Agile Workspace (không gian làm việc linh hoạt) là mô hình văn phòng không gán chỗ ngồi cố định, cho phép nhân sự chọn khu vực phù hợp với từng đầu việc trong ngày. Mô hình này thường gồm 5 loại không gian: làm việc chung, yên tĩnh, giải lao, tài nguyên và làm việc tạm thời. Xu hướng làm việc hybrid, chi phí thuê văn phòng tăng và lực lượng lao động trẻ đang thúc đẩy Agile Workspace phổ biến tại Việt Nam. Bài viết làm rõ lợi ích của mô hình đối với doanh nghiệp, nhóm doanh nghiệp phù hợp và các bước chuẩn bị khi chuyển đổi.
Agile Workspace là gì?
Agile workspace (không gian làm việc linh hoạt) là mô hình văn phòng không gán chỗ ngồi cố định cho nhân sự, mà chia mặt bằng thành nhiều khu vực chức năng để nhân sự tự chọn nơi làm việc phù hợp với từng đầu việc trong ngày.
Khác với văn phòng truyền thống, nơi mỗi nhân sự gắn với một bàn cố định, agile workspace bố trí không gian theo hoạt động. Nhân sự làm việc tập trung tại phòng yên tĩnh, họp nhóm tại khu cộng tác, và gọi điện tại phone booth thay vì làm mọi việc ở cùng một vị trí.
Mô hình này bắt nguồn từ Agile working, cách làm việc trao cho nhân sự quyền chọn nơi và thời điểm làm việc hiệu quả nhất. Agile Workspace khác hybrid workplace (làm việc kiết hợp): hybrid phân bổ thời gian làm việc giữa văn phòng và nơi khác, còn Agile Workspace tối ưu cách bố trí bên trong văn phòng, và hai mô hình thường được áp dụng cùng nhau. Agile Workspace thường đi kèm chính sách hot desking, tức nhân sự dùng chung bàn làm việc thay vì có chỗ ngồi riêng.
Các loại không gian trong Agile Workspace
Agile Workspace thường gồm 5 loại không gian: làm việc chung, yên tĩnh, giải lao, tài nguyên và làm việc tạm thời. Mô hình này không có thiết kế chuẩn bắt buộc, và tỷ lệ diện tích của từng khu tùy thuộc vào tính chất công việc của doanh nghiệp. Các khu vực kết hợp với nhau để phục vụ cả hợp tác nhóm lẫn làm việc cá nhân.
Không gian làm việc chung
Không gian làm việc chung (open plan space) là khu vực mở, thường đặt ở trung tâm văn phòng, phục vụ thảo luận nhóm và trao đổi ý tưởng. Khu vực này phù hợp với nhóm dự án và nhóm sáng tạo cần giao tiếp liên tục. Trang bị phổ biến gồm bàn lớn, bảng trắng và màn hình chia sẻ.
Không gian yên tĩnh
Không gian yên tĩnh (quiet zone) là khu vực hạn chế tiếng ồn, dành cho công việc cần tập trung cao hoặc cần sự riêng tư. Khu vực này có thể là góc làm việc có vách ngăn hoặc phòng làm việc nhỏ. Quy ước chung ở khu yên tĩnh là không gọi điện và không trò chuyện. Nhân sự dùng khu vực này để phân tích dữ liệu, viết báo cáo hoặc lên kế hoạch công việc.
Không gian giải lao
Không gian giải lao (breakout space) là khu vực thư giãn của Agile Workspace, nơi nhân sự ăn uống, nghỉ ngơi và trò chuyện với đồng nghiệp. Trang bị phổ biến gồm pantry, sofa và máy pha cà phê. Ngoài chức năng nghỉ ngơi, khu vực này còn được dùng cho họp ngắn hoặc tiếp khách trong bầu không khí thoải mái.
Không gian tài nguyên
Không gian tài nguyên (resource area) là khu vực tập trung thiết bị và đồ dùng chung như máy in, máy scan, văn phòng phẩm và thùng rác tái chế. Khu vực này có thể kèm tủ tài liệu và locker cá nhân. Máy in và máy scan tạo tiếng ồn khi vận hành, nên khu tài nguyên cần đặt ở vị trí dễ tiếp cận nhưng tách khỏi khu làm việc chung và khu yên tĩnh.
