Quy trình thiết kế thi công nội thất văn phòng 15 bước

Thiết kế và thi công nội thất văn phòng thường bắt đầu sau khi doanh nghiệp đã xác định được mặt bằng phù hợp. Từ thời điểm này, bản vẽ mặt bằng, yêu cầu vận hành, hệ thống kỹ thuật của tòa nhà và kế hoạch chuyển văn phòng cần được xử lý đồng thời để không ảnh hưởng đến ngày dự kiến đi vào hoạt động.

Một dự án hoàn chỉnh thường trải qua hai phần chính: 7 bước thiết kế và 8 bước thi công. Mỗi bước xử lý một nhóm vấn đề khác nhau, từ khảo sát hiện trạng, bố trí công năng, phát triển phối cảnh đến triển khai kỹ thuật, sản xuất nội thất, lắp đặt và nghiệm thu.

Việc hiểu rõ toàn bộ quy trình giúp doanh nghiệp xác định những đầu việc cần phê duyệt, các bên cần phối hợp và những thay đổi có khả năng ảnh hưởng đến chi phí hoặc tiến độ.

Tổng quan quy trình thiết kế thi công nội thất văn phòng

Quy trình thiết kế và thi công nội thất văn phòng có thể chia thành 6 giai đoạn chính:

• Xác định nhu cầu sử dụng và khảo sát mặt bằng.
• Xây dựng phương án bố trí công năng.
• Phát triển thiết kế 3D và hồ sơ kỹ thuật.
• Chuẩn bị mặt bằng, vật liệu và kế hoạch thi công.
• Thi công hệ thống kỹ thuật và lắp đặt nội thất.
• Vệ sinh, nghiệm thu và bàn giao.

Trên thực tế, các giai đoạn này không hoàn toàn tách biệt. Chẳng hạn, trong thời gian nội thất được sản xuất tại xưởng, công trường có thể đồng thời triển khai hệ thống điện, điều hòa, trần, sàn hoặc PCCC.

Vì vậy, tiến độ dự án cần được xây dựng dựa trên mối quan hệ giữa từng hạng mục thay vì chỉ xác định một ngày bắt đầu và một ngày hoàn thành chung.

Quy trình thiết kế nội thất văn phòng gồm 7 bước

Giai đoạn thiết kế xác định văn phòng sẽ được sử dụng như thế nào, bố trí ra sao và cần triển khai những hệ thống kỹ thuật nào trước khi bước vào thi công.

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu của doanh nghiệp

Đơn vị thiết kế cần xác định rõ nhu cầu sử dụng trước khi xây dựng phương án mặt bằng.

Các thông tin thường được thu thập gồm:

• Diện tích và hiện trạng mặt bằng.
• Số lượng nhân sự hiện tại và kế hoạch tăng trưởng.
• Cơ cấu phòng ban.
• Số lượng phòng họp, phòng làm việc riêng và khu vực chức năng.
• Yêu cầu về khu tiếp khách, pantry, khu cộng tác hoặc không gian chung.
• Phong cách thiết kế.
• Yêu cầu nhận diện thương hiệu.
• Ngân sách dự kiến.
• Thời điểm văn phòng cần đi vào hoạt động.
• Các yêu cầu kỹ thuật hoặc vận hành đặc thù.

Ví dụ, hai doanh nghiệp có cùng 100 nhân sự nhưng một bên cần nhiều phòng họp nhỏ, trong khi bên còn lại ưu tiên khu làm việc mở. Diện tích tương đương chưa đồng nghĩa với phương án bố trí giống nhau.

Thông tin đầu vào càng cụ thể thì việc điều chỉnh ở các bước sau càng được hạn chế.

Bước 2: Khảo sát và lập hồ sơ hiện trạng

Sau khi xác định yêu cầu, đội ngũ thiết kế khảo sát trực tiếp mặt bằng.

Nội dung khảo sát thường bao gồm:

• Kích thước thực tế của sàn.
• Vị trí cột và lõi kỹ thuật.
• Cao độ trần và sàn.
• Hệ thống cửa và mặt dựng.
• Điểm cấp điện, cấp thoát nước.
• Hệ thống điều hòa.
• Hệ thống PCCC.
• Lối thoát hiểm.
• Các khu vực kỹ thuật không được thay đổi.

