오피스 설계는 일반적으로 기업이 적합한 임대 공간을 선정하고 이전 계획을 수립한 이후 시작됩니다. 이 단계에서는 좌석 배치, 기능별 공간 구성, 자재 선정, 설비 시스템, 예산, 공사 일정 등을 동시에 검토해야 합니다.
외관과 디자인에만 집중하면 완공된 오피스가 보기에는 좋더라도 실제로는 사용하기 불편할 수 있습니다. 좁은 동선, 부족한 회의실, 불균형한 조명, 용량이 부족한 전기 설비 등은 입주 후 추가 공사와 비용을 발생시키는 주요 원인이 됩니다.
최종 설계안을 승인하기 전에 기업이 점검해야 할 대표적인 오피스 설계 실수 10가지를 살펴보겠습니다.
오피스 설계는 기업 운영에 어떤 영향을 미칠까요?
오피스 설계는 색상, 가구, 마감재를 선택하는 작업에 그치지 않습니다. 임직원 수, 부서 간 업무 방식, 보안 요건, 향후 성장 계획을 바탕으로 공간을 구성하는 과정입니다.
적합한 설계안은 공간 활용도, 실제 업무 환경, 초기 투자비용이라는 세 가지 요소를 함께 고려해야 합니다.
업무 효율에 영향을 미치는 공간 배치
부서별 위치와 회의실, 출력 공간, 수납공간까지의 거리는 임직원의 일상적인 이동 방식에 직접적인 영향을 미칩니다. 동선이 명확하게 구성되면 이동 경로가 서로 겹치는 상황을 줄이고 집중 업무 공간에서 발생하는 방해 요소도 제한할 수 있습니다.
따라서 공간 효율성은 단순히 몇 개의 좌석을 배치할 수 있는지가 아니라 실제 업무 흐름을 기준으로 평가해야 합니다.
다양한 업무 방식에 대응하는 공간
임직원은 하루 동안 개인 업무, 간단한 협의, 온라인 회의, 팀 단위 협업 등 다양한 업무를 수행합니다. 오피스 전체가 하나의 공간 유형으로만 구성되면 일부 업무가 적절하지 않은 장소에서 진행되어 주변 임직원에게 영향을 줄 수 있습니다.
고정 좌석, 회의실, 간단한 협의 공간, 집중 업무 공간을 적절히 조합하면 서로 다른 업무 수요에 대응하기가 수월해집니다.
기업의 특성을 보여주는 업무 환경
오피스는 임직원뿐 아니라 고객과 파트너가 기업을 직접 경험하는 공간입니다. 리셉션, 회의실, 업무 공간의 구성은 기업의 사업 특성, 전문성, 조직문화를 보여줄 수 있습니다.
다만 브랜드 요소는 선택적으로 반영해야 합니다. 기업 색상이나 장식 요소를 과도하게 사용하면 공간이 답답하게 느껴지고 디자인이 빠르게 유행을 탈 수 있습니다.
입주 후 변경 비용 최소화
일부 설계 문제는 임직원이 실제로 공간을 사용하기 시작한 후에야 드러납니다. 콘센트 부족, 수납공간 부족, 외부 소음이 유입되는 회의실 등이 대표적인 사례입니다.
입주 후에는 이미 완성된 인테리어를 수정해야 하고 업무가 진행되는 상황에서 공사해야 하므로 비용 부담이 커질 수 있습니다. 설계 단계에서 실제 사용 요건을 검토하면 공사 전에 필요한 변경 사항을 확인할 수 있습니다.
장기적인 인력 계획 반영
좌석 수와 공간 배치는 임대차 기간 중 발생할 수 있는 인원 변화를 고려해야 합니다. 현재 인원에만 맞춘 오피스는 조직이 확대될 경우 빠르게 공간 부족 문제를 겪을 수 있습니다.
반대로 향후 확장을 대비해 지나치게 넓은 공간을 확보하면 사용하지 않는 면적에도 임대료, 관리비, 인테리어 비용이 발생합니다.
