Hybrid working là gì? Mô hình làm việc linh hoạt

Hybrid working (làm việc kết hợp) là mô hình làm việc cho phép nhân viên phân bổ thời gian giữa văn phòng và địa điểm làm việc từ xa. Mô hình này khác work from home và remote working ở chỗ văn phòng vẫn là nơi gặp trực tiếp, họp và cộng tác. Hybrid working có bốn mô hình phổ biến: flexible, fixed, office-first và remote-first. Bài viết giải thích lý do mô hình phát triển tại Việt Nam, lợi ích cho nhân viên và doanh nghiệp, các thách thức khi triển khai, công thức triển khai hiệu quả và những giải pháp không gian văn phòng phù hợp.

Hybrid working là gì?

Hybrid working (làm việc kết hợp) là mô hình làm việc cho phép nhân viên phân bổ thời gian giữa văn phòng công ty và một địa điểm từ xa, phổ biến nhất là tại nhà. Doanh nghiệp quy định số ngày hoặc khung thời gian nhân viên có mặt tại văn phòng, thời gian còn lại nhân viên làm việc từ xa và phối hợp với đồng nghiệp qua các công cụ trực tuyến như email, phần mềm họp video, và nền tảng quản lý công việc.

Hybrid working là hình thức trung gian giữa làm việc tại văn phòng toàn thời gian (onsite working) và làm việc từ xa hoàn toàn (remote working). Nhân viên vừa có sự linh hoạt về địa điểm làm việc, vừa duy trì tương tác trực tiếp với đồng nghiệp vào những ngày lên văn phòng. Văn phòng trong mô hình hybrid working vì vậy không còn là nơi làm việc duy nhất, mà trở thành không gian dành cho các hoạt động cần gặp mặt như họp nhóm, đào tạo, và làm việc với khách hàng.

Hybrid working khác gì work from home và remote working?

Hybrid working, work from home và remote working khác nhau ở địa điểm làm việc, vai trò của văn phòng và cách các thành viên phối hợp với nhau. Hybrid working kết hợp văn phòng với làm việc từ xa, work from home thay văn phòng bằng nhà riêng, còn remote working không phụ thuộc vào văn phòng. Work from home là một dạng của remote working khi địa điểm làm việc từ xa là nhà riêng.

So sánh hybrid working với work from home

Hybrid working khác work from home (WFH) ở chỗ lịch làm việc của hybrid working có ngày tại văn phòng, còn WFH diễn ra hoàn toàn tại nhà riêng. Hybrid working cho phép nhân viên làm việc từ xa ở nhiều địa điểm, như nhà riêng, coworking space, và văn phòng vệ tinh… WFH chỉ xác định một địa điểm duy nhất là nhà riêng.

So sánh hybrid working với remote working

Hybrid working khác remote working ở chỗ hybrid working yêu cầu nhân viên có mặt tại văn phòng vào những ngày nhất định, còn remote working không có ngày bắt buộc đến văn phòng. Nhân viên remote working làm việc từ bất kỳ nơi nào có kết nối internet, kể cả ở thành phố hoặc quốc gia khác với trụ sở công ty.

Các mô hình hybrid working phổ biến

Hybrid working có 4 mô hình phổ biến: flexible hybrid work, fixed hybrid work, office-first hybrid work, và remote-first hybrid work. Các mô hình khác nhau ở mức độ doanh nghiệp quy định lịch làm việc và nơi làm việc chiếm phần lớn thời gian của nhân viên.

Flexible hybrid work: kết hợp linh hoạt

Flexible hybrid work là mô hình cho phép nhân viên tự quyết định ngày làm việc tại văn phòng và ngày làm việc từ xa. Doanh nghiệp không đặt số ngày bắt buộc, nhân viên căn cứ vào yêu cầu công việc và thống nhất với quản lý. Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp có văn hóa đề cao sự tự chủ và đánh giá nhân viên theo kết quả công việc.

