Không gian văn phòng gồm khu vực làm việc chính, phòng họp, khu vực tiếp khách và các không gian phụ trợ phục vụ hoạt động hằng ngày. Cách phân chia những khu vực này cần phù hợp với số lượng nhân sự, tính chất công việc, diện tích thuê và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp.
Một văn phòng mở hoàn toàn chưa chắc phù hợp với bộ phận thường xuyên xử lý thông tin bảo mật. Ngược lại, bố cục chia thành nhiều phòng kín có thể làm giảm khả năng trao đổi giữa các nhóm cần phối hợp liên tục. Do đó, doanh nghiệp cần xác định mô hình làm việc trước khi lựa chọn mặt bằng và triển khai thiết kế nội thất.
Không gian văn phòng là gì?
Không gian văn phòng là toàn bộ diện tích được doanh nghiệp sử dụng cho hoạt động làm việc, quản lý, họp, tiếp khách và vận hành nội bộ. Phạm vi này thường gồm ba nhóm chính:
- Khu vực làm việc dành cho nhân viên và các phòng ban.
- Khu vực chức năng như phòng họp, phòng lãnh đạo và phòng tiếp khách.
- Khu vực phụ trợ như lễ tân, pantry, kho lưu trữ, hành lang và khu vực nghỉ ngắn.
Cách tổ chức không gian phụ thuộc vào mô hình hoạt động của từng doanh nghiệp. Công ty công nghệ có thể ưu tiên khu vực làm việc nhóm và phòng họp nhỏ, trong khi doanh nghiệp tài chính, pháp lý hoặc tư vấn thường cần nhiều phòng kín để đảm bảo tính riêng tư.
Diện tích thuê cũng ảnh hưởng trực tiếp đến phương án bố trí. Khi mặt bằng hạn chế, doanh nghiệp có thể kết hợp pantry với khu vực sinh hoạt chung hoặc sử dụng phòng đa năng thay cho nhiều phòng chức năng riêng biệt.
Vì sao doanh nghiệp cần lập kế hoạch không gian trước khi thuê văn phòng?
Kế hoạch bố trí cần được xem xét ngay từ giai đoạn khảo sát mặt bằng. Một diện tích có đơn giá phù hợp vẫn có thể không đáp ứng nhu cầu nếu xuất hiện nhiều cột, góc khuất hoặc lõi kỹ thuật chiếm tỷ lệ lớn.
Xác định diện tích sử dụng thực tế
Diện tích ghi trên báo giá chưa phản ánh đầy đủ số lượng chỗ ngồi có thể bố trí. Doanh nghiệp cần kiểm tra hình dạng sàn, vị trí cột, khoảng cách từ lõi thang máy đến khu vực làm việc và khả năng chia phòng.
Ví dụ, hai mặt bằng cùng diện tích 500 m² có thể cho số lượng chỗ ngồi khác nhau. Sàn vuông, ít cột thường dễ bố trí hơn mặt bằng dài, hẹp hoặc có nhiều góc không sử dụng được.
Phân bổ không gian theo hoạt động thực tế
Mỗi bộ phận có yêu cầu sử dụng khác nhau. Nhóm kinh doanh thường cần khu vực trao đổi nhanh và phòng gọi điện, trong khi bộ phận kế toán hoặc pháp chế cần không gian yên tĩnh hơn.
Doanh nghiệp nên thống kê số lượng nhân sự, tỷ lệ làm việc tại văn phòng và tần suất sử dụng phòng họp. Dữ liệu này là căn cứ để phân bổ diện tích thay vì lựa chọn bố cục theo hình ảnh tham khảo.
Kiểm soát chi phí thi công
Bố cục có nhiều phòng kín thường phát sinh thêm chi phí vách ngăn, cửa, hệ thống điều hòa, thiết bị phòng cháy chữa cháy và đường điện. Mặt bằng có sẵn nội thất chỉ phù hợp khi cách phân chia hiện tại tương đối gần với nhu cầu sử dụng mới.
Việc thay đổi toàn bộ bố cục sau khi ký hợp đồng có thể kéo dài thời gian thi công và làm tăng ngân sách đầu kỳ. Vì vậy, khả năng tận dụng hiện trạng cần được đánh giá trong quá trình so sánh các phương án thuê.
Dự trù nhu cầu mở rộng
Số lượng chỗ ngồi không nên chỉ dựa trên quy mô nhân sự tại thời điểm khảo sát. Doanh nghiệp cần tính thêm kế hoạch tuyển dụng, tỷ lệ nhân viên làm việc từ xa và thời hạn thuê dự kiến.