Đối với văn phòng nằm trong tòa nhà thương mại, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra fit-out guideline hoặc quy định thi công của ban quản lý.

Một phương án đẹp trên bản vẽ nhưng xung đột với đầu phun sprinkler, cửa thoát hiểm hoặc hệ thống điều hòa hiện hữu có thể phải điều chỉnh khi triển khai kỹ thuật.

Kết quả khảo sát được tổng hợp thành hồ sơ hiện trạng để làm cơ sở cho các bước thiết kế tiếp theo.

Bước 3: Xây dựng concept và định hướng thiết kế

Từ dữ liệu đã thu thập, đội ngũ thiết kế bắt đầu xác định định hướng tổng thể của văn phòng.

Các nội dung được xem xét có thể gồm:

• Cách tổ chức không gian.
• Ngôn ngữ thiết kế.
• Màu sắc chủ đạo.
• Vật liệu chính.
• Yếu tố nhận diện thương hiệu.
• Mức độ riêng tư giữa các khu vực.
• Tiêu chuẩn công thái học.
• Định hướng ánh sáng và cây xanh.

Concept không nên được hiểu đơn thuần là lựa chọn phong cách thẩm mỹ. Nó cần phản ánh cách doanh nghiệp thực tế sử dụng văn phòng.

Ví dụ, doanh nghiệp thường xuyên tiếp khách cần xử lý rõ luồng di chuyển giữa lễ tân, phòng họp và khu làm việc nội bộ. Trong khi đó, doanh nghiệp có nhiều nhóm dự án có thể cần tỷ lệ không gian cộng tác cao hơn.

Bước 4: Thiết kế mặt bằng công năng 2D

Mặt bằng 2D xác định cách phân bổ diện tích và vị trí của từng khu vực trước khi phát triển thiết kế chi tiết.

Bản vẽ thường thể hiện:

• Khu làm việc.
• Phòng họp.
• Phòng quản lý.
• Lễ tân.
• Pantry.
• Khu lưu trữ.
• Không gian cộng tác.
• Lối đi.
• Vách ngăn.
• Cửa ra vào.
• Cửa thoát hiểm.
• Vị trí bàn ghế và thiết bị chính.

Ở bước này, doanh nghiệp cần kiểm tra không chỉ số lượng chỗ ngồi mà còn khoảng cách sử dụng, lối di chuyển, khả năng mở rộng và mối quan hệ giữa các phòng ban.

Nếu bố trí công năng chưa được giải quyết tốt, việc chỉnh sửa sau khi đã triển khai phối cảnh 3D hoặc hồ sơ kỹ thuật sẽ tốn nhiều thời gian hơn.

Bước 5: Phát triển phối cảnh 3D

Khi mặt bằng công năng được thống nhất, thiết kế được phát triển thành phối cảnh 3D.

Phối cảnh giúp doanh nghiệp hình dung rõ hơn:

• Hình thức không gian sau hoàn thiện.
• Màu sắc.
• Vật liệu.
• Kiểu bàn ghế.
• Hệ thống đèn.
• Vách ngăn.
• Trần.
• Các chi tiết nhận diện thương hiệu.

Đây cũng là thời điểm phù hợp để rà soát các lựa chọn có ảnh hưởng đến ngân sách.

Ví dụ, thay đổi vật liệu hoàn thiện hoặc hệ thống trần có thể kéo theo thay đổi về đơn giá, thời gian đặt hàng và phương án thi công.

Do đó, các quyết định quan trọng nên được thống nhất trước khi chuyển sang hồ sơ kỹ thuật.

Bước 6: Triển khai hồ sơ kỹ thuật thi công

Phối cảnh 3D thể hiện hình thức của không gian, nhưng chưa đủ để nhà thầu triển khai ngoài công trường.