• Lợi ích: nhân viên chủ động hơn và dễ cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
• Thách thức: doanh nghiệp khó sắp xếp chỗ ngồi tại văn phòng và khó tổ chức họp trực tiếp đủ thành viên nếu không có kế hoạch trước.

Fixed hybrid work: làm việc kết hợp cố định

Fixed hybrid work là mô hình doanh nghiệp quy định cụ thể những ngày nhân viên làm việc tại văn phòng, các ngày còn lại làm việc từ xa. Ví dụ, nhân viên có mặt tại văn phòng vào thứ Hai và thứ Tư. Lịch này áp dụng chung cho toàn công ty hoặc riêng cho từng nhân viên hay phòng ban.

• Lợi ích: cả nhóm có mặt cùng ngày nên thuận lợi cho họp nhóm, đào tạo, và phối hợp dự án. Doanh nghiệp dự báo được số người lên văn phòng để bố trí chỗ ngồi và phòng họp.
• Thách thức: nhân viên có ít quyền lựa chọn hơn so với flexible hybrid work.

Office-first hybrid work: kết hợp văn phòng

Office-first hybrid work là mô hình lấy văn phòng làm nơi làm việc chính, nhân viên chỉ làm việc từ xa vài ngày trong tuần. Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp ưu tiên tương tác trực tiếp và văn hóa công ty, trong đó làm việc từ xa là quyền lợi bổ sung.

• Lợi ích: văn hóa doanh nghiệp, tinh thần đồng đội và hợp tác trực tiếp được duy trì.
• Thách thức: doanh nghiệp tiết kiệm được ít chi phí không gian văn phòng hơn và khó dự báo số người có mặt mỗi ngày nếu không quy định ngày cụ thể.

Remote-first hybrid work: kết hợp từ xa

Remote-first hybrid work (kết hợp từ xa) là mô hình lấy làm việc từ xa làm mặc định, nhân viên chỉ đến văn phòng vào những dịp cần họp, đào tạo, hoặc kết nối nhóm. Văn phòng đóng vai trò điểm hẹn cộng tác thay vì nơi làm việc hằng ngày.

• Lợi ích: doanh nghiệp giảm chi phí không gian văn phòng và mở rộng nguồn tuyển dụng sang nhiều khu vực, miễn là nhân viên có thể đến điểm hẹn khi cần.
• Thách thức: nhân viên dễ cảm thấy cô lập, doanh nghiệp khó duy trì văn hóa và cần hạ tầng công nghệ cùng quy trình làm việc chuẩn.

Vì sao hybrid working trở thành xu hướng tại Việt Nam?

Hybrid working trở thành xu hướng tại Việt Nam vì người lao động muốn làm việc linh hoạt, và doanh nghiệp chuyển sang mô hình kết hợp khi đưa nhân viên trở lại văn phòng sau giãn cách. Xu hướng này bắt đầu từ thay đổi chung của thị trường lao động toàn cầu sau đại dịch COVID-19, rồi được củng cố bởi bối cảnh riêng của doanh nghiệp Việt Nam.

Xu hướng hybrid working toàn cầu

Hybrid working trở thành xu hướng toàn cầu sau đại dịch COVID-19, khi doanh nghiệp và người lao động nhận thấy làm việc từ xa vận hành được và muốn giữ sự linh hoạt này cùng với tương tác trực tiếp tại văn phòng. Xu hướng này thể hiện ở bốn điểm sau:

• Dự báo: McKinsey dự báo 66% doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc kết hợp vào năm 2030.
• Kỳ vọng của nhân viên: 73% người lao động muốn duy trì lựa chọn làm việc từ xa linh hoạt, và 67% muốn có thêm thời gian gặp mặt trực tiếp đồng nghiệp, theo Work Trend Index 2021 của Microsoft với hơn 30.000 người tại 31 quốc gia.
• Mức độ sử dụng thực tế: 87% người lao động được đề nghị làm việc linh hoạt đã nhận lời, và làm việc tại nhà trung bình 3 ngày mỗi tuần, theo khảo sát 25.000 người Mỹ của McKinsey năm 2022.
• Giữ chân nhân sự: 49% nhân viên đang làm việc từ xa hoặc kết hợp tại Mỹ sẽ tìm việc mới nếu bị buộc quay lại văn phòng toàn thời gian, theo khảo sát Fortune-Momentive năm 2021.

