Bố trí văn phòng không bắt đầu từ việc lựa chọn màu sắc, bàn ghế hay phong cách nội thất. Doanh nghiệp cần xác định số lượng nhân sự, đặc điểm công việc, tần suất họp và kế hoạch tăng trưởng trước khi phân chia diện tích.
Một mặt bằng có thiết kế đẹp vẫn có thể phát sinh bất tiện nếu phòng họp không đủ, lối di chuyển bị thu hẹp hoặc khu vực làm việc tập trung nằm gần những vị trí thường xuyên có tiếng ồn. Bài viết dưới đây phân tích các yếu tố cần xem xét và những cách bố trí văn phòng phổ biến theo từng nhu cầu sử dụng.
Vì sao cách bố trí văn phòng cần được xác định trước khi thuê mặt bằng?
Cùng một diện tích thuê nhưng số lượng chỗ ngồi và khả năng khai thác không gian có thể khác nhau tùy theo hình dạng sàn, vị trí cột, hệ thống kỹ thuật và cách phân chia khu vực chức năng.
Nếu doanh nghiệp chỉ dựa trên tổng diện tích được chào thuê, phương án bố trí thực tế có thể không đáp ứng đủ số lượng nhân sự. Những diện tích khó sử dụng tại góc sàn, hành lang hoặc khu vực có nhiều cột vẫn được tính vào mặt bằng nhưng không phải vị trí nào cũng đặt được bàn làm việc.
Phương án bố trí ban đầu còn là cơ sở để doanh nghiệp ước tính chi phí nội thất, số lượng phòng họp, hệ thống điện, điều hòa và thời gian thi công. Việc thay đổi thiết kế sau khi đã ký hợp đồng thường kéo theo điều chỉnh ngân sách và thời điểm đưa văn phòng vào vận hành.
Các yếu tố cần xác định trước khi bố trí văn phòng
Doanh nghiệp cần đối chiếu yêu cầu sử dụng với điều kiện thực tế của mặt bằng. Mỗi yếu tố dưới đây tác động trực tiếp đến diện tích thuê và phương án phân chia không gian.
Số lượng nhân sự và kế hoạch tăng trưởng
Số chỗ ngồi không nên chỉ được tính theo nhân sự tại thời điểm tìm văn phòng. Doanh nghiệp cần dự kiến số lượng tuyển mới trong thời hạn thuê và xác định bộ phận nào làm việc thường xuyên tại văn phòng.
Đối với mô hình làm việc kết hợp, số bàn cố định có thể thấp hơn tổng số nhân sự. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần bổ sung khu vực làm việc linh hoạt, tủ cá nhân và hệ thống đặt chỗ nếu nhiều nhân viên dùng chung bàn.
Trường hợp doanh nghiệp dự kiến mở rộng trong một đến hai năm, mặt bằng nên có khu vực có thể chuyển đổi thành chỗ ngồi mà không phải thay đổi toàn bộ hệ thống nội thất.
Đặc điểm công việc của từng phòng ban
Bộ phận kinh doanh, tư vấn hoặc chăm sóc khách hàng thường có tần suất gọi điện và trao đổi cao. Các vị trí này cần được bố trí cách khu vực làm việc tập trung hoặc có giải pháp kiểm soát âm thanh.
Phòng kế toán, pháp chế và nhân sự thường xử lý tài liệu nội bộ. Không gian kín, tủ lưu trữ và khả năng kiểm soát người ra vào cần được tính trong phương án bố trí.
Đối với nhóm dự án, thiết kế hoặc công nghệ, bàn làm việc theo cụm và khu vực thảo luận nhanh thường phù hợp hơn việc chia thành nhiều phòng riêng biệt.
Tần suất họp và tiếp khách
Số lượng phòng họp cần dựa trên lịch sử sử dụng thực tế, không chỉ dựa trên quy mô nhân sự. Một doanh nghiệp có 30 nhân viên nhưng thường xuyên làm việc với khách hàng có thể cần nhiều phòng họp hơn doanh nghiệp 50 nhân viên chủ yếu trao đổi nội bộ.
Ngoài phòng họp lớn, doanh nghiệp có thể bố trí phòng họp nhỏ cho hai đến bốn người hoặc booth gọi điện. Cách phân chia này hạn chế tình trạng một cuộc họp ngắn chiếm toàn bộ phòng họp lớn.