Hồ sơ kỹ thuật cần chuyển phương án thiết kế thành các thông tin có thể thi công, thường bao gồm:

• Mặt bằng bố trí nội thất.
• Mặt bằng trần.
• Mặt bằng sàn.
• Bản vẽ vách ngăn.
• Chi tiết đồ nội thất.
• Hệ thống điện.
• Hệ thống chiếu sáng.
• Điều hòa thông gió.
• Cấp thoát nước.
• Hệ thống mạng và dữ liệu.
• PCCC.
• Danh mục vật liệu.
• Các chi tiết kỹ thuật liên quan.

Tùy phạm vi dự án, một số hệ thống có thể cần được đơn vị chuyên môn hoặc ban quản lý tòa nhà xem xét trước khi triển khai.

Bước 7: Phê duyệt và bàn giao hồ sơ thiết kế

Trước khi thi công, doanh nghiệp cần rà soát phiên bản cuối cùng của hồ sơ.

Các nội dung nên được xác nhận gồm:

• Mặt bằng đã chốt.
• Vật liệu đã lựa chọn.
• Chủng loại nội thất.
• Hệ thống kỹ thuật.
• Các hạng mục nhận diện thương hiệu.
• Phạm vi công việc của từng bên.
• Các thay đổi so với phương án ban đầu.

Việc xác định rõ phiên bản hồ sơ được phê duyệt rất quan trọng. Nếu nhiều phiên bản bản vẽ cùng được sử dụng trong quá trình thi công, nguy cơ sai lệch giữa các nhà thầu sẽ tăng lên.

Sau bước này, dự án chuyển sang giai đoạn chuẩn bị và triển khai thi công.

Quy trình thi công nội thất văn phòng gồm 8 bước

Nếu giai đoạn thiết kế xác định văn phòng cần được xây dựng như thế nào, giai đoạn thi công là quá trình chuyển toàn bộ hồ sơ đó thành không gian thực tế.

Bước 1: Chốt hồ sơ và kế hoạch thi công

Trước khi bắt đầu, các bên cần kiểm tra lại:

• Hồ sơ kỹ thuật.
• Phạm vi công việc.
• Danh mục vật liệu.
• Tiến độ.
• Trình tự triển khai.
• Trách nhiệm của từng nhà thầu.
• Quy định thi công của tòa nhà.

Đối với văn phòng thuê, một số tòa nhà yêu cầu hồ sơ fit-out phải được ban quản lý phê duyệt trước khi nhà thầu được đưa vật tư hoặc nhân sự vào công trường.

Doanh nghiệp nên đưa khoảng thời gian phê duyệt này vào kế hoạch chuyển văn phòng ngay từ đầu.

Bước 2: Tiếp nhận và tổ chức mặt bằng thi công

Sau khi đủ điều kiện triển khai, nhà thầu tiếp nhận công trường và chuẩn bị mặt bằng.

Các công việc có thể gồm:

• Đối chiếu hiện trạng với bản vẽ.
• Tháo dỡ hạng mục không còn sử dụng.
• Di chuyển vật dụng còn lại.
• Che chắn khu vực thi công.
• Xác định khu tập kết vật tư.
• Bố trí thiết bị thi công.
• Kiểm tra đường vận chuyển vật liệu.
• Thiết lập các biện pháp an toàn.
• Phối hợp lịch thi công với ban quản lý.

Ở các tòa nhà đang vận hành, việc vận chuyển vật tư, sử dụng thang hàng hoặc thực hiện công việc gây tiếng ồn thường phải tuân theo khung giờ được quy định.

Nếu không kiểm tra trước, lịch thi công thực tế có thể khác đáng kể so với kế hoạch nội bộ.

Bước 3: Phê duyệt mẫu vật liệu

Trước khi sản xuất hoặc đặt hàng số lượng lớn, doanh nghiệp cần xác nhận vật liệu thực tế.

Mẫu cần kiểm tra có thể gồm:

• Gỗ.
• Laminate.
• Sơn.
• Vải.
• Thảm.
• Đá.
• Kính.
• Kim loại.
• Phụ kiện nội thất.

Màu sắc hiển thị trên phối cảnh hoặc màn hình có thể khác so với vật liệu thực tế. Vì vậy, bước duyệt mẫu giúp hạn chế tranh luận về màu sắc, bề mặt hoặc chất lượng sau khi sản phẩm đã được sản xuất.

