Tìm được mặt bằng phù hợp chưa phải là bước cuối cùng trước khi doanh nghiệp chuyển sang văn phòng mới. Từ thời điểm nhận mặt bằng đến ngày vận hành thực tế, doanh nghiệp còn phải xử lý nhiều công việc liên quan đến bố trí không gian, thiết kế, hệ thống kỹ thuật, thi công, lắp đặt nội thất và nghiệm thu.
Nếu các hạng mục này chỉ được bắt đầu sau khi hợp đồng thuê đã ký, thời gian chuẩn bị có thể bị thu hẹp đáng kể. Ngược lại, khi thiết kế được tính từ giai đoạn khảo sát và lựa chọn mặt bằng, doanh nghiệp có thêm cơ sở để đánh giá một sàn văn phòng có thực sự phù hợp với số lượng nhân sự, cách vận hành và ngân sách đầu tư hay không.
Dưới đây là những nội dung doanh nghiệp cần nắm rõ khi chuẩn bị thiết kế và thi công nội thất văn phòng.
1. Thiết kế và thi công nội thất văn phòng là gì?
Thiết kế nội thất văn phòng là quá trình chuyển các yêu cầu sử dụng của doanh nghiệp thành phương án bố trí không gian cụ thể. Phương án này thường bao gồm vị trí khu làm việc, phòng họp, khu vực quản lý, pantry, khu tiếp khách, hệ thống lưu trữ và các khu chức năng khác.
Thi công nội thất là giai đoạn triển khai phương án đã được phê duyệt vào mặt bằng thực tế. Công việc có thể liên quan đến vách ngăn, trần, sàn, hệ thống điện, chiếu sáng, điều hòa, mạng dữ liệu, phòng cháy chữa cháy, nội thất rời và các hạng mục hoàn thiện khác.
Hai giai đoạn có quan hệ trực tiếp với nhau. Một phương án thiết kế cần tính đến điều kiện kỹ thuật của mặt bằng ngay từ đầu; trong khi quá trình thi công phải bám sát bản vẽ, vật liệu, ngân sách và tiêu chuẩn đã thống nhất.
2. Quy trình thiết kế nội thất văn phòng gồm những bước nào?
2.1 Khảo sát hiện trạng mặt bằng
Khảo sát hiện trạng là bước đầu tiên trước khi xây dựng phương án thiết kế.
Đơn vị phụ trách cần kiểm tra hình dạng mặt bằng, vị trí cột, cửa ra vào, cửa sổ, cao độ trần, hệ thống điều hòa, điện, cấp thoát nước, phòng cháy chữa cháy và những giới hạn kỹ thuật do tòa nhà quy định.
Cùng một diện tích thuê nhưng hai mặt bằng có thể cho khả năng bố trí rất khác nhau. Sàn có nhiều cột, hình dạng không vuông vức hoặc lõi kỹ thuật chiếm nhiều diện tích thường cần phương án bố trí khác với mặt bằng vuông và ít vật cản.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên đánh giá khả năng sử dụng chỉ dựa trên con số diện tích.
2.2 Đo đạc và kiểm tra kích thước thực tế
Sau khảo sát ban đầu, mặt bằng cần được đo đạc để xác nhận kích thước thực tế.
Các số liệu này là cơ sở để triển khai bản vẽ bố trí, kiểm tra số lượng chỗ ngồi có thể bố trí và xác định kích thước của từng khu vực chức năng.
Đây cũng là thời điểm cần đối chiếu giữa diện tích ghi trong hồ sơ cho thuê và phần diện tích doanh nghiệp thực tế có thể sử dụng cho hoạt động văn phòng.
2.3 Xây dựng phương án bố trí mặt bằng
Từ nhu cầu sử dụng và số liệu khảo sát, đơn vị thiết kế sẽ xây dựng phương án bố trí mặt bằng 2D.
Bản vẽ cần thể hiện rõ số lượng vị trí làm việc, phòng họp, phòng quản lý, khu tiếp khách, pantry, kho lưu trữ, lối đi và các khu vực chức năng khác.
Ở giai đoạn này, mục tiêu quan trọng chưa phải là màu sắc hay vật liệu. Doanh nghiệp cần kiểm tra trước xem mặt bằng có đáp ứng cách tổ chức nhân sự và hoạt động thực tế hay không.