Bối cảnh áp dụng tại Việt Nam

Hybrid working phát triển tại Việt Nam nhờ nhu cầu cân bằng công việc và cuộc sống của lực lượng lao động trẻ, áp lực di chuyển tại các đô thị lớn và hạ tầng công nghệ đủ để làm việc từ xa. Bối cảnh này thể hiện ở bốn điểm sau:

• Nhu cầu của người lao động: theo khảo sát Work Trend Index 2021 của Microsoft, 81% người lao động Việt Nam mong muốn tiếp tục làm việc theo mô hình này, nhất là Gen Z.
• Giao thông đô thị: kẹt xe giờ cao điểm tại Hà Nội và TP.HCM khiến nhân viên ưu tiên những công ty cho phép làm việc tại nhà một vài ngày trong tuần.
• Hạ tầng công nghệ: internet phổ cập và các công cụ như Zoom, Microsoft Teams giúp triển khai làm việc từ xa thuận lợi.
• Doanh nghiệp áp dụng: VNG, ELSA Speak và MoMo cho nhân viên làm việc tại nhà và đến văn phòng vào một số ngày trong tuần.

Lợi ích của hybrid working

Hybrid working mang lại 4 lợi ích chính: nhân viên tăng hiệu suất nhờ lịch làm việc linh hoạt, cân bằng công việc và cuộc sống tốt hơn, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành, và mở rộng phạm vi tuyển dụng nhân tài. Nhân viên được chủ động về thời gian và địa điểm làm việc, còn doanh nghiệp tối ưu chi phí và nguồn nhân lực mà vẫn duy trì tương tác trực tiếp tại văn phòng.

Tăng hiệu suất và sự linh hoạt cho nhân viên

Hybrid working tăng hiệu suất vì nhân viên xếp đúng loại việc vào đúng nơi làm việc. Báo cáo, phân tích dữ liệu, và lập trình cần tập trung cao, nên phù hợp với những ngày làm việc từ xa, khi ít bị gián đoạn. Họp nhóm, thảo luận ý tưởng, và đào tạo cần tương tác trực tiếp, nên dành cho những ngày tại văn phòng.

Nhân viên cũng chủ động hơn về khung giờ làm việc. Người làm việc tốt vào buổi sáng sớm và người hiệu quả hơn vào buổi tối đều sắp xếp được những giờ năng suất nhất cho các đầu việc quan trọng.

Nghiên cứu của Stanford và Trip.com trên 1.612 nhân viên, đăng trên tạp chí Nature năm 2024, cho thấy nhóm làm việc 3 ngày tại văn phòng và 2 ngày tại nhà có hiệu suất và tỷ lệ thăng tiến tương đương nhóm làm việc tại văn phòng toàn thời gian. Sự linh hoạt vì vậy không làm giảm hiệu quả công việc.

Cân bằng công việc – cuộc sống tốt hơn

Hybrid working giúp nhân viên cân bằng công việc và cuộc sống nhờ tiết kiệm thời gian di chuyển và chủ động hơn trong lịch cá nhân. Vào những ngày làm việc từ xa, nhân viên dành thời gian đi lại cho việc đưa đón con, chăm sóc người thân, tập thể dục, hoặc nghỉ ngơi. Tại TP.HCM và Hà Nội, nơi tắc đường giờ cao điểm diễn ra thường xuyên, nhân viên cũng giảm đáng kể căng thẳng khi không phải di chuyển mỗi ngày.