Nếu hợp đồng kéo dài ba đến năm năm, bố cục quá sát nhu cầu hiện tại có thể dẫn đến tình trạng thiếu chỗ ngồi trước khi hợp đồng kết thúc. Phương án phù hợp có thể bao gồm khu vực linh hoạt, bàn làm việc dùng chung hoặc một phần diện tích dự phòng.
Các khu vực chính trong không gian văn phòng
Một văn phòng thường được tổ chức thành khu vực làm việc chính và nhóm không gian phụ trợ. Tỷ lệ giữa hai nhóm cần dựa trên hoạt động thực tế, không áp dụng một công thức chung cho mọi doanh nghiệp.
Khu vực làm việc của nhân viên
Đây là khu vực chiếm phần lớn diện tích văn phòng. Bố cục có thể sử dụng bàn dài, cụm bàn theo nhóm, bàn cá nhân hoặc kết hợp nhiều hình thức.
Khoảng cách giữa các dãy bàn cần đủ cho việc di chuyển và mở ghế. Các vị trí gần cửa kính thường nhận được nhiều ánh sáng tự nhiên hơn, nhưng cần kiểm tra hướng nắng và khả năng kiểm soát nhiệt.
Bộ phận thường xuyên trao đổi nên được bố trí gần nhau. Những nhóm cần tập trung cao có thể đặt xa pantry, phòng họp lớn và lối ra vào chính.
Phòng họp
Số lượng và diện tích phòng họp cần căn cứ vào quy mô cuộc họp thường xuyên. Một doanh nghiệp có thể cần một phòng họp lớn cho các cuộc họp toàn bộ phận, đồng thời bố trí thêm phòng nhỏ cho nhóm từ bốn đến sáu người.
Phòng họp nên có thiết bị trình chiếu, ổ cắm, kết nối mạng và khả năng cách âm phù hợp. Nếu phòng thường xuyên dùng để họp trực tuyến, doanh nghiệp cần kiểm tra ánh sáng, vị trí màn hình và chất lượng âm thanh.
Phòng lãnh đạo
Phòng lãnh đạo có thể được bố trí kín hoàn toàn, sử dụng vách kính hoặc đặt trong khu vực làm việc chung. Lựa chọn phụ thuộc vào yêu cầu bảo mật, tần suất tiếp khách và cách thức quản lý của doanh nghiệp.
Vách kính duy trì khả năng quan sát và tận dụng ánh sáng tự nhiên. Tuy nhiên, khu vực này vẫn cần giải pháp cách âm nếu thường xuyên diễn ra các cuộc trao đổi riêng.
Khu vực lễ tân và chờ
Lễ tân là điểm tiếp xúc đầu tiên khi khách hàng và đối tác đến văn phòng. Diện tích khu vực này cần phù hợp với lượng khách thực tế, thay vì chiếm tỷ lệ lớn chỉ để phục vụ mục đích trang trí.
Doanh nghiệp ít tiếp khách có thể sử dụng quầy lễ tân nhỏ kết hợp khu vực chờ. Công ty thường xuyên tổ chức họp với khách hàng cần phân luồng rõ giữa khu vực đón tiếp và khu vực làm việc nội bộ.
Pantry
Pantry thường gồm tủ lưu trữ, bồn rửa, tủ lạnh, thiết bị pha chế và bàn ăn. Với văn phòng có diện tích hạn chế, khu vực này có thể kết hợp với không gian nghỉ ngắn hoặc trao đổi không chính thức.
Vị trí pantry cần tránh ảnh hưởng đến khu vực yêu cầu sự yên tĩnh. Hệ thống cấp thoát nước, thông gió và khả năng vệ sinh cũng cần được kiểm tra trước khi chốt bố cục.
Phòng tiếp khách
Phòng tiếp khách phù hợp với doanh nghiệp cần trao đổi riêng với khách hàng nhưng không cần sử dụng phòng họp lớn. Không gian thường được bố trí gần lễ tân để khách không phải đi sâu vào khu vực làm việc.
Nếu tần suất tiếp khách thấp, doanh nghiệp có thể sử dụng một phòng đa năng thay vì dành diện tích cố định cho chức năng này.
Kho và khu vực lưu trữ
Nhu cầu lưu trữ khác nhau giữa các ngành nghề. Doanh nghiệp sử dụng nhiều hồ sơ giấy, vật tư hoặc thiết bị mẫu cần tính diện tích kho ngay từ đầu.