Khu vực tiếp khách nên nằm gần lễ tân và tách khỏi không gian làm việc nội bộ. Khách đến văn phòng không phải di chuyển qua toàn bộ khu vực nhân viên.
Hình dạng sàn và vị trí cột
Mặt bằng vuông hoặc chữ nhật thường thuận lợi hơn khi sắp xếp bàn làm việc và chia phòng. Sàn có nhiều góc cạnh, cột lớn hoặc chiều ngang hẹp có thể làm giảm diện tích sử dụng thực tế.
Vị trí lõi thang máy, khu vệ sinh và cửa thoát hiểm cũng ảnh hưởng đến luồng di chuyển. Nội thất không được cản trở lối thoát hiểm hoặc che khuất các thiết bị phòng cháy chữa cháy.
Trước khi lựa chọn mặt bằng, doanh nghiệp nên triển khai bản test-fit để kiểm tra số chỗ ngồi và các khu vực chức năng có thể bố trí trên sàn.
Ánh sáng, điều hòa và hệ thống kỹ thuật
Bàn làm việc nên ưu tiên khu vực có ánh sáng tự nhiên, trong khi phòng họp, kho và khu vực phụ trợ có thể bố trí gần lõi tòa nhà. Tuy nhiên, ánh sáng trực tiếp quá mạnh cũng cần được xử lý bằng rèm hoặc vật liệu phù hợp.
Việc chia thêm phòng kín có thể ảnh hưởng đến luồng điều hòa và hệ thống thông gió. Mỗi khu vực mới cần được kiểm tra khả năng cấp gió, hồi gió và kiểm soát nhiệt độ.
Vị trí ổ cắm, đường truyền internet, máy in và thiết bị văn phòng cần được xác định theo sơ đồ sử dụng. Nếu bố trí sau khi hoàn thiện nội thất, doanh nghiệp có thể phải đi lại đường điện hoặc sử dụng dây nổi.
Các cách bố trí văn phòng làm việc phổ biến
Không có một mô hình phù hợp với mọi doanh nghiệp. Phương án cần được lựa chọn theo tính chất công việc, mức độ bảo mật và cách nhân sự sử dụng văn phòng.
Văn phòng không gian mở
Không gian mở sử dụng khu vực làm việc chung với ít phòng hoặc vách ngăn cố định. Bàn thường được sắp xếp theo cụm phòng ban hoặc nhóm dự án.
Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp cần trao đổi thường xuyên và muốn duy trì khả năng thay đổi số lượng chỗ ngồi. Diện tích dành cho hành lang và tường ngăn cũng được giảm so với mô hình nhiều phòng kín.
Hạn chế chính là tiếng ồn và mức độ riêng tư. Doanh nghiệp cần bố trí thêm phòng họp nhỏ, booth gọi điện hoặc khu vực tập trung để xử lý các công việc cần yên tĩnh.
Văn phòng chia thành phòng riêng
Mặt bằng được phân chia thành nhiều phòng theo bộ phận, cấp quản lý hoặc chức năng sử dụng. Mỗi khu vực có khả năng kiểm soát tiếng ồn và thông tin tốt hơn.
Cách bố trí này thường phù hợp với công ty luật, tài chính, tư vấn hoặc doanh nghiệp xử lý nhiều tài liệu bảo mật. Phòng riêng cũng phù hợp với các bộ phận thường xuyên họp trực tuyến hoặc tiếp khách.
Số lượng tường và cửa làm tăng chi phí thi công, đồng thời hạn chế khả năng thay đổi bố cục. Doanh nghiệp cần kiểm tra hệ thống điều hòa và phòng cháy chữa cháy khi chia nhỏ mặt bằng.
Bố trí kết hợp không gian mở và phòng kín
Mô hình kết hợp dành phần lớn diện tích cho khu vực làm việc chung, đồng thời bố trí phòng họp, phòng quản lý và khu vực tập trung riêng.
Đây là phương án phù hợp với doanh nghiệp có nhiều nhóm công việc khác nhau. Bộ phận cần trao đổi được bố trí theo cụm, trong khi các cuộc họp và công việc bảo mật diễn ra tại phòng kín.
Tỷ lệ giữa khu vực mở và phòng riêng cần được xác định từ nhu cầu sử dụng. Việc xây dựng quá nhiều phòng họp nhưng ít sử dụng sẽ làm giảm số lượng chỗ ngồi và tăng chi phí đầu tư ban đầu.