Sự cân bằng này giúp nhân viên gắn bó lâu hơn với doanh nghiệp. Cũng trong nghiên cứu trên, tỷ lệ nghỉ việc của nhóm làm việc kết hợp giảm 33% so với nhóm làm việc tại văn phòng toàn thời gian. Doanh nghiệp nhờ đó giảm chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới.

Tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp

Hybrid working giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành vì số nhân viên có mặt tại văn phòng mỗi ngày giảm, kéo theo nhu cầu diện tích giảm. Các khoản tiết kiệm gồm:

• Tiền thuê mặt bằng: doanh nghiệp thuê diện tích nhỏ hơn, đặc biệt tại khu vực trung tâm có giá thuê cao. Đây là khoản tiết kiệm lớn nhất.
• Chi phí vận hành: tiền điện, nước, vệ sinh, và bảo trì giảm theo diện tích sử dụng.
• Bàn ghế và thiết bị cố định: với mô hình chỗ ngồi linh hoạt (hot desking), nhân viên dùng chung bàn theo ngày, nên số chỗ ngồi thấp hơn tổng số nhân viên, ví dụ 60 chỗ ngồi cho 100 nhân viên.
• Trợ cấp đi lại: doanh nghiệp điều chỉnh các khoản trợ cấp khi nhân viên đến văn phòng ít ngày hơn.

Mở rộng khả năng tuyển dụng nhân tài không giới hạn địa lý

Hybrid working mở rộng phạm vi tuyển dụng vì ứng viên chỉ cần có mặt tại văn phòng vài ngày mỗi tuần, không phải mỗi ngày. Doanh nghiệp không còn bị giới hạn trong nhóm ứng viên sống gần văn phòng. Chuyên gia ở các tỉnh, thành lân cận và khu vực ngoài trung tâm có thể nhận việc mà không cần chuyển nơi ở hay chịu quãng đường đi lại dài mỗi ngày.

Lịch làm việc linh hoạt cũng thu hút ứng viên ưu tiên cân bằng công việc và cuộc sống, nhóm thường có nhiều lựa chọn việc làm. Doanh nghiệp vừa tuyển được nhân sự chất lượng cao, vừa tăng khả năng giữ chân họ.

Thách thức khi triển khai hybrid working

Hybrid working đặt ra 4 thách thức chính cho doanh nghiệp: bất bình đẳng giữa nhân viên tại văn phòng và từ xa, gián đoạn giao tiếp và cộng tác, rủi ro bảo mật dữ liệu, và mức độ phù hợp không đồng đều giữa các ngành nghề. Doanh nghiệp nhận diện đúng từng thách thức trước khi triển khai sẽ xây dựng được chính sách làm việc kết hợp sát với đặc thù vận hành của mình.

Bất bình đẳng giữa nhân viên tại văn phòng và từ xa

Bất bình đẳng xuất hiện khi người quản lý có xu hướng ưu ái nhân viên thường xuyên có mặt tại văn phòng, hiện tượng này gọi là thiên vị khoảng cách (proximity bias). Nhân viên làm việc từ xa vì thế có ít cơ hội được nhìn thấy và ghi nhận hơn, dù đóng góp tương đương. Sự chênh lệch này thể hiện ở bốn điểm sau:

• Cơ hội thăng tiến: nhân viên từ xa ít tương tác trực tiếp với quản lý nên bị bỏ qua khi khen thưởng, đề bạt, hoặc giao dự án quan trọng.
• Quyền tham gia quyết định: nhiều quyết định hình thành qua các trao đổi nhanh tại văn phòng, nên nhân viên từ xa thường nhận thông tin sau khi mọi việc đã chốt và có ít tiếng nói trong kết quả cuối cùng.
• Tiếp cận tài nguyên: thiết bị chuyên dụng, phần mềm có bản quyền, hoặc tài liệu lưu trữ tại công ty gây khó khăn cho người làm việc tại nhà, khiến họ xử lý công việc chậm hơn đồng nghiệp ở văn phòng.
• Chênh lệch giữa các vị trí: lễ tân, nhân viên kho, và kỹ thuật viên bắt buộc có mặt tại chỗ, trong khi nhân viên marketing, lập trình, và phân tích dữ liệu được làm việc từ xa. Nhóm bắt buộc đến văn phòng nảy sinh tâm lý so sánh và bất mãn trong nội bộ.