오피스 설계에서 자주 발생하는 10가지 실수
1. 조명이 부족하거나 균일하지 않은 경우
조명기구가 많다고 해서 적절한 조도와 근무 환경이 확보되는 것은 아닙니다. 창문 근처는 지나치게 밝은 반면, 평면 안쪽의 좌석은 충분한 빛을 받지 못할 수 있습니다. 모니터에 반사되는 빛도 장시간 근무 시 불편을 유발합니다.
기업은 조명 시스템을 계획하기 전에 자연광, 일조 방향, 좌석 위치를 함께 검토해야 합니다. 업무 공간은 눈부심 없이 충분한 밝기를 확보해야 하며, 회의실과 휴게 공간, 이동 통로에는 용도에 맞는 조도를 적용할 수 있습니다.
블라인드 설치, 구역별 조명 제어, 창문과 모니터의 배치 관계도 설계 도면에 반영해야 합니다.
2. 가구와 물품을 과도하게 배치하는 경우
한정된 공간에 최대한 많은 좌석을 배치하면 실제 사용 편의성이 낮아질 수 있습니다. 이동 통로가 좁아지고 의자가 서로 부딪히며, 출퇴근 시간이나 휴식 시간에는 공용공간의 혼잡이 발생할 수 있습니다.
좌석 수를 확정하기 전에는 데스크 그룹 간 거리, 주요 이동 통로, 비상 대피로, 수납장 문을 여는 데 필요한 공간을 확인해야 합니다. 프린터, 사무기기, 공용 물품도 남는 자리에 분산 배치하기보다 별도의 공간을 정해 배치하는 것이 적절합니다.
설계의 목적은 모든 면적을 가구로 채우는 것이 아니라 좌석과 주변 활동에 필요한 공간을 균형 있게 배분하는 데 있습니다.
3. 공간에 맞지 않는 색상을 사용하는 경우
색상은 공간의 크기와 밝기, 집중도에 대한 인식에 영향을 미칩니다. 강하거나 어두운 색상을 넓은 면적에 사용하면 오피스가 무겁고 좁게 느껴질 수 있습니다. 반대로 흰색이나 회색만 사용하고 포인트가 부족하면 차갑고 단조로운 인상을 줄 수 있습니다.
중성 색상을 기본으로 사용하고 리셉션, 회의실, 주요 벽면 등에 브랜드 색상을 선택적으로 적용할 수 있습니다. 바닥과 천장 마감재, 조명, 실제 공간 규모도 색상 계획과 함께 검토해야 합니다.
브랜드 색상은 모든 면을 채우기보다 기업의 정체성을 인식시키는 요소로 활용하는 것이 적절합니다.
4. 디자인만 보고 업무용 의자를 선택하는 경우
업무용 의자는 하루 중 오랜 시간 사용되므로 신체를 얼마나 안정적으로 지지하는지 확인해야 합니다. 외관이 세련된 의자라도 높이 조절이 어렵거나 데스크와 맞지 않으면 장시간 사용하기 불편할 수 있습니다.
업무용 의자를 선택할 때는 다음 사항을 점검해야 합니다.
- 좌석 높이와 등받이 각도 조절 가능 여부
- 장시간 착석 시 허리를 지지하는 구조
- 데스크와 좌석 간격에 적합한 크기
- 관리와 청소가 용이한 소재
- 제품 내구성, 보증 조건 및 부품 교체 가능 여부
대량 구매 전 여러 종류의 의자를 직접 테스트하는 것이 좋습니다. 특히 체형이 서로 다른 다수의 임직원이 사용할 경우 사전 검토가 필요합니다.
5. 프라이버시가 필요한 공간이 부족한 경우
개방형 오피스는 소통에 유리하지만 모든 업무에 적합한 것은 아닙니다. 고객과의 통화, 온라인 회의, 인사 관련 면담, 기밀문서 검토 등에는 일정 수준의 독립성과 보안이 필요합니다.
소형 회의실이나 방음 공간이 부족하면 짧은 통화에도 대형 회의실을 사용하게 됩니다. 그 결과 회의실 이용 효율이 떨어지고 일반 업무 공간의 소음도 증가할 수 있습니다.