Mô hình chỗ ngồi linh hoạt
Nhân viên không sử dụng một bàn cố định mà lựa chọn vị trí theo lịch làm việc. Mô hình thường đi kèm chính sách làm việc kết hợp giữa văn phòng và từ xa.
Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình đặt chỗ, bố trí tủ cá nhân và xác định tỷ lệ bàn trên tổng số nhân sự. Nếu số bàn thấp hơn nhu cầu trong những ngày cao điểm, nhân viên có thể không tìm được vị trí làm việc phù hợp.
Khu vực làm việc linh hoạt cũng cần nhiều loại chỗ ngồi, gồm bàn cá nhân, bàn nhóm, booth tập trung và khu vực trao đổi ngắn.
Bố trí theo từng khu vực hoạt động
Thay vì phân chia văn phòng theo phòng ban, mặt bằng được tổ chức theo hoạt động như làm việc tập trung, họp nhóm, gọi điện, tiếp khách và nghỉ ngắn.
Nhân viên lựa chọn khu vực dựa trên công việc tại từng thời điểm. Một người có thể làm việc tại bàn chung vào buổi sáng, sử dụng booth gọi điện vào buổi trưa và chuyển sang khu vực thảo luận khi làm việc nhóm.
Mô hình này cần quy định sử dụng rõ ràng và khả năng quản lý không gian. Các khu vực phải được nhận diện bằng nội thất, vật liệu hoặc mức độ riêng tư khác nhau.
Cách phân bổ các khu vực chức năng trong văn phòng
Sau khi lựa chọn mô hình tổng thể, doanh nghiệp cần xác định diện tích dành cho từng chức năng. Tỷ lệ phân bổ phụ thuộc vào hoạt động thực tế thay vì áp dụng một công thức cố định.
Khu vực làm việc
Bàn làm việc cần được bố trí sao cho lối đi không bị cản trở và nhân viên có đủ không gian sử dụng ghế, tủ hoặc thiết bị cá nhân.
Các phòng ban thường xuyên phối hợp nên được đặt gần nhau. Bộ phận có nhiều cuộc gọi cần khoảng cách phù hợp với nhóm làm việc tập trung.
Vị trí gần cửa sổ nên ưu tiên cho khu vực sử dụng thường xuyên, nhưng cần kiểm tra hướng nắng và độ chói trên màn hình.
Phòng họp và khu vực trao đổi
Phòng họp lớn phù hợp với cuộc họp toàn bộ nhóm, đào tạo hoặc làm việc với nhiều khách hàng. Phòng nhỏ phục vụ trao đổi nội bộ, phỏng vấn và họp trực tuyến.
Một số cuộc trao đổi không cần phòng kín hoàn toàn. Bàn họp nhanh hoặc khu vực ngồi mềm có thể xử lý các cuộc họp ngắn mà không chiếm phòng họp chính.
Hệ thống đặt phòng cần được xem xét khi số lượng người sử dụng lớn hoặc nhiều bộ phận dùng chung một khu vực.
Lễ tân và khu vực tiếp khách
Lễ tân nên nằm trong tầm nhìn từ cửa vào và có lối tiếp cận trực tiếp tới phòng họp. Cách bố trí này giới hạn việc khách di chuyển vào khu vực làm việc nội bộ.
Diện tích tiếp khách cần dựa trên số lượng khách thường xuyên, không nhất thiết phải xây dựng sảnh lớn nếu doanh nghiệp ít tổ chức cuộc họp trực tiếp.
Logo và nhận diện thương hiệu có thể được bố trí tại quầy lễ tân, vách chính hoặc phòng họp. Vị trí cần thống nhất với luồng di chuyển thay vì phân bổ trên quá nhiều bề mặt.
Pantry và khu vực nghỉ
Pantry cần được tách khỏi khu vực làm việc để hạn chế tiếng ồn và mùi thức ăn. Vị trí cấp thoát nước của tòa nhà ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng bố trí khu vực này.
Nếu pantry đồng thời là nơi ăn trưa, doanh nghiệp cần tính số lượng chỗ ngồi và thời điểm sử dụng cao nhất. Không gian quá nhỏ có thể khiến nhân viên phải ăn tại bàn làm việc.
Khu vực nghỉ không cần chiếm diện tích lớn nhưng nên được xác định rõ chức năng, tránh bố trí ghế ngồi rời rạc tại các lối đi.