Thiếu khu vực lưu trữ thường dẫn đến tình trạng tài liệu và vật dụng được đặt tại lối đi hoặc quanh bàn làm việc. Điều này ảnh hưởng đến khả năng vận hành và làm giảm diện tích sử dụng thực tế.
10 cách bố trí không gian văn phòng phổ biến
Mỗi mô hình dưới đây giải quyết một nhóm nhu cầu khác nhau. Doanh nghiệp có thể kết hợp nhiều cách bố trí trong cùng một mặt bằng thay vì áp dụng duy nhất một mô hình.
1. Không gian văn phòng mở
Văn phòng mở hạn chế sử dụng phòng kín và vách ngăn cố định. Nhân viên thường làm việc tại các cụm bàn được phân chia theo nhóm hoặc phòng ban.
Bố cục này phù hợp với công việc cần trao đổi thường xuyên và cho phép điều chỉnh số lượng chỗ ngồi tương đối linh hoạt. Tuy nhiên, tiếng ồn và hoạt động di chuyển có thể ảnh hưởng đến những vị trí cần tập trung.
Doanh nghiệp có thể bổ sung phone booth, phòng họp nhỏ và khu vực yên tĩnh để xử lý các cuộc gọi hoặc nhiệm vụ yêu cầu bảo mật.
2. Không gian văn phòng truyền thống
Văn phòng truyền thống chia mặt bằng thành các phòng riêng cho từng bộ phận, lãnh đạo hoặc chức năng. Hệ thống vách ngăn xác định rõ phạm vi sử dụng của từng khu vực.
Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp có cơ cấu phòng ban ổn định hoặc thường xuyên xử lý thông tin nội bộ. Đổi lại, việc thay đổi quy mô nhóm có thể yêu cầu tháo dỡ hoặc điều chỉnh vách.
Số lượng phòng lớn cũng làm tăng nhu cầu về cửa, hệ thống điều hòa và thiết bị kỹ thuật riêng cho từng khu vực.
3. Không gian coworking
Coworking cung cấp chỗ ngồi, phòng họp và tiện ích dùng chung cho nhiều cá nhân hoặc doanh nghiệp. Người thuê có thể lựa chọn bàn linh hoạt, bàn cố định hoặc phòng làm việc riêng.
Mô hình phù hợp với doanh nghiệp mới thành lập, nhóm dự án hoặc công ty cần đưa văn phòng vào sử dụng trong thời gian ngắn. Nội thất và hạ tầng cơ bản thường đã được đơn vị vận hành chuẩn bị.
Doanh nghiệp cần kiểm tra quyền sử dụng phòng họp, thời gian hoạt động, khả năng đăng ký địa chỉ và điều kiện tăng hoặc giảm số lượng chỗ ngồi.
4. Không gian văn phòng sáng tạo
Văn phòng sáng tạo thường sử dụng cách phân chia linh hoạt, nội thất có hình thức khác biệt và nhiều khu vực trao đổi không chính thức. Mô hình này xuất hiện phổ biến tại doanh nghiệp thiết kế, truyền thông, công nghệ và sản xuất nội dung.
Yếu tố sáng tạo không chỉ nằm ở màu sắc hoặc vật liệu. Bố cục cần cho phép nhân viên chuyển đổi giữa làm việc cá nhân, thảo luận nhóm và trình bày ý tưởng.
Nếu sử dụng quá nhiều khu vực mở mà thiếu không gian tập trung, văn phòng có thể không phù hợp với các nhiệm vụ cần xử lý liên tục trong thời gian dài.
5. Không gian văn phòng xanh
Văn phòng xanh ưu tiên ánh sáng tự nhiên, cây xanh, vật liệu phù hợp và các giải pháp sử dụng năng lượng hiệu quả. Cách bố trí bàn làm việc cần khai thác ánh sáng nhưng không gây chói màn hình hoặc tăng nhiệt tại khu vực sát kính.
Cây xanh nên được lựa chọn theo điều kiện ánh sáng, khả năng chăm sóc và vị trí đặt. Việc bố trí quá nhiều cây trong lối đi hoặc khu vực diện tích nhỏ có thể ảnh hưởng đến lưu thông.
Ngoài thiết kế nội thất, doanh nghiệp cần xem xét hệ thống điều hòa, chất lượng không khí, tiêu chuẩn vận hành và đặc điểm kỹ thuật của tòa nhà.
6. Không gian văn phòng linh hoạt
Văn phòng linh hoạt cho phép nhân viên lựa chọn vị trí theo công việc trong ngày. Không gian có thể gồm bàn dùng chung, phòng họp, khu vực tập trung, phòng gọi điện và khu vực trao đổi nhóm.
Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp áp dụng hybrid working hoặc có tỷ lệ nhân viên làm việc tại văn phòng thay đổi theo thời điểm. Số lượng bàn không nhất thiết bằng tổng số nhân sự nếu lịch làm việc được quản lý rõ ràng.
Doanh nghiệp cần có hệ thống đặt chỗ hoặc quy định sử dụng để tránh tình trạng thiếu bàn vào những ngày cao điểm.
7. Không gian văn phòng theo chủ đề
Văn phòng theo chủ đề sử dụng một ý tưởng xuyên suốt trong cách lựa chọn vật liệu, màu sắc, nội thất và hình ảnh. Chủ đề có thể liên quan đến sản phẩm, lịch sử doanh nghiệp hoặc lĩnh vực hoạt động.
Cách triển khai cần phù hợp với thời gian sử dụng mặt bằng. Những chi tiết quá đặc thù có thể làm tăng chi phí thi công và khó tái sử dụng khi doanh nghiệp chuyển địa điểm.
Khu vực nhận diện thương hiệu nên được ưu tiên tại lễ tân, phòng tiếp khách hoặc không gian chung thay vì áp dụng dày đặc trên toàn bộ văn phòng.
8. Không gian văn phòng tối giản
Văn phòng tối giản sử dụng số lượng vật dụng vừa đủ, đường nét đơn giản và hạn chế chi tiết trang trí. Hồ sơ, thiết bị và dây điện cần có hệ thống lưu trữ rõ ràng để duy trì bố cục gọn.
Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp muốn kiểm soát số lượng đồ nội thất và giữ mặt bằng dễ điều chỉnh. Tuy nhiên, tối giản không đồng nghĩa với cắt giảm các khu vực cần thiết hoặc giảm diện tích bàn dưới mức sử dụng thực tế.
Chất lượng vật liệu, khả năng lưu trữ và cách xử lý âm thanh vẫn là các yếu tố cần được tính toán.
9. Không gian văn phòng đa năng
Không gian đa năng cho phép một khu vực đảm nhiệm nhiều chức năng theo từng thời điểm. Phòng họp lớn có thể chuyển thành nơi đào tạo, tổ chức sự kiện nội bộ hoặc làm việc theo dự án.
Bàn ghế di động, vách ngăn có thể thay đổi và hệ thống thiết bị linh hoạt là các thành phần thường gặp. Mô hình này phù hợp với văn phòng có diện tích hạn chế nhưng thường xuyên phát sinh hoạt động tập trung đông người.
Doanh nghiệp cần xác định cách lưu trữ thiết bị khi chuyển đổi công năng và thời gian cần thiết để sắp xếp lại không gian.
10. Không gian văn phòng thông minh
Văn phòng thông minh tích hợp công nghệ vào hoạt động đặt phòng, kiểm soát ra vào, chiếu sáng, điều hòa và quản lý thiết bị. Dữ liệu sử dụng không gian cũng có thể được ghi nhận để doanh nghiệp điều chỉnh số lượng bàn hoặc phòng họp.
Mức độ ứng dụng phụ thuộc vào ngân sách và hạ tầng của tòa nhà. Một số hệ thống cần được kết nối với nguồn điện, mạng nội bộ hoặc hệ thống quản lý tòa nhà ngay từ giai đoạn thiết kế.
Doanh nghiệp nên xác định vấn đề vận hành cần giải quyết trước khi lựa chọn thiết bị, tránh đầu tư nhiều tính năng nhưng ít được sử dụng.
Những yếu tố cần kiểm tra khi bố trí không gian văn phòng
Phương án thiết kế cần được đối chiếu với hiện trạng kỹ thuật của mặt bằng. Một bản vẽ phù hợp về hình thức chưa chắc triển khai được nếu không đáp ứng điều kiện của tòa nhà.
Số lượng nhân sự và mô hình làm việc
Doanh nghiệp cần thống kê số nhân viên cố định, nhân sự thường xuyên làm việc từ xa và kế hoạch tuyển dụng trong thời hạn thuê. Số lượng phòng họp, bàn làm việc và tủ lưu trữ phải dựa trên dữ liệu này.
Với mô hình hybrid, cần kiểm tra ngày làm việc cao điểm thay vì chỉ sử dụng tỷ lệ trung bình theo tuần.
Hình dạng và hiệu suất mặt bằng
Sàn vuông hoặc chữ nhật thường dễ phân chia hơn mặt bằng có nhiều góc chéo. Vị trí cột, lõi thang máy, khu vệ sinh và hộp kỹ thuật ảnh hưởng đến luồng di chuyển cũng như số lượng chỗ ngồi.
