Bàn làm việc là khu vực được sử dụng liên tục trong suốt ngày làm việc. Khi tài liệu, thiết bị, dây điện và vật dụng cá nhân cùng tập trung trên một diện tích nhỏ, không gian rất dễ trở nên lộn xộn và gây bất tiện trong quá trình sử dụng.
Một bàn làm việc được bố trí hợp lý không nhất thiết phải có nhiều phụ kiện hay đồ trang trí. Quan trọng hơn là cách sắp xếp phải phù hợp với thói quen làm việc, giữ được khoảng trống cần thiết và giúp các vật dụng thường xuyên sử dụng luôn nằm trong tầm với.
Dưới đây là 10 gợi ý setup bàn làm việc văn phòng theo hướng tối giản, thực tế và dễ áp dụng.
1. Bắt đầu bằng việc loại bỏ vật dụng không cần thiết
Trước khi mua thêm phụ kiện hoặc thay đổi cách bố trí, nên kiểm tra lại toàn bộ đồ đang có trên bàn. Giấy tờ cũ, hộp đựng không còn sử dụng, dây cáp dư hoặc những vật dụng ít dùng nên được chuyển sang khu vực lưu trữ khác.
Có thể chia vật dụng thành ba nhóm: sử dụng hàng ngày, sử dụng thỉnh thoảng và không còn cần thiết. Những món dùng thường xuyên nên đặt trên bàn hoặc trong ngăn kéo gần nhất; các tài liệu ít dùng có thể chuyển sang tủ hồ sơ hoặc khu vực lưu trữ chung.
Cách làm này tạo thêm khoảng trống ngay từ đầu và giúp việc sắp xếp những bước tiếp theo đơn giản hơn.
2. Chọn kích thước bàn theo nhu cầu sử dụng
Kích thước bàn cần tương ứng với loại công việc và số lượng thiết bị sử dụng hàng ngày. Một người chỉ làm việc với laptop sẽ có yêu cầu khác với người sử dụng hai màn hình, tài liệu giấy hoặc nhiều thiết bị ngoại vi.
Bàn quá nhỏ khiến màn hình, bàn phím và tài liệu phải đặt sát nhau. Ngược lại, bàn quá lớn nhưng thiếu cách tổ chức hợp lý vẫn có thể nhanh chóng trở nên lộn xộn.
Khi lựa chọn bàn làm việc, nên xem xét đồng thời chiều rộng mặt bàn, độ sâu, khoảng để chân và vị trí đặt màn hình. Với văn phòng có nhiều workstation, kích thước bàn cũng cần được tính cùng khoảng lưu thông giữa các dãy bàn.
3. Sử dụng ghế phù hợp với tư thế làm việc
Bàn gọn nhưng ghế không phù hợp vẫn có thể khiến trải nghiệm làm việc kém thoải mái, đặc biệt với nhân sự ngồi liên tục trong nhiều giờ.
Ghế công thái học thường cho phép điều chỉnh chiều cao, tựa lưng, tay vịn và một số bộ phận hỗ trợ tư thế ngồi. Khi điều chỉnh đúng, bàn chân nên có điểm tựa ổn định, cánh tay có thể đặt tương đối thoải mái khi sử dụng bàn phím và màn hình nằm ở vị trí phù hợp với tầm nhìn.
Không nhất thiết phải chọn mẫu ghế có nhiều tính năng nhất. Quan trọng là ghế có khả năng điều chỉnh theo vóc dáng người sử dụng và tương thích với chiều cao bàn.
4. Bố trí vật dụng theo tần suất sử dụng
Một cách đơn giản để setup bàn làm việc là chia mặt bàn thành các vùng sử dụng.
Khu vực trung tâm nên dành cho màn hình, laptop, bàn phím và những thiết bị được sử dụng liên tục. Bút, sổ ghi chú, điện thoại hoặc các vật dụng thường dùng có thể đặt ở hai bên trong phạm vi dễ với tới. Những món ít sử dụng hơn nên chuyển vào ngăn kéo hoặc kệ riêng.
Cách bố trí này hạn chế việc phải tìm kiếm hoặc di chuyển nhiều vật dụng trong quá trình làm việc, đồng thời giữ được phần lớn mặt bàn ở trạng thái thông thoáng.
5. Sắp xếp dây điện và thiết bị kết nối
Dây nguồn, dây sạc, cáp màn hình và dây mạng là những yếu tố dễ khiến bàn làm việc trông rối nhất.
Có thể gom các đường dây chạy cùng hướng bằng kẹp dây, dây buộc hoặc ống luồn. Ổ điện nên được cố định dưới bàn hoặc tại vị trí thuận tiện thay vì để nhiều dây nối nằm trực tiếp trên mặt bàn.
Với workstation sử dụng laptop kết hợp màn hình rời, docking station hoặc hub kết nối cũng có thể giảm số lượng dây phải cắm trực tiếp vào thiết bị.
Ngoài yếu tố thẩm mỹ, dây điện được sắp xếp rõ ràng còn thuận tiện hơn khi cần vệ sinh, di chuyển thiết bị hoặc kiểm tra kết nối.