Một sàn có giá thuê phù hợp nhưng không bố trí đủ số chỗ ngồi hoặc phát sinh quá nhiều diện tích giao thông có thể làm thay đổi toàn bộ bài toán thuê.
2.4 Xác định concept và thiết kế 3D
Khi phương án mặt bằng đã được thống nhất, doanh nghiệp mới nên đi sâu vào phong cách thiết kế.
Bản phối cảnh 3D thể hiện tương đối rõ hình ảnh văn phòng sau khi hoàn thiện: màu sắc, vật liệu, ánh sáng, nội thất và cách xử lý từng không gian.
Đây cũng là giai đoạn cần cân bằng giữa yêu cầu thẩm mỹ và khả năng triển khai thực tế. Một vật liệu hoặc chi tiết thiết kế có thể phù hợp về hình ảnh nhưng chưa chắc phù hợp với ngân sách, tiến độ hoặc quy định của tòa nhà.
2.5 Hoàn thiện bản vẽ kỹ thuật và dự toán
Sau khi chốt phương án, hồ sơ cần được phát triển thành các bản vẽ kỹ thuật để phục vụ thi công.
Tùy phạm vi dự án, hồ sơ có thể bao gồm bản vẽ trần, sàn, điện, chiếu sáng, dữ liệu, điều hòa, vách ngăn, đồ gỗ và các chi tiết hoàn thiện.
Dự toán cũng cần được lập theo từng nhóm hạng mục thay vì chỉ sử dụng một con số ngân sách tổng.
Cách làm này giúp doanh nghiệp biết phần chi phí nào dành cho xây dựng, hệ thống kỹ thuật, nội thất, thiết bị và phần dự phòng.
3. Vì sao nên xem xét thiết kế ngay từ khi tìm văn phòng?
Thiết kế văn phòng thường được xem là công việc bắt đầu sau khi ký hợp đồng thuê. Tuy nhiên, với các mặt bằng cần đầu tư fit-out, việc đưa đơn vị thiết kế tham gia sớm có thể giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hơn trước khi đặt cọc.
Kiểm tra mặt bằng có bố trí đủ chỗ ngồi hay không
Diện tích cần thuê phụ thuộc vào nhiều yếu tố ngoài số lượng nhân sự.
Hình dạng sàn, hệ cột, vị trí lõi thang máy, cửa sổ, phòng kỹ thuật và yêu cầu về phòng họp đều ảnh hưởng đến số chỗ ngồi thực tế.
Một bản test-fit hoặc bản bố trí sơ bộ có thể giúp doanh nghiệp kiểm tra vấn đề này trước khi đưa ra quyết định thuê.
Xác định các hạng mục có thể phát sinh chi phí
Hiện trạng bàn giao của từng văn phòng khác nhau.
Mặt bằng bare shell có phạm vi thi công khác với warm shell hoặc văn phòng đã có sẵn nội thất. Doanh nghiệp cần biết phần nào có thể giữ lại, phần nào phải tháo dỡ và phần nào cần đầu tư mới.
Thông tin này ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí sử dụng văn phòng trong giai đoạn đầu.
Kiểm tra yêu cầu kỹ thuật trước khi ký hợp đồng
Một số doanh nghiệp có yêu cầu riêng về điện, điều hòa, tải sàn, phòng máy chủ, hệ thống dữ liệu hoặc các khu vực chức năng đặc thù.
Nếu chỉ phát hiện hạn chế kỹ thuật sau khi đã ký hợp đồng, khả năng điều chỉnh phương án thường thấp hơn.
Vì vậy, đánh giá mặt bằng nên được thực hiện đồng thời dưới góc độ thuê và góc độ thiết kế – vận hành.
4. Nên thuê riêng đơn vị thiết kế và thi công hay chọn nhà thầu trọn gói?
Không có một phương án phù hợp với mọi doanh nghiệp. Lựa chọn phụ thuộc vào quy mô dự án, năng lực quản lý nội bộ và mức độ phức tạp của văn phòng.
Thiết kế và thi công bởi hai đơn vị riêng
Phương án này cho phép doanh nghiệp lựa chọn từng nhà cung cấp theo năng lực và báo giá riêng.
Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng hồ sơ thiết kế để mời nhiều nhà thầu thi công báo giá, từ đó có thêm cơ sở so sánh.