Kho và khu vực kỹ thuật
Kho tài liệu, phòng máy chủ, máy in và tủ thiết bị thường bị bỏ sót trong giai đoạn tính diện tích. Khi không có khu vực riêng, các thiết bị này dễ được đặt tại hành lang hoặc chiếm chỗ làm việc.
Phòng máy chủ cần kiểm tra nguồn điện, điều hòa và yêu cầu vận hành liên tục. Kho tài liệu cần được bố trí theo khối lượng lưu trữ thực tế và tần suất truy cập.
Những sai sót thường gặp khi bố trí văn phòng
Một số vấn đề chỉ xuất hiện sau khi doanh nghiệp đưa văn phòng vào sử dụng. Việc rà soát từ giai đoạn tìm mặt bằng sẽ hạn chế các thay đổi tốn kém sau thi công.
Chỉ tính số lượng bàn làm việc
Diện tích văn phòng còn bao gồm phòng họp, lối đi, pantry, kho, lễ tân và khu vực kỹ thuật. Nếu toàn bộ diện tích được quy đổi thành chỗ ngồi, phương án thực tế thường không đủ không gian phụ trợ.
Doanh nghiệp cần lập danh sách đầy đủ các khu vực chức năng trước khi xác định diện tích cần thuê.
Bố trí quá nhiều phòng kín
Phòng riêng tăng mức độ bảo mật nhưng chiếm diện tích cho vách, cửa và hành lang. Mặt bằng cũng khó thay đổi khi số lượng nhân sự hoặc cơ cấu phòng ban biến động.
Mỗi phòng cần gắn với một nhu cầu sử dụng cụ thể. Những cuộc trao đổi ngắn có thể được xử lý bằng booth hoặc bàn họp nhỏ.
Không tính đến tiếng ồn
Máy in, pantry, khu vực gọi điện và phòng họp thường phát sinh tiếng ồn. Nếu các chức năng này nằm gần khu vực làm việc tập trung, doanh nghiệp phải bổ sung vật liệu cách âm hoặc thay đổi vị trí sau khi vận hành.
Sơ đồ bố trí nên phân tách khu vực ồn và khu vực yên tĩnh ngay từ đầu.
Không dự phòng thay đổi nhân sự
Mặt bằng chỉ vừa đủ cho số nhân sự hiện tại sẽ nhanh chóng quá tải khi doanh nghiệp tuyển thêm người. Ngược lại, thuê diện tích quá lớn làm tăng tiền thuê và chi phí vận hành trong thời gian chưa sử dụng.
Doanh nghiệp cần so sánh kế hoạch nhân sự với thời hạn thuê và khả năng mở rộng trong cùng tòa nhà.
Lựa chọn mặt bằng trước khi kiểm tra test-fit
Thông tin diện tích trên báo giá chưa phản ánh đầy đủ khả năng bố trí. Một sàn lớn nhưng có hình dạng phức tạp có thể cung cấp ít chỗ ngồi hơn một sàn nhỏ có mặt bằng vuông vức.
Bản test-fit cho thấy số bàn, phòng họp và khu vực chức năng có thể triển khai trước khi doanh nghiệp quyết định thuê.
Quy trình lựa chọn mặt bằng và bố trí văn phòng
Doanh nghiệp có thể triển khai quá trình tìm kiếm và thiết kế theo các bước sau:
- Xác định số lượng nhân sự hiện tại và kế hoạch tăng trưởng trong thời hạn thuê.
- Liệt kê phòng họp, phòng riêng, kho, pantry và các khu vực chức năng cần thiết.
- Xây dựng yêu cầu diện tích sơ bộ theo mô hình làm việc.
- Khảo sát mặt bằng và kiểm tra vị trí cột, cửa sổ, lõi thang máy cùng hệ thống kỹ thuật.
- Thực hiện test-fit cho những phương án phù hợp.
- So sánh số chỗ ngồi, chi phí thuê, chi phí thi công và khả năng mở rộng.
- Hoàn thiện thiết kế chi tiết sau khi các điều kiện thuê đã được xác nhận.
RSQUARE Vietnam phụ trách tìm kiếm mặt bằng, so sánh phương án và phối hợp kiểm tra khả năng bố trí theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Để nhận danh sách diện tích trống, giá thuê hoặc đề xuất mặt bằng tại TP.HCM và Hà Nội, doanh nghiệp có thể cung cấp số lượng nhân sự, khu vực dự kiến và thời điểm chuyển văn phòng.