Doanh nghiệp giảm thiểu bất bình đẳng bằng cách đánh giá nhân viên theo kết quả đầu ra thay vì thời gian hiện diện, đồng thời ghi lại các quyết định quan trọng để mọi người cùng tiếp cận.

Gián đoạn giao tiếp và cộng tác

Gián đoạn giao tiếp và cộng tác xảy ra khi nhóm làm việc ở nhiều địa điểm, khiến thông tin bị phân mảnh, phản hồi chậm, và khó phối hợp giữa người tại văn phòng và người làm từ xa. Thách thức này gồm năm biểu hiện:

• Thông tin thiếu đồng bộ: nội dung không được cập nhật kịp thời nên người làm từ xa khó nắm tiến độ dự án.
• Khó xếp lịch phối hợp: nhóm mất nhiều thời gian để lên lịch họp chung và thống nhất khung giờ phản hồi khi mỗi người làm việc ở một nơi, theo một nhịp khác nhau.
• Hiểu lầm khi trao đổi qua văn bản: tin nhắn và email thiếu ngôn ngữ cơ thể và giọng nói nên người nhận dễ hiểu sai ý.
• Giảm thảo luận tự phát: nhóm mất đi những cuộc trao đổi ngẫu nhiên tại văn phòng, vốn là nơi nảy sinh ý tưởng, giải quyết vướng mắc nhanh, và hướng dẫn nhân viên mới.
• Họp trực tuyến quá tải: nhóm tăng số cuộc họp online để bù cho thiếu tương tác trực tiếp, gây mệt mỏi cho nhân viên mà vẫn không thay thế được những cuộc trao đổi tự phát.

Doanh nghiệp cần chuẩn hóa công cụ chat nội bộ, phần mềm họp video, và nền tảng quản lý công việc để thu hẹp khoảng cách giữa hai nhóm.

Rủi ro bảo mật dữ liệu

Rủi ro bảo mật dữ liệu tăng khi nhân viên truy cập hệ thống công ty từ ngoài văn phòng, qua mạng và thiết bị thiếu các lớp bảo vệ như tại công ty. Rủi ro tập trung ở bốn điểm sau:

• Mạng không an toàn: nhân viên dùng Wi-Fi gia đình hoặc Wi-Fi công cộng để truy cập hệ thống, tạo điều kiện cho kẻ tấn công chặn dữ liệu hoặc cài mã độc.
• Thiết bị thiếu kiểm soát: máy cá nhân chưa cài phần mềm bảo mật, máy dùng chung với người thân, hoặc máy công ty mang ra nơi công cộng, làm tăng nguy cơ nhiễm mã độc, thất lạc, và bị trộm.
• Quyền truy cập khó giám sát: doanh nghiệp khó theo dõi ai truy cập dữ liệu nào, từ đâu, và mức độ tuân thủ nguyên tắc an toàn thông tin của từng nhân viên.
• Lỗi từ người dùng: nhân viên làm việc một mình có thể bấm vào email lừa đảo (phishing) hoặc chia sẻ dữ liệu qua kênh không được phép mà không có ai nhắc nhở kịp thời.

Doanh nghiệp cần có chính sách bảo mật cho cả ba lớp (thiết bị, kết nối, và quyền truy cập), cùng đội ngũ công nghệ thông tin đủ năng lực vận hành và giám sát liên tục. Các biện pháp phổ biến gồm VPN, xác thực nhiều lớp (MFA), phân quyền theo vai trò, và đào tạo nhân viên về an toàn thông tin.