Với các vật liệu có thời gian đặt hàng dài, lịch phê duyệt cũng ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ chung.

Bước 4: Sản xuất đồ nội thất

Các hạng mục nội thất đặt riêng được gia công dựa trên bản vẽ kỹ thuật đã phê duyệt.

Có thể bao gồm:

• Bàn làm việc.
• Tủ hồ sơ.
• Quầy lễ tân.
• Tủ pantry.
• Hệ tủ âm tường.
• Bàn họp.
• Các cấu kiện trang trí đặt riêng.

Việc sản xuất thường diễn ra song song với quá trình thi công tại công trường để rút ngắn tổng tiến độ.

Trước khi đưa đến văn phòng, sản phẩm cần được kiểm tra kích thước và chất lượng để hạn chế việc phải chỉnh sửa tại chỗ.

Bước 5: Thi công phần thô và hệ thống kỹ thuật

Đây thường là giai đoạn có nhiều đầu việc liên quan đến nhau nhất.

Các hạng mục có thể bao gồm:

• Xây hoặc lắp vách ngăn.
• Hệ thống trần.
• Hệ thống sàn.
• Điện.
• Chiếu sáng.
• Cấp thoát nước.
• Điều hòa.
• Thông gió.
• Hệ thống mạng.
• PCCC.

Trình tự thi công cần được phối hợp giữa các nhà thầu. Một thay đổi nhỏ về vị trí phòng họp, chẳng hạn, có thể tác động đến đèn, đầu phun sprinkler, miệng gió, ổ cắm và hệ thống dữ liệu.

Đây là lý do các thay đổi mặt bằng trong giai đoạn thi công thường phức tạp hơn nhiều so với thay đổi khi còn ở bước thiết kế 2D.

Bước 6: Lắp đặt và hoàn thiện nội thất

Khi phần kỹ thuật cơ bản hoàn thành, dự án chuyển sang các hạng mục hoàn thiện.

Công việc có thể gồm:

• Sơn hoàn thiện.
• Dán tường.
• Lắp đặt sàn hoặc thảm.
• Hoàn thiện trần.
• Lắp đèn.
• Lắp rèm.
• Lắp kính và vách.
• Đưa nội thất rời vào vị trí.
• Lắp đồ nội thất đặt riêng.
• Hoàn thiện biển hiệu và nhận diện.
• Bố trí cây xanh và phụ kiện.

Trong quá trình này, bản vẽ kỹ thuật cần tiếp tục được sử dụng để kiểm soát vị trí và kích thước thực tế.

Đồng thời, đội ngũ dự án nên ghi nhận các hạng mục lỗi hoặc chưa hoàn chỉnh để xử lý trước ngày nghiệm thu chính thức.

Bước 7: Vệ sinh và kiểm tra trước bàn giao

Sau thi công, mặt bằng vẫn có thể còn bụi, vật liệu thừa và các dấu vết từ quá trình lắp đặt.

Công tác vệ sinh thường bao gồm:

• Thu gom rác xây dựng.
• Làm sạch sàn.
• Vệ sinh kính.
• Làm sạch đồ nội thất.
• Vệ sinh đèn và thiết bị.
• Làm sạch khe, góc và các khu vực khó tiếp cận.

Bên cạnh vệ sinh, đây cũng là thời điểm kiểm tra lại toàn bộ không gian trước khi doanh nghiệp chuyển thiết bị và nhân sự vào làm việc.

Các vấn đề như cửa không đóng đúng, đèn chưa hoạt động, ổ cắm sai vị trí hoặc bề mặt bị trầy xước nên được ghi nhận thành danh sách cần khắc phục.

Bước 8: Nghiệm thu và bàn giao văn phòng

Ở bước cuối cùng, doanh nghiệp cùng đơn vị thi công kiểm tra công trình dựa trên hồ sơ đã được phê duyệt.

Nội dung nghiệm thu có thể gồm:

• Chất lượng hoàn thiện.
• Số lượng và vị trí nội thất.
• Hoạt động của hệ thống điện.
• Chiếu sáng.
• Điều hòa.
• Hệ thống nước.
• Các hạng mục PCCC thuộc phạm vi dự án.
• Các lỗi còn tồn tại.

