オフィスデザインは通常、企業が適切な物件を選定し、移転計画を策定した後に始まります。この段階では、ワークステーションのレイアウト、機能エリア、材料、技術設備、予算、工程など、複数の事項を同時に決定する必要があります。
外観を最優先に考えると、完成したオフィスは見栄えが良くても使いにくいものになりかねません。狭い通路、不足する会議室、ムラのある照明、不十分な電気容量などは、いずれもオフィスの稼働開始後に追加の改修費用を招く原因となります。
以下では、最終案を承認する前に企業が見直すべき、オフィスデザインにおける10の代表的な失敗を紹介します。
オフィスデザインは事業運営にどのような影響を与えるか?
オフィスデザインとは、色、家具、装飾材を選ぶことだけではありません。人員数、部門ごとの業務フロー、機密保持の要件、そして会社の将来計画に応じて空間を組み立てるプロセスです。
適切なデザインは、空間の効率的な活用、実用的な執務環境、初期投資コストの管理という3つの要素に対応するものでなければなりません。
業務効率を支える
部門の配置や、会議室・印刷エリア・収納スペースとの近さは、従業員が一日の勤務中にどのように動くかに直接影響します。明確に整理されたレイアウトは、動線の交錯を減らし、集中作業エリア周辺の妨げを最小限に抑えることができます。
したがって、スペース効率は、オフィスにデスクを何台置けるかではなく、実際の業務フローに基づいて評価すべきです。
多様な働き方に対応する
同じ一日の中でも、従業員は一人で作業したり、短い打ち合わせをしたり、オンライン会議に参加したり、グループで協働したりする必要があります。オフィス全体が一種類のレイアウトだけでは、一部の活動が不適切な場所で行われ、近くの従業員の妨げになります。
固定のワークステーション、会議室、気軽に話し合えるエリア、静かなゾーンを組み合わせることで、より幅広い業務要件に対応できます。
会社のアイデンティティを反映する
オフィスは、従業員、顧客、取引先が会社と直接接する場所です。受付、会議室、執務スペースの構成は、事業の性格、プロフェッショナリズムの水準、社内文化を伝えることができます。
ただし、ブランド要素は選択的に使うべきです。コーポレートカラーや装飾的要素を使いすぎると、空間が視覚的に重い印象になり、デザインがすぐに古びてしまいます。
入居後の改修コストを削減する
デザイン上の問題の中には、従業員がオフィスを使い始めて初めて明らかになるものがあります。コンセントの不足、収納の不足、外部の騒音の影響を受ける会議室などが典型例です。
その段階での改修は、完成済みの内装工事に手を加えることになり、しかもオフィスの稼働中に行わなければならないため、通常はより高額になります。設計段階で運用要件を確認しておけば、着工前にこうした問題を洗い出すことができます。
将来の人員変動に備える
オフィスのレイアウトは、賃貸期間中に起こりうる人員数の変化を考慮すべきです。現在のチームだけを想定して設計した職場は、事業が拡大するとすぐに手狭になる可能性があります。
逆に、当初から将来の成長のために過大なスペースを確保すると、まだ使われていない区画の賃料、共益費、内装工事費が増加する可能性があります。
オフィスデザインにおける10の代表的な失敗
1. 照明が不十分、またはムラがある
照明器具が多いオフィスが、必ずしも適切な照明環境を提供するとは限りません。窓際は明るすぎ、奥まった場所のワークステーションには十分な光が届かないことがあります。また、パソコン画面に映り込むグレアは、長時間の作業で不快感を引き起こす原因にもなります。
企業は、照明計画を立てる前に、自然光、日差しの方向、ワークステーションの位置を評価すべきです。作業エリアにはグレアのない十分な照度が必要であり、会議室、リラックスエリア、通路では、それぞれ異なる照度が求められる場合があります。
窓のブラインド、ゾーン別の照明制御、窓に対するモニターの配置は、設計図書の中で取り上げておく必要があります。
2. オフィスに家具を詰め込みすぎる
フロアプレートにできるだけ多くのデスクを収めようとすると、実際の使いやすさが損なわれます。通路が狭くなり、椅子同士がぶつかり、ピーク時には共用エリアが混雑することがあります。
ワークステーションの数を確定する前に、企業はデスク島の間隔、動線、非常口、収納キャビネットを開けるために必要なクリアランスを確認すべきです。プリンターや事務機器、共用の収納も、空いた場所に置くのではなく、専用のエリアを割り当てるべきです。