Không gian làm việc tạm thời
Không gian làm việc tạm thời (touchdown space) là khu vực làm việc không chính thức, phục vụ các tác vụ ngắn và ít đòi hỏi tập trung sâu như trả lời email hoặc xử lý đầu việc nhỏ giữa hai cuộc họp. Khu vực này thường là bàn làm việc đơn giản, bàn đứng đặt ở sảnh hoặc quầy cao dọc hành lang. Không gian làm việc tạm thời phù hợp với nhân sự kinh doanh, tư vấn thường di chuyển và đối tác đến làm việc ngắn hạn.
Vì sao Agile Workspace ngày càng phổ biến tại Việt Nam?
Agile Workspace ngày càng phổ biến tại Việt Nam nhờ 4 động lực: làm việc hybrid phổ biến sau đại dịch, chi phí thuê văn phòng tại TP.HCM và Hà Nội tăng, lực lượng lao động trẻ có kỳ vọng mới về văn phòng, và dòng vốn của doanh nghiệp công nghệ và FDI..
- Làm việc hybrid sau đại dịch: văn phòng không còn là nơi nhân sự ngồi đủ 5 ngày mỗi tuần mà trở thành nơi gặp gỡ, họp nhóm và phối hợp. Vì vậy nhiều bàn cố định thường xuyên bị bỏ trống.
- Chi phí thuê văn phòng tăng: giá thuê văn phòng hạng A và B tại TP.HCM và Hà Nội tăng, khiến doanh nghiệp tìm cách dùng mỗi mét vuông hiệu quả hơn thay vì thuê thêm diện tích.
- Lực lượng lao động trẻ: Gen Z và Millennials chiếm tỷ trọng lớn trong lực lượng lao động và ưu tiên quyền tự chọn nơi làm việc trong văn phòng.
- Doanh nghiệp công nghệ và FDI: công ty công nghệ, trung tâm R&D và startup làm việc theo dự án, quy mô nhân sự biến động nhanh, nên cần văn phòng dễ bố trí lại.
Lợi ích của Agile Workspace đối với doanh nghiệp
Agile Workspace mang lại cho doanh nghiệp 5 lợi ích chính: cải thiện hợp tác, giữ chân nhân sự, tối ưu chi phí không gian, nâng cao mức độ hài lòng và tăng năng suất làm việc.
Cải thiện khả năng hợp tác giữa nhân viên
Agile Workspace cải thiện khả năng hợp tác vì nhân viên không bị cố định tại một dãy bàn, nên dễ gặp gỡ và trao đổi với đồng nghiệp ở các phòng ban khác. Khu làm việc chung và khu giải lao tạo ra những cuộc trao đổi tự nhiên giữa các bộ phận vốn ít tiếp xúc. Nhờ đó, ý tưởng được chia sẻ nhanh hơn và nhóm dự án tập hợp nhanh hơn mà không cần đặt phòng họp.
Tăng khả năng giữ chân nhân sự
Agile Workspace tăng khả năng giữ chân nhân sự vì đáp ứng nhu cầu được tự chọn nơi và cách làm việc, một yếu tố nhân sự trẻ ngày càng quan tâm khi đánh giá nơi làm việc. Khi đã quen với sự linh hoạt này, nhân sự có ít lý do hơn để chuyển sang một doanh nghiệp vẫn duy trì chỗ ngồi cố định và giờ giấc cứng nhắc.
Tối ưu chi phí sử dụng không gian
Agile Workspace tối ưu chi phí sử dụng không gian vì doanh nghiệp bố trí diện tích theo số người thực tế có mặt tại văn phòng, không theo tổng số nhân sự. Mô hình này đặc biệt hiệu quả với doanh nghiệp làm việc hybrid hoặc có nhân sự thường đi công tác. Doanh nghiệp có thể cải tạo phòng họp ít dùng thành khu chức năng khác hoặc thu hẹp diện tích thuê. Khi tái cấu trúc phòng ban, doanh nghiệp cũng không cần sửa lại vách ngăn cố định.
Nâng cao mức độ hài lòng của nhân viên
Agile Workspace nâng cao mức độ hài lòng vì nhân viên được trao quyền tự chủ trong cách sắp xếp ngày làm việc của mình. Quyền tự chủ này thể hiện sự tin tưởng của doanh nghiệp vào khả năng tự quản lý thời gian và khối lượng công việc của nhân viên. Khu giải lao giúp nhân viên nghỉ ngơi đúng nghĩa, tách khỏi màn hình trong ngày làm việc.