Tuy nhiên, cách làm này đòi hỏi khả năng quản lý dự án tốt hơn. Khi phát sinh vấn đề, doanh nghiệp cần xác định rõ trách nhiệm thuộc về thiết kế, thi công hay thay đổi từ phía chủ đầu tư.
Thiết kế và thi công trọn gói
Với mô hình design & build, một đơn vị chịu trách nhiệm từ thiết kế đến triển khai.
Ưu điểm chính là đầu mối quản lý ít hơn và việc điều chỉnh giữa bản vẽ với thực tế thi công thường nhanh hơn.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra kỹ phạm vi báo giá, danh mục vật liệu, tiêu chuẩn hoàn thiện, điều kiện phát sinh và bảo hành trước khi ký hợp đồng.
Điểm quan trọng không phải chỉ là chọn mô hình nào có giá thấp hơn. Doanh nghiệp cần so sánh tổng chi phí, thời gian quản lý nội bộ và mức độ kiểm soát cần thiết cho dự án.
5. Những khoản cần đưa vào ngân sách thi công văn phòng
Ngân sách nội thất không nên chỉ bao gồm bàn ghế và phần hoàn thiện nhìn thấy được.
Tùy hiện trạng mặt bằng, doanh nghiệp có thể phải chuẩn bị ngân sách cho:
- Thiết kế và hồ sơ kỹ thuật
- Tháo dỡ hoặc cải tạo hiện trạng
- Trần, sàn và vách ngăn
- Hệ thống điện và chiếu sáng
- Điều hòa và thông gió
- Hệ thống mạng và dữ liệu
- Hệ thống phòng cháy chữa cháy liên quan đến phạm vi cải tạo
- Nội thất rời và nội thất đóng mới
- Biển hiệu
- Thiết bị phòng họp và công nghệ
- Phí liên quan đến thi công theo quy định của tòa nhà
- Chi phí vận chuyển
- Chi phí vệ sinh và bàn giao
- Ngân sách dự phòng cho các phát sinh
Danh mục cụ thể cần được xác nhận theo từng tòa nhà và từng mặt bằng.
Việc tách ngân sách theo nhóm giúp doanh nghiệp dễ xác định hạng mục nào bắt buộc, hạng mục nào có thể điều chỉnh và phần nào có thể triển khai theo từng giai đoạn.
6. Làm thế nào để kiểm soát tiến độ thiết kế và thi công?
6.1 Bắt đầu từ ngày dự kiến vận hành
Thay vì hỏi “thi công mất bao lâu?”, doanh nghiệp nên bắt đầu từ ngày dự kiến đưa văn phòng vào sử dụng rồi tính ngược.
Các mốc thường cần tính gồm:
thiết kế → phê duyệt nội bộ → phê duyệt của tòa nhà → đặt vật tư → thi công → lắp đặt nội thất → kiểm tra hệ thống → nghiệm thu → chuyển văn phòng → vận hành.
Cách tính ngược giúp nhận diện sớm những hạng mục có thể ảnh hưởng đến ngày chuyển văn phòng.
6.2 Chốt yêu cầu trước khi thi công
Thay đổi thiết kế trong quá trình thi công là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến tiến độ và ngân sách khó kiểm soát.
Doanh nghiệp nên xác nhận các yêu cầu quan trọng về số chỗ ngồi, phòng họp, phòng quản lý, vật liệu và thiết bị trước khi bắt đầu triển khai.
Các thay đổi sau đó cần được đánh giá đồng thời về chi phí và ảnh hưởng đến lịch thi công.
6.3 Kiểm tra quy định fit-out của tòa nhà
Mỗi tòa nhà có thể có quy định riêng đối với công tác cải tạo.
Doanh nghiệp cần kiểm tra các yêu cầu về hồ sơ đăng ký thi công, giờ thi công, vận chuyển vật tư, sử dụng thang hàng, đặt cọc thi công, bảo hiểm, phòng cháy chữa cháy và nghiệm thu hệ thống.
Nếu bỏ qua bước này khi xây dựng lịch, kế hoạch thi công thực tế có thể khác đáng kể so với dự kiến ban đầu.
7. Những yếu tố cần kiểm tra trước khi nghiệm thu văn phòng
Nghiệm thu không nên chỉ dựa vào việc văn phòng đã “hoàn thiện về hình thức”.