Không phù hợp với mọi ngành nghề

Hybrid working chỉ phát huy hiệu quả ở những ngành có phần lớn công việc thực hiện được trên máy tính và không gắn với địa điểm cố định. Mức độ phù hợp chia thành ba nhóm:

• Ngành phù hợp cao: công nghệ thông tin, marketing, thiết kế, tư vấn, và kế toán chia lịch giữa văn phòng và từ xa khá dễ dàng.
• Ngành cần hiện diện trực tiếp: sản xuất, logistics, y tế, giáo dục, khách sạn, nhà hàng, và bán lẻ yêu cầu nhân viên có mặt tại địa điểm làm việc. Hybrid working chủ yếu áp dụng cho khối hành chính và nhân sự của các ngành này.
• Ngành chịu yêu cầu tuân thủ chặt: ngân hàng, chứng khoán, và bảo hiểm có quy trình và quy định bảo mật nghiêm ngặt, nên thường chỉ áp dụng hybrid working cho một số vị trí nhất định.

Công thức triển khai hybrid working hiệu quả

Công thức triển khai hybrid working hiệu quả gồm 3 yếu tố: con người, quy trình, và công nghệ. Con người quyết định mức độ chấp nhận mô hình, quy trình giúp mọi nhân viên vận hành thống nhất, còn công nghệ duy trì kết nối giữa nhân viên tại văn phòng và nhân viên làm việc từ xa. Thiếu một trong 3 yếu tố, mô hình mất cân bằng và khó duy trì lâu dài.

Con người – chìa khóa thành công

Con người là yếu tố quyết định hybrid working có hiệu quả hay không, vì mô hình này dựa vào sự tự chủ của nhân viên và cách quản lý theo kết quả công việc thay vì theo thời gian có mặt. Doanh nghiệp cần chuẩn bị bốn điểm sau:

• Lắng nghe nhu cầu: doanh nghiệp khảo sát và thảo luận để hiểu mong muốn của nhân viên về hình thức hybrid phù hợp, sau đó thu thập phản hồi thường xuyên để điều chỉnh chính sách.
• Đánh giá theo kết quả: doanh nghiệp dùng KPI hoặc OKR thay cho thời gian ngồi tại bàn làm việc.
• Đào tạo kỹ năng: Nhân viên học cách tự quản lý thời gian, làm việc độc lập, và cộng tác trực tuyến. Cấp quản lý học cách điều phối nhóm làm việc ở nhiều địa điểm và giao việc theo kết quả.
• Duy trì gắn kết: Doanh nghiệp tổ chức hoạt động gắn kết định kỳ để nhân viên làm việc từ xa không bị cô lập khỏi nhóm.

Quy trình – nền tảng minh bạch

Quy trình giúp hybrid working minh bạch và thống nhất vì mọi nhân viên áp dụng cùng một bộ quy tắc, bất kể làm việc ở văn phòng hay từ xa. Doanh nghiệp cần thiết lập bốn điểm sau:

• Chính sách rõ ràng: Doanh nghiệp quy định số ngày làm việc tại văn phòng và từ xa, quyền lợi, nghĩa vụ và tiêu chí đánh giá cho từng vị trí.
• Khung giờ cốt lõi (core hours): Doanh nghiệp ấn định khoảng thời gian cố định trong ngày, ví dụ 10:00 – 12:00 và 14:00 – 16:00, để mọi thành viên cùng trực tuyến, họp, và xử lý việc chung.
• Quy tắc báo cáo tiến độ: Thành viên cập nhật tiến độ và ghi chép tài liệu theo định kỳ cố định, giúp cả nhóm nắm thông tin mà không phụ thuộc vào các cuộc họp liên tục.
• Mục đích ngày ở văn phòng: Doanh nghiệp dành những ngày có mặt đông đủ cho họp nhóm, đào tạo, và xây dựng gắn kết, tức là những hoạt động cần gặp trực tiếp. Công việc cần tập trung cá nhân chuyển sang ngày làm việc từ xa.