Nếu phát hiện vấn đề, hai bên lập danh sách hạng mục cần sửa chữa và xác nhận lại sau khi hoàn tất.

Hồ sơ bàn giao tùy dự án có thể bao gồm bản vẽ hoàn công, tài liệu thiết bị, hướng dẫn sử dụng, thông tin bảo hành và danh mục vật liệu.

Sau khi hoàn tất nghiệm thu, văn phòng có thể chuyển sang giai đoạn lắp đặt thiết bị vận hành, IT và chuẩn bị cho nhân sự chuyển vào.

Những bên nào thường tham gia dự án thiết kế và thi công văn phòng?

Một dự án văn phòng có thể liên quan đến nhiều bên hơn doanh nghiệp và nhà thầu nội thất.

Tùy dự án, các bên tham gia có thể gồm:

• Doanh nghiệp thuê văn phòng.
• Đơn vị thiết kế.
• Tổng thầu hoặc nhà thầu nội thất.
• Nhà thầu MEP.
• Đơn vị PCCC.
• Đơn vị IT.
• Nhà cung cấp nội thất.
• Ban quản lý tòa nhà.
• Chủ đầu tư hoặc bên cho thuê.
• Đơn vị tư vấn bất động sản.

Phân định rõ trách nhiệm ngay từ đầu giúp tránh tình trạng một hạng mục bị bỏ sót do mỗi bên đều cho rằng đó là phạm vi của đơn vị khác.

Ví dụ, hệ thống mạng thường liên quan đồng thời đến bố trí bàn làm việc, đường điện, phòng server và nhà cung cấp IT. Nếu đơn vị IT chỉ tham gia khi công trình gần hoàn thiện, việc bổ sung đường dây có thể ảnh hưởng đến các hạng mục đã thi công.

Doanh nghiệp cần kiểm tra gì trước khi bắt đầu fit-out?

Trước khi triển khai thiết kế chi tiết, doanh nghiệp nên kiểm tra các điều kiện của mặt bằng thuê thay vì chỉ dựa trên diện tích và layout.

Một số nội dung đáng chú ý gồm:

• Hiện trạng bàn giao là bare shell, warm shell hay fitted.
• Hệ thống điều hòa hiện hữu.
• Công suất điện.
• Hệ thống PCCC.
• Chiều cao trần.
• Điều kiện đấu nối kỹ thuật.
• Quy định về vật liệu.
• Thời gian thi công cho phép.
• Quy định sử dụng thang hàng.
• Phí liên quan đến fit-out.
• Yêu cầu đặt cọc thi công.
• Quy trình phê duyệt bản vẽ.
• Trách nhiệm hoàn trả mặt bằng khi kết thúc hợp đồng.

Những điều kiện này ảnh hưởng trực tiếp đến phương án thiết kế và phạm vi đầu tư.

Một mặt bằng đã có sẵn trần, sàn và hệ thống cơ điện phù hợp sẽ có bài toán hoàn thiện khác với mặt bằng bàn giao thô.

Quy trình thiết kế và thi công nội thất văn phòng kéo dài bao lâu?

Không có một mốc thời gian áp dụng cho tất cả dự án.

Thời gian thực tế phụ thuộc vào:

• Diện tích.
• Mức độ phức tạp của thiết kế.
• Hiện trạng bàn giao.
• Khối lượng hệ thống kỹ thuật.
• Thời gian phê duyệt nội bộ.
• Quy trình phê duyệt fit-out của tòa nhà.
• Thời gian sản xuất nội thất.
• Thời gian đặt vật liệu.
• Khung giờ thi công.
• Các yêu cầu PCCC và kỹ thuật liên quan.

Theo nội dung tham khảo ban đầu, dự án quy mô trung bình có thể kéo dài khoảng 6–12 tuần, văn phòng dưới 100 m² khoảng 4–6 tuần, trong khi các dự án trên 300 m² hoặc có thiết kế phức tạp có thể cần 3–6 tháng.

Doanh nghiệp đang chuyển văn phòng cũng cần tính thêm thời gian dành cho tìm kiếm mặt bằng, đàm phán hợp đồng, phê duyệt nội bộ, IT và tổ chức chuyển địa điểm. Thời gian fit-out chỉ là một phần trong toàn bộ kế hoạch relocation.