Doanh nghiệp cần kiểm tra cả chất lượng hoàn thiện và khả năng vận hành thực tế.
Đối chiếu với hồ sơ đã được duyệt
Kiểm tra vị trí vách, cửa, nội thất, thiết bị và các hạng mục kỹ thuật so với bản vẽ cuối cùng.
Những thay đổi trong quá trình thi công cần được cập nhật lại vào hồ sơ hoàn công nếu cần thiết.
Kiểm tra công năng từng khu vực
Doanh nghiệp nên thử sử dụng thực tế các khu vực như chỗ ngồi, phòng họp, pantry, khu tiếp khách, kho và các lối đi.
Một không gian có thể đúng bản vẽ nhưng vẫn phát sinh vấn đề khi vận hành nếu khoảng cách sử dụng không phù hợp.
Kiểm tra hệ thống kỹ thuật
Các hệ thống điện, mạng, chiếu sáng, điều hòa, thông gió và các hạng mục kỹ thuật liên quan cần được kiểm tra trước khi bàn giao.
Đặc biệt, các thiết bị phục vụ hoạt động kinh doanh nên được thử tải hoặc vận hành thực tế trước ngày chuyển vào.
Lập danh sách lỗi cần khắc phục
Những lỗi về hoàn thiện hoặc thiết bị cần được ghi nhận bằng danh sách cụ thể, có hình ảnh và thời hạn xử lý.
Doanh nghiệp cũng cần lưu lại thông tin về bảo hành, đầu mối phụ trách và hồ sơ bàn giao của từng nhóm thiết bị.
8. Những sai lầm thường gặp khi thiết kế và thi công văn phòng
Chỉ xem đơn giá thuê mà chưa kiểm tra khả năng bố trí
Hai mặt bằng có cùng diện tích chưa chắc cung cấp cùng số lượng chỗ ngồi.
Khả năng sử dụng thực tế cần được kiểm tra trước khi doanh nghiệp đánh giá phương án nào có chi phí tốt hơn.
Chờ ký hợp đồng rồi mới bắt đầu thiết kế
Nếu thời gian thuê đã bắt đầu nhưng thiết kế vẫn chưa hoàn tất, doanh nghiệp có thể phải sử dụng một phần thời hạn thuê cho quá trình chuẩn bị mặt bằng.
Việc phối hợp sớm giữa tìm kiếm văn phòng và test-fit giúp giảm rủi ro này.
Thiết kế theo nhu cầu hiện tại mà không tính đến thay đổi nhân sự
Một văn phòng được bố trí vừa đủ cho số nhân sự hiện tại có thể nhanh chóng trở nên thiếu chỗ nếu doanh nghiệp đang có kế hoạch mở rộng.
Doanh nghiệp nên cung cấp cho đơn vị thiết kế kế hoạch headcount trong giai đoạn sử dụng dự kiến để xem xét khả năng điều chỉnh không gian.
Không kiểm tra điều kiện bàn giao và hoàn trả
Điều kiện bàn giao khi bắt đầu thuê ảnh hưởng đến chi phí fit-out.
Ngược lại, nghĩa vụ hoàn trả mặt bằng khi kết thúc hợp đồng có thể tạo thêm một khoản chi phí đáng kể ở cuối chu kỳ thuê.
Hai nội dung này nên được xem xét ngay từ giai đoạn đàm phán hợp đồng.
9. Vai trò của đơn vị tư vấn thuê văn phòng trong giai đoạn fit-out
Thiết kế và thi công không tách rời hoàn toàn khỏi quá trình thuê.
Ngay khi khảo sát mặt bằng, doanh nghiệp cần đối chiếu giữa yêu cầu sử dụng, hiện trạng bàn giao, điều kiện kỹ thuật, thời gian fit-out và các điều khoản trong hợp đồng thuê.
Trong quá trình tư vấn thuê văn phòng, RSQUARE có thể hỗ trợ doanh nghiệp rà soát nhu cầu diện tích, tìm kiếm và so sánh mặt bằng, kiểm tra các điều kiện thuê có liên quan đến kế hoạch chuyển văn phòng và phối hợp thông tin giữa doanh nghiệp với bên cho thuê.
Khi cần các dịch vụ chuyên môn khác trong quá trình triển khai văn phòng, doanh nghiệp có thể tiếp tục làm việc với các đơn vị thiết kế, thi công, pháp lý hoặc những đối tác kỹ thuật phù hợp với phạm vi dự án.
