办公室设计通常在企业选定合适的房源并制定搬迁计划之后开始。在这一阶段,需要同时确定多项事宜,包括工位布局、功能区域、材料、技术系统、预算和施工进度。
如果把外观视为首要考虑因素,建成的办公室可能看起来很有吸引力,使用起来却并不方便。狭窄的通道、会议室不足、照明不均或电力容量不够,都可能在办公室投入使用后产生额外的改造费用。
以下是企业在批准最终方案之前应当检视的10个常见办公室设计误区。
办公室设计如何影响企业运营?
办公室设计不仅仅是挑选颜色、家具和装饰材料。它是根据人员数量、各部门工作流程、保密要求以及公司未来规划来组织空间的过程。
合适的设计应兼顾三个因素:空间的高效利用、实用的工作条件,以及对初期投资成本的控制。
支持工作效率
各部门的位置以及它们与会议室、打印区和储物空间的距离,直接影响员工一天工作中的活动路线。布局清晰有序,可以减少动线交叉,并尽量降低对专注工作区域的干扰。
因此,评估空间效率应以实际工作流程为依据,而不能仅看办公室里能放下多少张办公桌。
适应不同的工作方式
在同一天里,员工可能需要独立工作、进行简短讨论、参加线上会议或开展小组协作。如果整个办公室只采用一种布局,部分活动就会在不合适的区域进行,并打扰附近的员工。
将固定工位、会议室、非正式讨论区和安静区结合起来,可以满足更广泛的工作需求。
体现公司的特色
办公室是员工、客户和商业伙伴与公司直接接触的地方。前台、会议室和工作区的布置可以传达企业的性质、专业水准以及内部文化。
不过,品牌元素应有选择地使用。过度使用企业色彩或装饰元素,会使空间在视觉上显得沉重,并让设计很快过时。
降低入驻后的改造成本
有些设计问题只有在员工开始使用办公室之后才会显现。常见的例子包括电源插座不足、储物空间不够,以及会议室受到外部噪音影响。
此时再进行改造,通常成本更高,因为这涉及已完成的室内工程,而且必须在办公室运营期间进行。在设计阶段审查运营需求,可以在开工前发现这些问题。
为未来的人员变化做好准备
办公室布局应考虑租期内可能发生的人员数量变化。只针对当前团队设计的办公场所,在业务扩张时可能很快变得拥挤。
反过来,如果从一开始就为未来增长预留过多空间,则可能为尚未使用的区域增加租金、服务费和装修成本。
10个常见的办公室设计误区
1. 照明不足或不均匀
灯具很多的办公室,不一定能提供合适的照明条件。靠窗的区域可能过亮,而位于房间深处的工位可能得不到足够的光线。电脑屏幕上的眩光也会在长时间工作时造成不适。
企业在规划照明系统之前,应评估自然光、阳光照射方向和工位位置。工作区需要充足且无眩光的照度,而会议室、休息区和通道可能需要不同的照明水平。
窗帘百叶、分区照明以及显示器相对于窗户的摆放位置,都应在设计文件中予以说明。
2. 在办公室里摆放过多家具
试图在楼层平面内塞进尽可能多的办公桌,会降低其实际可用性。通道变窄,座椅相互碰撞,高峰时段公共区域还可能出现拥堵。
在确定工位数量之前,企业应检查办公桌组之间的间距、动线、紧急出口,以及打开储物柜所需的净空。打印机、办公设备和共用储物也应有专门的区域,而不是哪里有空位就放在哪里。
目标不是填满每一平方米,而是为工位以及围绕工位发生的各项活动分配足够的空间。
3. 使用不合适的配色方案
颜色会影响人们对空间、光线和专注度的感受。大面积使用深色或高饱和度的颜色,会让办公室显得视觉沉重。而以白色或灰色为主的办公室,若缺少恰当的点缀,则可能显得冰冷单调。
企业可以将中性色调作为主色调,并在前台、会议室或特色墙面等区域有选择地加入品牌色。配色方案还应结合地面、天花板、照明以及房源的实际尺寸来考虑。
企业色彩应当有助于品牌识别,而不是覆盖每一个表面。
4. 主要依据外观选择办公座椅
办公座椅每天要使用很多小时,因此应根据其对身体的支撑程度来评估。一把外观好看的椅子,如果无法调节,或与所选办公桌的高度不匹配,仍然可能让人感到不舒服。
选择办公座椅时,企业应审查:
- 座椅高度和靠背倾斜度是否可调。
- 能否在长时间坐姿下提供背部支撑。
- 尺寸是否与办公桌及工位间距相匹配。
- 材料是否耐用且易于清洁。
- 保修条款以及更换配件的可获得性。
在大批量下单之前,建议先试用几款座椅,尤其是当办公室里的员工有不同的身体需求时。
5. 私密性不足
开放式办公室有利于沟通,但并不适合所有活动。客户通话、线上会议、人力资源面谈以及机密文件的处理,都需要一定程度的私密性。
如果没有小型会议室或声学控制空间,员工可能会为了简短的通话占用大会议室。这会减少会议室的可用时间,并增加公共办公区的噪音。