Có thể thay đổi thiết kế khi đang thi công không?

Có thể, nhưng mức độ ảnh hưởng phụ thuộc vào thời điểm thay đổi.

Ở giai đoạn đầu, những điều chỉnh về màu sơn hoặc một số vật liệu hoàn thiện thường dễ xử lý hơn.

Ngược lại, thay đổi vị trí phòng, vách ngăn hoặc công năng sau khi hệ thống kỹ thuật đã được triển khai có thể kéo theo việc sửa:

• Trần.
• Đèn.
• Điều hòa.
• Sprinkler.
• Báo cháy.
• Ổ điện.
• Hệ thống dữ liệu.
• Sàn.
• Các hạng mục nội thất đã sản xuất.

Do đó, doanh nghiệp nên ưu tiên chốt các quyết định liên quan đến mặt bằng và công năng trước khi bắt đầu thi công.

Nếu phát sinh thay đổi, cần đánh giá đồng thời ba yếu tố: phạm vi công việc thay đổi, chi phí phát sinh và tác động đến tiến độ trước khi phê duyệt.

Những khoản chi phí nào có thể phát sinh trong quá trình thi công?

Chi phí thực tế có thể thay đổi nếu phạm vi công việc khác với kế hoạch ban đầu.

Một số nguyên nhân thường gặp gồm:

• Thay đổi thiết kế sau khi đã phê duyệt.
• Phát hiện điều kiện hiện trạng khác với hồ sơ ban đầu.
• Thay đổi vật liệu.
• Bổ sung hạng mục kỹ thuật.
• Sản xuất lại nội thất.
• Phát sinh vận chuyển hoặc lưu kho.
• Thi công ngoài giờ.
• Yêu cầu bổ sung từ ban quản lý hoặc các bên liên quan.
• Kéo dài thời gian thi công.

Vì vậy, khi đánh giá ngân sách fit-out, doanh nghiệp cần xem xét toàn bộ phạm vi thiết kế, thi công, hệ thống kỹ thuật và các khoản phí liên quan đến tòa nhà thay vì chỉ so sánh đơn giá nội thất.

RSQUARE hỗ trợ gì trong quá trình doanh nghiệp chuẩn bị văn phòng mới?

Thiết kế và thi công thường diễn ra sau khi mặt bằng được lựa chọn, nhưng nhiều yếu tố ảnh hưởng đến fit-out đã được xác định ngay từ giai đoạn tìm kiếm và đàm phán thuê.

Hiện trạng bàn giao, công suất kỹ thuật, quy định fit-out, thời gian thi công cho phép và nghĩa vụ hoàn trả mặt bằng đều có thể tác động đến ngân sách cũng như thời điểm văn phòng mới đi vào hoạt động.

Trong quá trình tìm kiếm văn phòng, RSQUARE hỗ trợ doanh nghiệp so sánh các phương án dựa trên nhu cầu diện tích, ngân sách, vị trí và điều kiện mặt bằng thực tế. Việc xem xét các yếu tố liên quan đến fit-out từ trước khi ký hợp đồng giúp doanh nghiệp có thêm cơ sở để đánh giá tổng chi phí sử dụng và lập kế hoạch chuyển văn phòng phù hợp.

Kết luận

Một dự án nội thất văn phòng không bắt đầu từ phối cảnh 3D và cũng chưa kết thúc ngay khi bàn ghế được lắp đặt.

Từ việc xác định nhu cầu, khảo sát hiện trạng, bố trí công năng đến xử lý hệ thống kỹ thuật và nghiệm thu, mỗi bước đều liên quan đến bước tiếp theo. Những quyết định được chốt muộn thường có khả năng kéo theo thay đổi ở nhiều hạng mục hơn.

Với doanh nghiệp đang chuẩn bị chuyển văn phòng, việc kiểm tra điều kiện fit-out ngay từ giai đoạn đánh giá mặt bằng giúp kế hoạch thuê, thiết kế, thi công và chuyển địa điểm được xây dựng trên cùng một mốc tiến độ.