目的は、1平方メートルも余さず埋めることではありません。ワークステーションと、その周囲で行われる活動の両方に十分なスペースを配分することです。
3. 不適切な配色を使用する
色は、空間、照明、集中力の感じ方に影響を与えます。暗い色や彩度の高い色を広い面積に使うと、オフィスが視覚的に重く感じられます。一方、白やグレーが主体のオフィスは、適切なアクセントがないと冷たく単調に感じられることがあります。
企業は、ニュートラルトーンをメインの配色とし、受付、会議室、アクセントウォールなどの場所でブランドカラーを選択的に取り入れることができます。配色は、床、天井、照明、そして物件の実際の寸法との関係も考慮して決める必要があります。
コーポレートカラーは、あらゆる面を覆うのではなく、ブランド認知を支える役割にとどめるべきです。
4. 見た目を主な理由にオフィスチェアを選ぶ
オフィスチェアは毎日何時間も使うものなので、身体をどれだけ支えられるかという観点で評価すべきです。見た目が美しい椅子でも、調整ができなかったり、選んだデスクの高さと合わなかったりすれば、座り心地が悪くなることがあります。
オフィスチェアを選ぶ際、企業は次の点を確認すべきです。
- 座面の高さとリクライニングが調整できること。
- 長時間の着座に耐える背もたれのサポート。
- デスクおよびワークステーションの間隔に適合する寸法。
- 耐久性があり、手入れしやすい素材。
- 保証条件と交換部品の入手可能性。
大量発注の前に複数の椅子モデルを試すことをお勧めします。特に、身体的な要件の異なる従業員がいるオフィスでは有効です。
5. プライバシーが不十分である
オープンプランのオフィスはコミュニケーションを促進しますが、すべての活動に適しているわけではありません。顧客との通話、オンライン会議、人事に関する話し合い、機密書類の取り扱いには、いずれもある程度のプライバシーが必要です。
小会議室や音響が制御された空間がないと、従業員は短い通話のために大会議室を使うことになります。これにより会議室の空きが減り、一般の執務エリアの騒音も増えます。
プライベートスペースの数は、会議の頻度、職務内容、人員数に応じて決定すべきです。企業は、少数の大会議室だけに頼るのではなく、小会議室、フォンブース、集中ルームを組み合わせることができます。
6. 収納の必要量を過小評価する
デスクのスペースを増やすために、収納キャビネットが削減されることがよくあります。オフィスが稼働すると、書類、備品、私物がデスクの上、ワークステーションの下、使われていない隅に溜まり始めます。
収納の必要量は、最初から分類しておくべきです。共有の記録、機密書類、IT機器、事務用品、私物は、それぞれ異なる収納方法を必要とします。
天井までの高さのキャビネットは垂直方向のスペースを活用できますが、設備の点検口や消防設備を妨げてはなりません。使用頻度の低い書類は、電子化するか別の保管場所に移すことで、メインの執務スペースへの負担を軽減できます。
7. 変更しにくいレイアウトにしてしまう
固定式のパーティション、予備の電気接続の不足、単一の配置のために造られた家具は、将来の調整を難しくします。わずかな人員増であっても、解体や追加工事が必要になる場合があります。
変更の可能性が高いエリアでは、企業はモジュール式のデスク、取り外し可能なパーティション、ワークステーションの増設が可能な電気設備を検討できます。一部の部屋は、複数の用途に対応できるよう設計することもできます。
柔軟性とは、オフィスのあらゆる部分が移動可能でなければならないという意味ではありません。サーバールーム、受付、大会議室といった固定の施設は、やはり長期的な運用要件に基づいて計画すべきです。
8. 現在の人員数だけで面積を算定する
人員数は重要なインプットですが、必要なオフィス面積を決定するには十分ではありません。企業は、会議室、受付、サポートスペース、収納、動線、将来の成長も考慮しなければなりません。
面積が小さすぎると、ワークステーションや機能エリアが不足する可能性があります。大きすぎると、賃料、共益費、電気代、内装工事費を含む総占有コストが増加します。
必要な面積は、オフィスに通常出勤している従業員の数、勤務形態、会議室の稼働率、賃貸期間中の人員計画を用いて算定すべきです。ハイブリッドワークを導入している場合、デスクの数は、総人員数だけでなく、実際の利用状況に基づいて決めるべきです。
