Sự khác biệt giữa văn phòng truyền thống và văn phòng dịch vụ

Dù doanh nghiệp của bạn mới bắt đầu hay đã hoạt động nhiều năm trên thị trường, việc lựa chọn một môi trường văn phòng phù hợp là vô cùng quan trọng.

Trên thị trường có vô số loại hình văn phòng khác nhau, nhưng có thể kể đến hai loại chính: văn phòng truyền thống và văn phòng dịch vụ – đứng đầu trong những lựa chọn mà doanh nghiệp cân nhắc khi cần tìm văn phòng để thuê.

Thuê văn phòng truyền thống là gì?

Đây là không gian bạn thuê riêng cho công ty của mình sử dụng. Bạn có thể tự thiết kế, bố trí và trang bị nội thất theo ý muốn.

Với hợp đồng thuê văn phòng truyền thống, bạn tự chọn các nhà cung cấp dịch vụ như internet, vệ sinh hay ăn uống và thanh toán trực tiếp cho họ.

Thuê văn phòng truyền thống đồng nghĩa với việc nhân viên của chính bạn quản lý văn phòng – bạn là người tuyển dụng lễ tân hoặc quản lý văn phòng.

Mô hình văn phòng truyền thống phù hợp với ai?

Thuê văn phòng truyền thống là lựa chọn tốt nếu bạn:

• Muốn ký hợp đồng thuê dài hạn – thường yêu cầu thời hạn thuê tối thiểu 12 tháng. Trong một số trường hợp, thời hạn thuê tối thiểu là 2 hoặc 3 năm.
• Coi trọng uy tín, tính đại diện của văn phòng và thiết kế độc đáo.
• Đề cao sự riêng tư và không muốn dùng chung các không gian chung, như phòng pantry hay phòng họp, với các công ty khác.
• Cần hạ tầng viễn thông riêng hoặc cần tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về bảo vệ dữ liệu khách hàng do đặc thù ngành nghề.
• Dự báo tình hình công ty ổn định và xem các khoản chi như nội thất hay thiết bị CNTT là khoản đầu tư dài hạn.

Ưu điểm

• Bạn có thể tự do bố trí và trang trí văn phòng sao cho phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
• Vì văn phòng thuộc về bạn nên bạn được tự do sử dụng không gian theo ý muốn.
• Tùy tình huống, mô hình văn phòng này có thể tiết kiệm chi phí hơn.

Nhược điểm của văn phòng truyền thống

• Việc tìm nhà cung cấp và mặt bằng phù hợp tốn rất nhiều thời gian và công sức.
• Chi phí cơ hội ban đầu rất cao.
• Thời hạn gia hạn hợp đồng của mô hình văn phòng này là từ 2–5 năm, khá dài so với kế hoạch của một doanh nghiệp.

Văn phòng dịch vụ là gì?

Đây là văn phòng cho thuê được trang bị đầy đủ và gần như được cung cấp “theo yêu cầu”. Văn phòng dịch vụ cho thuê ngắn hạn, còn phí tiện ích và phí quản lý không gian do đơn vị vận hành quy định – bạn sẽ nhận một hóa đơn thuê tổng hợp hằng tháng.

Mô hình văn phòng dịch vụ phù hợp với ai?

• Bạn là doanh nghiệp nhỏ hoặc mới gia nhập thị trường và chưa xác định được thu nhập hay lợi tức đầu tư. Bạn muốn ký hợp đồng ngắn hạn hơn, gia hạn theo tháng nếu cần.
• Bạn muốn văn phòng phát triển cùng doanh nghiệp mà không phải trả tiền cho những vị trí chưa dùng đến. Với hợp đồng thuê linh hoạt, bạn có thể chọn mô hình “tăng đến đâu trả đến đó” và mở rộng không gian khi nhân sự tăng lên.
• Bạn muốn chuyển vào văn phòng đã có sẵn đầy đủ nội thất, không phải tự mua sắm đồ đạc hay thiết bị.
• Bạn muốn thanh toán tiền thuê và mọi chi phí phát sinh – như tiện ích, internet hay vệ sinh – trong cùng một hóa đơn. Ở văn phòng dịch vụ, tất cả các khoản này thường đã được tính trong giá thuê.
• Bạn muốn nhiều dịch vụ “trọn gói”, ví dụ: lễ tân, pantry, dịch vụ vệ sinh, dịch vụ thư tín, sử dụng máy in, v.v.
• Bạn thực hiện dự án cùng các công ty khác và thường cần không gian linh hoạt để cùng làm việc và triển khai các dự án mới.

Ưu điểm

• Chi phí thấp.
• Hạ tầng và phòng ốc có sẵn, tùy theo nhu cầu, bạn có thể chọn địa điểm thuê phù hợp.
• Thời hạn hợp đồng thuê linh hoạt, tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên.
• Không phát sinh chi phí nhỏ lẻ hay chi phí ẩn.
• Có nhiều khả năng hơn để mở rộng các mối quan hệ và kết nối xã hội.

Nhược điểm của việc thuê văn phòng dịch vụ

• Doanh nghiệp phải dùng chung thiết bị và cơ sở vật chất.
• Có không nhiều cơ hội để thể hiện thương hiệu riêng trong môi trường làm việc chung.

Qua phân tích ở trên về ưu/nhược điểm cũng như sự khác biệt giữa hai môi trường văn phòng là truyền thống và dịch vụ,

RSQUARE VIETNAM hy vọng mang đến cho bạn những góc nhìn khách quan và hiểu biết chi tiết hơn.

Từ đó, trước khi quyết định chọn văn phòng, bạn có thể xem xét và đánh giá các yếu tố cần thiết về nơi làm việc mong muốn. Từ đó, tìm ra mô hình văn phòng “đích thực” dành cho bạn và doanh nghiệp của bạn.