6. Kiểm soát ánh sáng tại vị trí ngồi
Vị trí bàn làm việc nên được xem xét cùng hướng chiếu sáng thay vì chỉ dựa vào bố cục nội thất.
Nếu bàn đặt gần cửa sổ, cần kiểm tra khả năng ánh sáng chiếu trực tiếp vào màn hình hoặc mắt người ngồi. Với khu vực có ánh sáng tự nhiên mạnh, rèm hoặc hệ thống che nắng có thể cần thiết để giảm chói trong một số thời điểm trong ngày.
Trong khu vực thiếu sáng, đèn bàn có thể bổ sung ánh sáng cho tài liệu hoặc các công việc cần quan sát chi tiết. Nên bố trí nguồn sáng sao cho không tạo phản chiếu mạnh trên màn hình máy tính.
7. Thêm cây xanh với số lượng vừa phải
Một chậu cây nhỏ có thể tạo điểm nhấn cho bàn làm việc mà không chiếm quá nhiều diện tích.
Khi lựa chọn cây, nên căn cứ vào điều kiện thực tế của văn phòng như lượng ánh sáng, điều hòa, thời gian chăm sóc và kích thước mặt bàn. Những loại cây quá lớn hoặc cần tưới nước thường xuyên có thể không phù hợp với một số workstation.
Với bàn có diện tích hạn chế, chỉ cần một chậu cây nhỏ đặt ở góc ít sử dụng là đủ để tạo sự cân bằng cho không gian.
8. Tận dụng không gian lưu trữ ngoài mặt bàn
Một bàn làm việc tối giản không có nghĩa là người sử dụng có ít đồ. Khác biệt nằm ở việc các vật dụng được lưu trữ ở đâu.
Ngăn kéo di động, tủ cá nhân, kệ thấp hoặc hộp phân loại tài liệu có thể tiếp nhận những vật dụng không cần đặt thường xuyên trên mặt bàn. Với văn phòng có nhiều nhân sự, hệ thống lưu trữ chung cũng nên được phân chia rõ ràng để tránh tài liệu cá nhân và tài liệu dùng chung bị trộn lẫn.
Khi có khu vực lưu trữ phù hợp, mặt bàn có thể duy trì trạng thái gọn hơn mà không cần liên tục bỏ bớt vật dụng cần thiết.
9. Trang trí có chọn lọc
Ảnh, lịch để bàn, mô hình nhỏ hoặc vật dụng cá nhân có thể làm cho workstation bớt đơn điệu. Tuy nhiên, nếu sử dụng quá nhiều đồ trang trí, phần diện tích dành cho công việc sẽ nhanh chóng bị thu hẹp.
Có thể lựa chọn một hoặc hai vật dụng có ý nghĩa thay vì lấp đầy các khoảng trống trên bàn. Với văn phòng có thiết kế đồng bộ, doanh nghiệp cũng có thể đưa ra một số nguyên tắc chung về kích thước hoặc phạm vi trang trí để duy trì hình ảnh tổng thể của không gian.
Mục tiêu là tạo dấu ấn cá nhân nhưng vẫn giữ được chức năng chính của bàn làm việc.
10. Điều chỉnh setup theo thói quen làm việc
Không có một cách setup bàn làm việc phù hợp với tất cả mọi người.
Nhân sự thường xuyên họp trực tuyến có thể cần ưu tiên vị trí camera, tai nghe và ánh sáng. Người làm thiết kế có thể cần màn hình lớn hoặc bảng vẽ. Những vị trí thường xuyên xử lý hồ sơ giấy lại cần thêm diện tích để đọc và phân loại tài liệu.
Vì vậy, sau một thời gian sử dụng, nên xem lại những vật dụng nào thường xuyên phải di chuyển, khu vực nào nhanh bị lộn xộn hoặc thao tác nào đang gây bất tiện. Từ đó, điều chỉnh lại vị trí thiết bị và không gian lưu trữ thay vì giữ nguyên một bố cục chưa phù hợp.
Setup bàn làm việc nên được xem cùng tổng thể văn phòng
Bàn làm việc gọn gàng là một phần của trải nghiệm sử dụng văn phòng, nhưng hiệu quả thực tế còn phụ thuộc vào cách bố trí workstation, khoảng cách lưu thông, ánh sáng, hệ thống lưu trữ, vị trí ổ điện và các khu vực hỗ trợ xung quanh.
Đối với doanh nghiệp đang tìm văn phòng mới hoặc chuẩn bị thiết kế lại mặt bằng, những yếu tố này nên được xem xét ngay từ giai đoạn đánh giá diện tích và layout. Số lượng nhân sự, loại hình công việc và cách tổ chức các phòng ban sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kích thước bàn, mật độ chỗ ngồi và diện tích cần thiết.
RSQUARE hỗ trợ doanh nghiệp khảo sát và so sánh các phương án văn phòng dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế, từ quy mô nhân sự, diện tích, vị trí đến điều kiện bàn giao và khả năng bố trí mặt bằng. Việc xác định các yêu cầu này từ đầu giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hơn liệu một mặt bằng có phù hợp với mô hình vận hành dự kiến hay không.