Công nghệ – bệ phóng kết nối

Công nghệ là hạ tầng giúp nhóm làm việc ở nhiều địa điểm vẫn kết nối và phối hợp như một tập thể thống nhất. Doanh nghiệp cần trang bị 4 nhóm giải pháp sau:

• Giao tiếp trực tuyến: Microsoft Teams, Slack, Zoom giúp thông tin đến đúng người, đúng lúc.
• Quản lý công việc: Trello, Asana, Monday.com giúp theo dõi tiến độ dự án theo thời gian thực.
• Bảo mật dữ liệu: mạng riêng ảo (VPN), xác thực hai yếu tố (2FA), phân quyền truy cập và mã hóa dữ liệu.
• Thiết bị họp tại văn phòng: camera và micro cho các buổi họp có người tham dự từ xa.

Giải pháp không gian văn phòng cho mô hình hybrid working

Doanh nghiệp hybrid working có 3 giải pháp không gian văn phòng: serviced office cho đội nhóm 10-30 người cần văn phòng riêng sẵn sàng sử dụng, coworking space cho nhóm dưới 10 người cần chỗ ngồi theo ngày hoặc theo tháng, và thu nhỏ diện tích văn phòng truyền thống cho doanh nghiệp đã thuê văn phòng riêng. Ba giải pháp cùng xử lý một vấn đề: số nhân viên có mặt mỗi ngày thấp hơn tổng nhân sự, nên chỗ ngồi cố định cho từng người trở nên lãng phí.

Văn phòng linh hoạt / serviced office

Văn phòng linh hoạt (serviced office, hay văn phòng dịch vụ) là không gian đã hoàn thiện nội thất, đi kèm lễ tân, vệ sinh, bảo trì và tiện ích dùng chung. Doanh nghiệp hybrid working dùng giải pháp này để giữ một địa điểm làm việc chuyên nghiệp cho những ngày nhân viên lên văn phòng, mà không phải đầu tư thi công. Giải pháp này thể hiện ở bốn điểm sau:

• Quy mô phù hợp: đội nhóm 5-30 người.
• Thời hạn thuê: phổ biến từ 6 tháng đến 2 năm.
• Ngân sách: không phát sinh chi phí thi công và nội thất ban đầu, nhưng chi phí mỗi chỗ ngồi cao hơn văn phòng truyền thống khi thuê dài hạn.
• Hạn chế: không gian ít tùy biến theo bản sắc thương hiệu.

Coworking space

Coworking space là không gian làm việc chung, nơi nhiều cá nhân và doanh nghiệp cùng sử dụng khu vực làm việc, phòng họp, và tiện ích. Doanh nghiệp hybrid thuê theo chỗ ngồi thay vì thuê trọn một mặt bằng, nên chỉ trả cho những ngày nhân viên thực sự sử dụng.

Coworking có 3 loại gói thuê: hot desk (chỗ ngồi không cố định), dedicated desk (chỗ ngồi cố định), và phòng riêng nhỏ trong không gian chung.

• Quy mô phù hợp: nhóm dưới 10 người.
• Thời hạn thuê: tính theo ngày hoặc theo tháng, không ràng buộc dài hạn.
• Ngân sách: mức cam kết ban đầu thấp nhất trong 3 giải pháp, chi phí tăng giảm theo số chỗ ngồi sử dụng.
• Hạn chế: không gian ít riêng tư, không phù hợp với công việc thường xuyên tiếp khách trang trọng hoặc xử lý dữ liệu nhạy cảm.