독립 공간의 수는 회의 빈도, 업무 특성, 임직원 수를 기준으로 정해야 합니다. 소수의 대형 회의실에만 의존하기보다 소형 회의실, 폰 부스, 집중 업무 공간을 함께 구성할 수 있습니다.
6. 수납공간 수요를 충분히 계산하지 않은 경우
좌석을 늘리기 위해 수납장을 줄이는 경우가 많습니다. 그러나 입주 후에는 문서, 비품, 개인 물품이 책상 위나 아래, 빈 공간에 쌓이기 시작합니다.
수납 수요는 설계 단계부터 공용문서, 기밀문서, IT 장비, 사무용품, 개인 물품 등으로 구분해야 합니다. 각 항목에는 서로 다른 수납 방식과 위치가 필요합니다.
벽면 전체 높이를 활용한 수납장은 공간 효율을 높일 수 있지만 설비 점검구나 소방시설을 가리지 않아야 합니다. 사용 빈도가 낮은 문서는 전자화하거나 별도의 문서 보관 공간으로 이동해 업무 공간의 부담을 줄일 수 있습니다.
7. 변경하기 어려운 고정형 설계를 적용하는 경우
고정식 파티션, 부족한 예비 전기 설비, 하나의 배치에만 맞춘 주문 제작 가구는 조직 변화에 대응하기 어렵게 만듭니다. 특정 부서의 인원이 늘어나는 것만으로도 철거와 추가 공사가 필요할 수 있습니다.
변경 가능성이 높은 구역에는 모듈형 데스크, 철거와 재설치가 가능한 파티션, 좌석 추가가 가능한 전기 시스템을 검토할 수 있습니다. 필요에 따라 용도를 전환할 수 있도록 일부 공간을 설계하는 방법도 있습니다.
유연한 설계가 모든 시설을 이동식으로 구성해야 한다는 의미는 아닙니다. 서버실, 리셉션, 대형 회의실과 같은 고정 시설은 장기적인 운영 수요를 기준으로 위치를 결정해야 합니다.
8. 현재 인원만을 기준으로 면적을 계산하는 경우
임직원 수는 필요한 면적을 산정하는 중요한 기준이지만 유일한 기준은 아닙니다. 회의실, 고객 응대 공간, 지원시설, 수납공간, 이동 통로, 향후 인력 확장 계획도 함께 반영해야 합니다.
면적이 너무 작으면 좌석과 기능별 공간이 부족해질 수 있습니다. 반대로 지나치게 넓으면 임대료, 관리비, 전기료, 인테리어 비용을 포함한 총 사용비용이 증가합니다.
적정 면적은 실제 출근 인원, 근무 방식, 회의실 이용률, 임대차 기간 중 인력 계획을 기준으로 산정해야 합니다. 하이브리드 근무제를 적용하는 기업이라면 전체 인원이 아닌 실제 공간 이용 데이터를 바탕으로 좌석 수를 결정할 필요가 있습니다.
9. 설비 시스템과 기본 편의시설을 간과하는 경우
외관상 완성도가 높은 오피스라도 전기, 네트워크, 냉난방, 방음 시스템이 업무 수요를 충족하지 못하면 정상적으로 운영하기 어렵습니다. 콘센트 부족, 통로를 가로지르는 케이블, 회의실의 불안정한 네트워크, 구역별 온도 차이 등이 대표적인 문제입니다.
공사를 시작하기 전에 다음 항목을 확인해야 합니다.
- 전기 용량과 콘센트 위치
- 네트워크 인프라와 IT 장비
- 냉난방, 환기 및 구역별 제어 가능 여부
- 소방시설
- 회의실과 독립 업무 공간의 방음 성능
- 화장실, 탕비 공간, 필요한 경우 급배수 위치
각 설비는 임대 공간의 기존 인도 조건과 빌딩의 인테리어 공사 규정에 부합해야 합니다.
10. 공용공간과 집중 업무 공간의 균형이 맞지 않는 경우
공용공간에 지나치게 많은 면적을 배정하면 좌석과 필수 기능 공간이 부족할 수 있습니다. 반대로 대부분의 면적을 좌석으로 채우면 협업, 짧은 휴식, 비공식적인 논의를 위한 공간이 제한됩니다.
