している場合、原因は個人の行動ではなく、レイアウトそのものにあるのかもしれません。
ミーティングエリアに近すぎる執務席、集中を要するチームの隣に配置されたパントリー、高い執務席密度は、いずれも騒音レベルを高める要因になり得ます。
そのため、企業は次の点を見直すべきです。
- 作業エリアと打ち合わせエリアの距離。
- 会議室、パントリー、受付エリアの位置。
- 執務席の密度。
- フォンブースや集中ルームを追加できるかどうか。
- 吸音性に影響する天井、壁、床、各種表面の素材。
場合によっては、行動に関するルールを追加するよりも、オフィスのレイアウトを変更するほうが効果的なことがあります。
7. オフィス選びの段階で騒音対策を考慮する
オフィスの騒音をコントロールできるかどうかは、物件を探す段階で検討すべきです。特に、持続的な集中を要するチームがある企業や、オンライン会議が頻繁にある企業ではその必要性が高まります。
床面積や収容人数に加えて、フロアプレートの形状、奥行き、コアの位置、設備エリア、そして空間を機能別のゾーンに分割できる可能性も確認する必要があります。これらの要素は、後から執務エリア、会議室、静かなスペースをどのように配置できるかに直接影響します。
床面積が十分であっても、レイアウトを効果的に分割しにくいオフィスでは、運用上の制約が生じる場合があります。
オフィスの騒音をすべてなくす必要はない
オフィスには、会話、通話、会議、チーム間のやり取りが自然に存在します。したがって目指すべきは、完全に静かな職場をつくることではなく、騒音が発生する場所をコントロールし、集中作業が必要なときに従業員が適切な選択肢を持てるようにすることです。
騒音が繰り返し問題になる場合、企業は個々の出来事に個別に対処するのではなく、スペースの使い方、従業員密度、オフィスのレイアウトをあわせて評価すべきです。
RSQUAREは、従業員数、部門構成、会議室のニーズ、集中作業エリア、将来の拡張計画など、実際の運用要件に基づいて、企業のオフィス探しと評価をサポートしています。これにより、企業は賃貸の意思決定やオフィス設計に進む前に、さまざまなオフィスの選択肢を比較するための、より明確な根拠を得ることができます。