Khi khảo sát, doanh nghiệp nên yêu cầu bản vẽ mặt bằng và đo lại các khu vực quan trọng trước khi lập phương án bố trí.
Ánh sáng và hướng nắng
Ánh sáng tự nhiên nên được phân bổ cho khu vực sử dụng thường xuyên. Phòng kho, khu in ấn hoặc phòng họp ít sử dụng có thể đặt sâu hơn trong mặt bằng.
Các hướng nhận nắng mạnh cần rèm, kính phù hợp hoặc giải pháp điều chỉnh vị trí bàn để hạn chế chói và nhiệt.
Tiếng ồn và khả năng cách âm
Phòng họp, phone booth và phòng lãnh đạo cần được xử lý âm thanh theo mức độ riêng tư. Pantry, khu vực in ấn và lối ra vào không nên đặt sát nhóm cần tập trung cao.
Vách kính tạo cảm giác mở nhưng không mặc nhiên đảm bảo khả năng cách âm. Doanh nghiệp cần kiểm tra cấu tạo vách, cửa và trần.
Hệ thống điều hòa và thông gió
Việc chia thêm phòng kín có thể làm thay đổi khả năng phân phối không khí. Mỗi khu vực cần đủ cửa gió và có phương án điều chỉnh nhiệt độ phù hợp.
Đối với tòa nhà sử dụng điều hòa trung tâm, doanh nghiệp cũng cần xác nhận thời gian vận hành và điều kiện sử dụng ngoài giờ.
Hệ thống điện và mạng
Vị trí bàn làm việc phải được kết nối với ổ cắm và mạng nội bộ mà không tạo ra nhiều dây nổi trên lối đi. Phòng họp, khu vực máy in và thiết bị chuyên dụng cần được tính tải điện riêng.
Một số mặt bằng có sàn nâng, cho phép thay đổi vị trí đường điện thuận tiện hơn. Mặt bằng không có sàn nâng có thể phát sinh thêm hạng mục đi dây dưới thảm hoặc trên trần.
Quy định thi công của tòa nhà
Tòa nhà thường có quy định riêng về thời gian thi công, vận chuyển vật liệu, phòng cháy chữa cháy và đăng ký nhà thầu. Các yêu cầu này ảnh hưởng đến tiến độ bàn giao văn phòng.
Doanh nghiệp cần xác nhận hiện trạng bàn giao, phạm vi được cải tạo và trách nhiệm hoàn trả mặt bằng khi hợp đồng kết thúc.
Cách lựa chọn mô hình không gian phù hợp
Doanh nghiệp không cần lựa chọn giữa văn phòng mở hoàn toàn và văn phòng chia kín hoàn toàn. Nhiều mặt bằng hiện nay kết hợp khu vực làm việc mở với phòng họp, phòng tập trung và phone booth.
Trước khi lập bản vẽ, doanh nghiệp nên trả lời bốn câu hỏi:
- Bao nhiêu nhân sự làm việc tại văn phòng trong ngày cao điểm?
- Những bộ phận nào cần trao đổi thường xuyên?
- Hoạt động nào yêu cầu riêng tư hoặc cách âm?
- Quy mô nhân sự dự kiến thay đổi như thế nào trong thời hạn thuê?
Câu trả lời sẽ xác định diện tích cần thuê, tỷ lệ không gian chung và số lượng phòng chức năng. Đây cũng là cơ sở để so sánh các mặt bằng dựa trên hiệu suất sử dụng, thay vì chỉ nhìn vào đơn giá thuê theo mét vuông.
RSQUARE Vietnam tư vấn lựa chọn mặt bằng văn phòng
RSQUARE Vietnam cung cấp dữ liệu văn phòng cho thuê tại TP.HCM và Hà Nội, đồng thời tư vấn doanh nghiệp trong quá trình tìm kiếm, so sánh và khảo sát mặt bằng.
Dựa trên số lượng nhân sự, khu vực ưu tiên, ngân sách và mô hình vận hành, đội ngũ tư vấn sàng lọc các phương án phù hợp để doanh nghiệp đánh giá. Trong quá trình khảo sát, các yếu tố như hình dạng sàn, khả năng phân chia không gian, hiện trạng bàn giao và điều kiện thuê được đối chiếu trước khi tiến hành đàm phán.
Liên hệ RSQUARE Vietnam để cập nhật diện tích trống, giá thuê và lịch khảo sát các tòa nhà văn phòng phù hợp với kế hoạch vận hành của doanh nghiệp.