두 공간의 적정 비율은 기업의 실제 업무 방식에 따라 달라집니다. 협업이 잦은 부서에는 좌석과 가까운 곳에 협업 공간이 필요합니다. 재무, 법무 또는 민감한 정보를 처리하는 부서에는 출입 통제가 가능하고 조용한 환경이 더 중요할 수 있습니다.
오피스 전체에 동일한 비율을 적용하기보다 부서별 수요를 먼저 파악한 후 집중도와 소통 방식에 따라 공간을 구성해야 합니다.
공사 전에 설계 오류를 줄이는 방법
도면 작성 전에 실제 사용 수요 파악하기
기업은 부서별 좌석 수, 회의 빈도, 사용 장비, 수납 수요, 보안 요건을 확인해야 합니다. 이러한 정보는 설계 담당자가 실제 운영 방식에 맞춰 면적을 배분하는 기준이 됩니다.
한 명의 담당자 의견만으로 계획하면 일상적인 업무 과정에서 발생하는 세부 수요를 놓칠 수 있습니다.
설계안과 임대 공간의 현황 대조하기
기둥, 엘리베이터 코어, 창문, 천장, 냉난방, 소방시설은 모두 공간 배치에 영향을 줍니다. 따라서 초기 임대 안내도만 활용하지 말고 현장 실측 결과를 바탕으로 설계해야 합니다.
최종안을 확정하기 전에 임대면적, 실제 전용면적, 변경이나 공사가 제한되는 구역도 확인할 필요가 있습니다.
빌딩의 인테리어 공사 규정 확인하기
빌딩마다 공사 가능 시간, 자재 운반, 시공업체 등록, 보험, 공사 보증금, 소음 관리에 관한 기준이 다를 수 있습니다. 일부 공사는 착공 전 빌딩 관리사무소의 승인을 받아야 합니다.
이러한 조건을 일정에 반영하지 않으면 공사 기간이 늘어나거나 예상하지 못한 비용이 발생할 수 있습니다.
전체 사용기간을 기준으로 예산 수립하기
예산에는 자재비와 공사비만 포함해서는 안 됩니다. 설계비, 공사 관리비, IT 시스템, 이전 비용, 기존 사무실의 원상복구 비용, 예비비, 임대차 기간 중 유지관리 비용도 함께 검토해야 합니다.
구매가격이 낮은 자재라도 관리가 어렵거나 빠르게 손상된다면 전체 임대차 기간을 기준으로는 경제적인 선택이 아닐 수 있습니다.
최종 승인 전에 설계안 검토하기
임직원의 출근, 고객 응대, 온라인 회의, 물품 반입, 문서 처리, 비상 대피 등 실제 상황을 기준으로 설계안을 점검해야 합니다. 이러한 동선을 사전에 검토하면 공사 전에 불합리한 부분을 발견할 수 있습니다.
총무, IT, 재무, 운영관리 등 관련 부서도 담당 영역에 해당하는 항목을 함께 확인하는 것이 좋습니다.
오피스 설계는 적합한 임대 공간 선정부터 시작됩니다
설계상의 여러 제약은 기업이 오피스 공간을 선택하는 시점부터 결정됩니다. 평면 형태, 기둥의 위치와 밀도, 천장고, 냉난방 시스템, 실사용 면적 비율은 공간 배치와 인테리어 비용에 직접적인 영향을 미칩니다.
임대료가 예산에 맞는 공간이라도 내부 구획이 어렵거나 자연광이 부족하고 설비를 대규모로 변경해야 한다면 전체 프로젝트 비용은 증가할 수 있습니다. 따라서 임대차계약을 체결하기 전, 오피스를 조사하는 단계부터 설계와 시공 가능성을 검토해야 합니다.
RSQUARE는 기업이 면적, 예산, 입지, 운영 조건을 기준으로 오피스 매물을 탐색하고 비교할 수 있도록 지원합니다. 공간의 기존 인도 조건, 인테리어 공사 규정, 배치 가능성을 사전에 점검하면 실제 사용계획에 적합한 오피스를 선정하는 데 필요한 판단 근거를 확보할 수 있습니다.