Thu nhỏ diện tích văn phòng truyền thống

Thu nhỏ diện tích văn phòng truyền thống là giữ văn phòng riêng nhưng giảm diện tích thuê theo số nhân viên có mặt cùng lúc. Doanh nghiệp bỏ mô hình mỗi nhân viên một bàn, chuyển sang hot desk, và dành phần diện tích còn lại cho phòng họp, khu thảo luận nhóm, và khu tiếp khách. Văn phòng vì vậy chuyển từ nơi làm việc hằng ngày thành nơi họp, cộng tác, và gặp mặt trực tiếp.

• Quy mô phù hợp: doanh nghiệp đã có văn phòng riêng, thường từ 20 người trở lên.
• Thời hạn thuê: hợp đồng truyền thống phổ biến 3-5 năm, nên việc giảm diện tích giữa kỳ phụ thuộc vào đàm phán với chủ tòa nhà.
• Ngân sách: tiền thuê và chi phí vận hành giảm theo diện tích, nhưng khoản đã đầu tư cho thi công vẫn phải tính.
• Hạn chế: cần cải tạo lại mặt bằng, và doanh nghiệp vẫn chịu ràng buộc hợp đồng dài hạn.

Câu hỏi thường gặp về hybrid working

Phần này giải đáp hai thắc mắc thường gặp: remote working là gì, và hybrid working có phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hay không.

Remote working là gì?

Remote working (làm việc từ xa) là hình thức làm việc mà nhân viên hoàn thành công việc ngoài văn phòng truyền thống của doanh nghiệp, tại nhà riêng, coworking space, quán cà phê hoặc bất kỳ nơi nào có kết nối internet ổn định. Khác với hybrid working, remote working không yêu cầu nhân viên đến văn phòng theo lịch.

Hybrid working có phù hợp với doanh nghiệp nhỏ không?

Hybrid working phù hợp với nhiều doanh nghiệp nhỏ vì mô hình này giúp giảm chi phí mặt bằng và tăng sức hút với ứng viên. Mức độ phù hợp phụ thuộc vào tính chất công việc và mức độ cần gặp trực tiếp của đội nhóm. Doanh nghiệp nhỏ có thể cân nhắc ba điểm sau:

• Chi phí mặt bằng: doanh nghiệp thuê văn phòng nhỏ hơn hoặc dùng serviced office, coworking space, từ đó giảm các chi phí đi kèm như điện, nước, internet.
• Tuyển dụng: chính sách làm việc linh hoạt là phúc lợi giúp doanh nghiệp nhỏ cạnh tranh với doanh nghiệp lớn về mức lương và thu hút ứng viên ở nhiều nơi.
• Triển khai: quy mô nhân sự nhỏ giúp doanh nghiệp điều chỉnh chính sách và áp dụng công cụ quản lý công việc trực tuyến nhanh hơn.

<p”>Hybrid working (mô hình làm việc kết hợp giữa văn phòng và làm từ xa) không còn là giải pháp tình thế mà đã trở thành cách vận hành lâu dài của nhiều doanh nghiệp. Khi nhân viên không cần có mặt mỗi ngày, không gian làm việc cũng cần được tính lại: nhỏ gọn hơn, linh hoạt hơn và đủ tiện nghi để đội nhóm gặp nhau hiệu quả vào những ngày làm việc trực tiếp. Bước tiếp theo là chọn một địa điểm phù hợp với chính mô hình đó.

Nếu doanh nghiệp đang tìm văn phòng cho thuê Hà Nội hay văn phòng cho thuê Hồ Chí Minh, RSQUARE Vietnam có thể đồng hành từ khâu xác định diện tích, ngân sách đến việc chọn tòa nhà và đàm phán hợp đồng. Với kinh nghiệm môi giới văn phòng tại hai thành phố lớn, RSQUARE giúp doanh nghiệp tìm được không gian vừa đáp ứng nhu cầu hiện tại, vừa đủ linh hoạt để thay đổi khi mô hình làm việc tiếp tục phát triển.