Tăng năng suất làm việc
Agile Workspace tăng năng suất làm việc vì mỗi đầu việc được thực hiện ở không gian phù hợp nhất: việc cần tập trung làm ở khu yên tĩnh, việc cần trao đổi làm ở khu làm việc chung. Mô hình này khắc phục nhược điểm của văn phòng mở hoàn toàn, nơi tiếng ồn và sự xao nhãng thường làm gián đoạn công việc.
Doanh nghiệp nào phù hợp áp dụng Agile Workspace?
Agile Workspace phù hợp nhất với doanh nghiệp có công việc cần tương tác nhiều, làm việc theo dự án, và nhân sự không phải lúc nào cũng có mặt đủ tại văn phòng. Mức độ phù hợp phụ thuộc vào tính chất công việc và cách vận hành, không phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp. 5 nhóm doanh nghiệp sau áp dụng Agile Workspace hiệu quả nhất:
- Công nghệ và phần mềm: làm việc theo dự án, nhân sự dùng laptop và dữ liệu đám mây, cần ghép nhóm nhanh và cần khu yên tĩnh để tập trung.
- Sáng tạo, truyền thông và thiết kế: agency quảng cáo, marketing và studio thiết kế cần brainstorm thường xuyên.
- Doanh nghiệp có đội ngũ thường xuyên ra ngoài: kinh doanh, tư vấn và bất động sản, nơi số nhân sự có mặt cùng lúc thấp hơn tổng số nhân sự.
- Doanh nghiệp làm việc hybrid: văn phòng trở thành nơi gặp gỡ và phối hợp vào những ngày nhân viên lên văn phòng, nên cần không gian họp nhóm hơn là chỗ ngồi riêng.
- Startup và doanh nghiệp tăng trưởng nhanh: cấu trúc nhóm thay đổi liên tục, cần bố trí lại chỗ ngồi mà không phải thi công lại.
Agile Workspace kém phù hợp với bộ phận có nhân sự ngồi cố định suốt giờ làm việc, như call center, bộ phận xử lý nhiều hồ sơ giấy, hoặc bộ phận yêu cầu bảo mật thông tin tại chỗ. Doanh nghiệp có các bộ phận này vẫn áp dụng được Agile Workspace bằng cách giữ khu bàn cố định riêng cho họ và bố trí linh hoạt cho phần còn lại của văn phòng.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi chuyển sang Agile Workspace?
Doanh nghiệp cần chuẩn bị ba việc khi chuyển sang Agile Workspace: xây dựng quy trình làm việc, hướng dẫn nhân viên dùng từng khu vực, và lên lộ trình triển khai theo giai đoạn. Agile Workspace thay đổi cách vận hành của doanh nghiệp, không chỉ thay đổi cách bố trí văn phòng.
Xây dựng quy trình làm việc rõ ràng
Doanh nghiệp cần ban hành bộ quy tắc dùng không gian chung trước khi chuyển đổi, vì khi không còn chỗ ngồi cố định, mỗi khu vực cần quy ước rõ ràng để tránh tranh chỗ và lãng phí. Doanh nghiệp nên lấy ý kiến nhân viên ngay từ đầu để quy trình phản ánh nhu cầu và mối lo thực tế của người sử dụng. Bộ quy tắc cơ bản gồm 4 nhóm:
- Clean desk: dọn tài liệu và đồ cá nhân khỏi bàn khi kết thúc ngày làm việc, cất đồ vào tủ locker cá nhân.
- Quy định tiếng ồn: giữ yên lặng ở khu yên tĩnh, vào phone booth khi nghe gọi hoặc họp online.
- Quy định đặt chỗ: đặt bàn và phòng họp qua hệ thống chung, hủy ngay khi không dùng để tránh bỏ trống.
- Quy định liên lạc: thống nhất kênh nhắn tin nội bộ hoặc phần mềm đặt chỗ để tìm đồng nghiệp khi không ai ngồi cố định.
Hướng dẫn nhân viên chức năng từng khu vực
Doanh nghiệp cần hướng dẫn nhân viên mục đích của từng khu vực và cách dùng các công cụ đi kèm, vì thay đổi bố trí văn phòng dễ gây bối rối trong giai đoạn đầu. Nội dung hướng dẫn gồm lý do chuyển đổi, chức năng của khu làm việc mở, khu tập trung, khu họp nhóm, và phone booth, cùng cách đặt chỗ và tiếp cận thiết bị dùng chung. Sơ đồ văn phòng và biển chỉ dẫn tại từng khu vực giúp nhân viên làm quen nhanh hơn.