Cách tiếp cận này giúp quá trình tìm mặt bằng và chuẩn bị văn phòng được xem xét trong cùng một kế hoạch thay vì tách thành nhiều giai đoạn độc lập.
10. Câu hỏi thường gặp về thiết kế và thi công nội thất văn phòng
Thiết kế và thi công nội thất văn phòng gồm những bước nào?
Quy trình thường bắt đầu từ khảo sát hiện trạng, đo đạc, xây dựng layout 2D, thiết kế 3D, triển khai hồ sơ kỹ thuật, lập dự toán, thi công, nghiệm thu và bàn giao.
Tùy hiện trạng mặt bằng và yêu cầu của doanh nghiệp, phạm vi thực tế có thể thay đổi.
Có nên thuê đơn vị thiết kế văn phòng không?
Đối với văn phòng cần thay đổi bố trí hoặc thi công mới, việc có đơn vị chuyên môn tham gia giúp doanh nghiệp kiểm tra khả năng bố trí, triển khai hồ sơ kỹ thuật và xác định rõ hơn phạm vi đầu tư.
Với những mặt bằng đã hoàn thiện sẵn và chỉ cần điều chỉnh nhỏ, phạm vi thiết kế có thể đơn giản hơn.
Khi nào nên bắt đầu thiết kế văn phòng?
Doanh nghiệp nên bắt đầu đánh giá khả năng bố trí ngay trong giai đoạn lựa chọn mặt bằng.
Bản test-fit sơ bộ có thể được sử dụng để kiểm tra số lượng chỗ ngồi và cách tổ chức không gian trước khi ký hợp đồng hoặc đặt cọc.
Thiết kế chi tiết có thể tiếp tục được phát triển sau khi phương án thuê đã rõ ràng hơn.
Nên chọn nhà thầu thiết kế và thi công riêng hay trọn gói?
Mô hình riêng phù hợp với doanh nghiệp muốn kiểm soát từng nhà cung cấp và có đủ nguồn lực quản lý dự án.
Mô hình trọn gói phù hợp khi doanh nghiệp muốn giảm số lượng đầu mối và yêu cầu một đơn vị chịu trách nhiệm xuyên suốt.
Cả hai phương án đều cần được đánh giá dựa trên phạm vi công việc, năng lực nhà thầu, chi phí, tiến độ và điều kiện bảo hành.
Cần kiểm tra gì trước khi nghiệm thu văn phòng?
Doanh nghiệp nên đối chiếu thực tế với bản vẽ đã duyệt, kiểm tra chất lượng hoàn thiện, thử các hệ thống kỹ thuật, đánh giá công năng từng khu vực và lập danh sách các lỗi cần khắc phục trước khi bàn giao chính thức.
Thiết kế văn phòng có liên quan đến quyết định thuê mặt bằng không?
Có.
Layout thực tế có thể ảnh hưởng đến số lượng chỗ ngồi, diện tích cần thuê, ngân sách fit-out và thời gian cần để đưa văn phòng vào vận hành.
Vì vậy, với những mặt bằng cần cải tạo đáng kể, đánh giá khả năng thiết kế nên được thực hiện trước khi doanh nghiệp đưa ra quyết định thuê cuối cùng.
Kết luận
Thiết kế và thi công nội thất văn phòng là một phần của kế hoạch chuyển văn phòng, không phải công việc chỉ bắt đầu sau khi đã nhận mặt bằng.
Doanh nghiệp cần xem xét đồng thời diện tích thuê, khả năng bố trí, hiện trạng bàn giao, yêu cầu kỹ thuật, ngân sách fit-out và thời gian thi công. Đặc biệt với các mặt bằng cần cải tạo nhiều, việc kiểm tra layout và điều kiện kỹ thuật ngay từ giai đoạn tìm kiếm có thể giúp phát hiện sớm những phương án không phù hợp trước khi bước vào hợp đồng.
Nếu doanh nghiệp đang tìm văn phòng tại TP.HCM hoặc Hà Nội, RSQUARE có thể hỗ trợ rà soát nhu cầu diện tích, so sánh các phương án mặt bằng và kiểm tra những điều kiện thuê cần lưu ý trước khi doanh nghiệp bước sang giai đoạn thiết kế và triển khai văn phòng mới.