私密空间的数量应根据会议频率、岗位职能和人员数量来确定。企业可以将小型会议室、电话亭和专注室结合起来,而不是仅仅依赖少数几间大会议室。
6. 低估储物需求
为了给办公桌腾出更多空间,储物柜常常被削减。办公室投入运营后,文件、用品和个人物品就开始堆积在办公桌上、工位下以及闲置的角落。
储物需求应从一开始就分类。公共档案、机密文件、技术设备、办公用品和个人物品,需要不同的存放方式。
通顶柜可以利用垂直空间,但不得阻碍技术检修口或消防系统。很少使用的文件也可以数字化,或转移到单独的档案室,以减轻主要工作空间的压力。
7. 布局难以调整
固定隔断、备用电气接口不足,以及仅为单一配置打造的家具,都会让日后的调整变得困难。即使是人员的小幅增加,也可能需要拆除并追加施工。
对于可能变动的区域,企业可以考虑模块化办公桌、可拆卸隔断,以及允许增设工位的电气系统。某些房间还可以设计成具备多种功能。
灵活性并不意味着办公室的每个部分都必须可以移动。服务器机房、前台和大型会议室等固定设施,仍应根据长期运营需求进行规划。
8. 仅根据当前人数计算面积
人员数量是重要的输入条件,但仅凭它不足以确定所需的办公面积。企业还必须考虑会议室、前台、辅助空间、储物、通行区域以及未来增长。
面积过小,可能导致工位和功能区不足。面积过大,则会增加总占用成本,包括租金、服务费、电费和装修支出。
所需面积应根据经常在办公室办公的员工人数、工作模式、会议室使用率以及租期内的人员规划来计算。在实行混合办公的情况下,办公桌的数量应基于实际到岗情况,而不是仅看总人数。
9. 忽视技术系统和基本设施
如果电气、网络、空调或声学系统不能满足运营需求,即使设计很有吸引力,使用效果也可能不佳。常见的问题包括电源插座不足、电缆横穿通道、会议室网络连接不稳定,以及不同区域之间温度不均。
在开工前,企业应审查:
- 电力容量和电源插座位置。
- 网络基础设施和信息技术设备。
- 空调、通风和分区控制。
- 消防和灭火系统。
- 会议室和独立办公室的隔音性能。
- 适用情况下的卫生间、茶水间以及给排水点位。
这些系统必须与现有的交付状态及大楼的装修规定相一致。
10. 共享空间与专注空间失衡
如果给公共设施分配的空间过多,可能导致工位和必要功能的空间不足。反之,如果几乎整个办公室都摆满办公桌,则会限制协作、短暂休息和非正式讨论的机会。
合适的平衡取决于公司的实际运作方式。协作频繁的部门可能需要在其工位附近设置共享空间。处理财务、法律或敏感信息的团队,则可能需要进出管控更严格的安静区域。
企业不应在整个办公室套用同一个固定比例,而应评估每个部门的需求,并根据所需的专注程度和互动程度来组织空间。
如何在施工前减少设计错误
在制定布局之前评估运营需求
企业应从各个部门收集有关人员数量、会议频率、设备、储物和保密要求的信息。这些输入使设计团队能够根据实际运营来分配空间。
如果只依赖一名项目代表的意见,可能会遗漏那些只有在日常使用中才会显现的需求。
将设计与实际房源进行对照
柱子、电梯核心筒、窗户、天花板状况、空调和消防系统,都会影响可行的布局。因此,设计应基于现场勘测,而不能仅依据最初的宣传平面图。
在批准布局之前,企业还应确认租赁面积、实际可使用面积,以及限制进行实体改动的位置。
审查大楼的装修规定
每栋大楼对施工时间、材料运输、承包商登记、保险、装修押金和噪音控制可能有不同的要求。某些工程还可能需要获得大楼管理方的批准后才能进行。
如果项目计划中没有考虑这些要求,施工进度可能会延误,并产生额外的费用。
按整个使用期编制预算
预算涵盖的内容不应仅限于材料和施工。企业需要考虑设计费、项目管理、信息技术系统、搬迁、原有房源的复原、备用金以及租期内的维护。
如果一种材料采购价格较低,但需要频繁维护或老化很快,那么它未必是更经济的选择。
在最终批准前评估方案
应结合实际场景对设计进行审查,包括员工到岗、客户接待、线上会议、收发货物、文件处理以及紧急疏散。模拟这些活动,可以在开工前发现布局问题。
行政、信息技术、财务和运营等相关部门,应审查各自职责范围内的事项。
办公室设计始于选对房源
许多设计上的限制,在企业选定办公楼层时就已经决定了。房源的形状、柱子密度、天花板高度、空调系统以及得房率,都直接影响布局选择和装修成本。
租金合适的房源,如果楼层平面难以划分、自然采光不足,或需要大量技术改造,仍然可能推高整个项目的预算。因此,设计和施工的可行性应在寻找办公室的阶段、签订租赁合同之前就加以评估。
RSQUARE 根据面积、预算、地点和运营需求,协助企业搜索并比较办公室选项。尽早审查交付状态、装修规定和布局潜力,能让企业在挑选符合实际需求的房源时更有依据。