Mỗi nhân viên cần được trang bị đủ công cụ làm việc di động như laptop, tai nghe, và phần mềm đặt chỗ. Doanh nghiệp nên tổ chức buổi định hướng và hỏi đáp trước ngày áp dụng để giải tỏa thắc mắc, tránh tình trạng nhân viên quay lại thói quen ngồi một chỗ cố định.
Triển khai từng bước, không thay đổi toàn bộ cùng lúc
Doanh nghiệp nên chuyển sang Agile Workspace theo từng giai đoạn, thí điểm ở một vài phòng ban trước khi áp dụng cho toàn công ty. Bộ phận phù hợp để thí điểm là bộ phận có tính linh hoạt cao như marketing, IT, hoặc kinh doanh, với thời gian thí điểm khuyến nghị từ 1 đến 3 tháng.
Trong giai đoạn thí điểm, doanh nghiệp đo mức độ hài lòng của nhân viên, tần suất sử dụng từng khu vực, và hiệu quả phối hợp giữa các nhóm, rồi đối chiếu với mục tiêu ban đầu. Kết quả đo lường là căn cứ để điều chỉnh diện tích, bố trí, và quy định trước khi nhân rộng, giúp quá trình chuyển đổi không gây xáo trộn cho hoạt động kinh doanh.
Câu hỏi thường gặp về Agile Workspace
Phần này trả lời hai thắc mắc phổ biến của doanh nghiệp: Agile Workspace có phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp không, và mô hình này tiết kiệm chi phí văn phòng như thế nào.
Agile Workspace có phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp không?
Không. Agile Workspace phù hợp nhất với doanh nghiệp có công việc cần tương tác nhiều, làm việc theo dự án hoặc làm việc hybrid. Bộ phận cần ngồi cố định suốt giờ làm việc sẽ khó áp dụng, ví dụ call center, bộ phận xử lý nhiều hồ sơ giấy hoặc bộ phận có yêu cầu bảo mật tại chỗ.
Agile Workspace giúp tiết kiệm chi phí văn phòng như thế nào?
Agile Workspace tiết kiệm chi phí văn phòng vì doanh nghiệp thuê và trang bị theo số người có mặt thực tế, không theo tổng số nhân sự. Chi phí giảm ở 3 hạng mục:
- Diện tích thuê: số chỗ ngồi được tính theo tỷ lệ có mặt, nên doanh nghiệp cần ít diện tích hơn.
- Nội thất và thiết bị: số bàn ghế, màn hình và điểm mạng cố định phải mua giảm xuống.
- Cải tạo khi thay đổi quy mô: doanh nghiệp sắp xếp lại nội thất di động thay vì thi công lại vách ngăn.
Agile Workspace là mô hình văn phòng không gán chỗ ngồi cố định, chia mặt bằng thành 5 loại không gian theo hoạt động gồm làm việc chung, yên tĩnh, giải lao, tài nguyên và làm việc tạm thời, giúp doanh nghiệp cải thiện hợp tác, giữ chân nhân sự, tối ưu chi phí không gian và tăng năng suất. Mô hình này phù hợp nhất với doanh nghiệp công nghệ, sáng tạo, kinh doanh, làm việc hybrid và startup, còn các bộ phận cần ngồi cố định như call center vẫn có thể giữ khu bàn riêng. Để chuyển đổi hiệu quả, doanh nghiệp cần ban hành quy tắc dùng không gian chung, hướng dẫn nhân viên chức năng từng khu vực và thí điểm từ 1 đến 3 tháng trước khi nhân rộng.
Để bắt đầu, bước quan trọng nhất là xác định cách đội nhóm đang làm việc, rồi chọn tòa nhà và diện tích phù hợp với cách làm việc đó. RSQUARE Vietnam là đơn vị môi giới bất động sản thương mại có nền tảng Hàn Quốc, đồng hành cùng doanh nghiệp tìm văn phòng hạng A, B, C tại hai thị trường lớn. Nếu bạn đang cân nhắc thuê văn phòng Hà Nội hoặc thuê văn phòng HCM cho mô hình agile workspace, đội ngũ RSQUARE có thể tư vấn quỹ mặt bằng, mức giá và cách bố trí phù hợp với quy mô của bạn.