9. 技術設備と必須設備を見落とす
魅力的なデザインであっても、電気、ネットワーク、空調、音響の各設備が運用要件を満たさなければ、機能しないことがあります。よくある問題として、コンセントの不足、通路を横切るケーブル、会議室での不安定な接続、エリア間の温度のばらつきなどがあります。
着工前に、企業は次の点を確認すべきです。
- 電気容量とコンセントの位置。
- ネットワークインフラと情報技術機器。
- 空調、換気、ゾーン別の制御。
- 消防および消火設備。
- 会議室および個室の遮音性能。
- 該当する場合のトイレ、パントリー、給排水ポイント。
これらの設備は、既存の引き渡し時の状態およびビルの内装工事規定に適合している必要があります。
10. 共用スペースと集中スペースのバランスを欠く
共用施設に過大なスペースを割り当てると、ワークステーションや必須機能のための場所が足りなくなる可能性があります。逆に、オフィスのほぼ全体をデスクで埋めてしまうと、協働や短い休憩、気軽な話し合いの機会が限られます。
適切なバランスは、会社の実際の運営方法によって異なります。頻繁に協働する部門は、ワークステーションの近くに共用スペースが必要になるかもしれません。財務、法務、機密情報を扱うチームは、アクセスがより管理された静かなエリアを必要とする場合があります。
オフィス全体に一つの固定比率を適用するのではなく、企業は各部門のニーズを評価し、必要な集中度と交流度に応じて空間を構成すべきです。
施工前に設計上の誤りを減らす方法
レイアウトを作成する前に運用要件を評価する
企業は、人員数、会議の頻度、機器、収納、機密保持の要件について、各部門から情報を集めるべきです。これらのインプットにより、設計チームは実際の業務に即してスペースを配分できます。
プロジェクトの代表者1名の意見だけに頼ると、日常的に使って初めて明らかになる要件を見落とす可能性があります。
設計を実際の物件と照合する
柱、エレベーターコア、窓、天井の状態、空調および消防設備は、いずれもレイアウトの可能性に影響します。したがって、設計は、当初のマーケティング用の平面図だけでなく、現地調査に基づいて行うべきです。
レイアウトを承認する前に、企業は賃貸面積、実際の使用可能面積、物理的な改変が制限されている箇所も確認しておく必要があります。
ビルの内装工事規定を確認する
各ビルは、施工時間、資材搬入、施工業者の登録、保険、内装工事保証金、騒音管理について異なる要件を課している場合があります。一部の工事は、着手する前にビル管理者の承認が必要となることもあります。
これらの要件がプロジェクト計画から除外されていると、工程が遅れ、追加費用が発生する可能性があります。
使用期間全体を通した予算を準備する
予算は、材料や施工だけにとどまりません。企業は、設計費、プロジェクト管理、情報技術システム、移転、旧物件の原状回復、予備費、賃貸期間中のメンテナンスも考慮する必要があります。
購入価格の低い材料でも、頻繁なメンテナンスが必要だったり、劣化が早かったりすれば、経済的な選択とは言えない場合があります。
最終承認の前に計画を評価する
設計は、従業員の出社、顧客の受け入れ、オンライン会議、荷物の受け取り、書類の取り扱い、緊急時の避難といった実際のシナリオに照らして見直すべきです。これらの活動をシミュレーションすることで、着工前にレイアウト上の問題を発見できます。
総務、情報技術、財務、運営などの関連部門は、それぞれが責任を持つ領域の項目を確認すべきです。
オフィスデザインは適切な物件選びから始まる
デザイン上の制約の多くは、企業がオフィスのフロアを選ぶ時点で決まります。物件の形状、柱の密度、天井高、空調システム、専有率は、レイアウトの選択肢と内装工事費に直接影響します。
賃料が適切な物件であっても、フロアプレートが区切りにくい、自然光が不足する、大規模な設備改修が必要といった場合には、プロジェクト全体の予算を押し上げる可能性があります。したがって、設計および施工の実現可能性は、賃貸借契約を締結する前の、オフィス探しの段階で評価すべきです。
RSQUAREは、面積、予算、立地、運用要件に応じたオフィス候補の検索と比較を支援しています。引き渡し時の状態、内装工事規定、レイアウトの可能性を早い段階で確認することで、企業は実際の要件に合った物件を選ぶための、より確かな根拠を得られます。
