Mẫu hợp đồng thuê văn phòng tiêu chuẩn phụ thuộc vào hình thức thuê, và có 5 mẫu phổ biến: thuê sàn văn phòng, thuê văn phòng trọn gói, thuê chỗ ngồi coworking, thuê nhà làm văn phòng, và hợp đồng song ngữ Anh – Việt. Mỗi mẫu phù hợp với một nhu cầu riêng, nhưng đều cần đủ 8 nhóm điều khoản bắt buộc: thông tin các bên, diện tích và hiện trạng bàn giao, giá thuê và phí, đặt cọc, thời hạn và gia hạn, sửa chữa và hoàn trả mặt bằng, chấm dứt trước hạn, thanh lý hợp đồng.
Bài viết này giúp bạn chọn mẫu hợp đồng đúng với hình thức thuê, rà soát từng điều khoản cần có, và nắm 7 loại phụ lục nên kèm theo. Cuối bài là vai trò của đơn vị môi giới khi soạn và đàm phán hợp đồng, cùng câu trả lời cho các thắc mắc thường gặp về công chứng, chấm dứt trước hạn, gia hạn, và giá trị pháp lý của bản song ngữ.
Mẫu hợp đồng thuê văn phòng tiêu chuẩn
Tùy nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp có thể chọn nhiều mẫu hợp đồng thuê văn phòng khác nhau, từ thuê sàn, văn phòng trọn gói, chỗ ngồi coworking, thuê nhà làm văn phòng đến hợp đồng song ngữ Anh – Việt. Mỗi loại phù hợp với ai và cần làm rõ những gì trước khi ký?
Mẫu hợp đồng thuê sàn văn phòng
Mẫu hợp đồng thuê sàn văn phòng phù hợp khi doanh nghiệp thuê nguyên sàn hoặc diện tích lớn trong tòa nhà văn phòng, tự thiết kế nội thất và tự vận hành. Khi ký hợp đồng, bạn cần làm rõ 4 nhóm nội dung sau:
- Diện tích và cách đo diện tích tính tiền thuê: tùy từng tòa nhà, diện tích tính tiền thuê có thể chỉ gồm phần sàn bạn sử dụng riêng, hoặc gồm cả phần diện tích dùng chung được phân bổ như sảnh, hành lang hay nhà vệ sinh chung. Hợp đồng nên ghi rõ con số diện tích, cách tính và đính kèm sơ đồ mặt bằng. Như vậy bạn biết chính xác mình trả tiền cho bao nhiêu mét vuông và thực tế sử dụng được bao nhiêu.
- Chi phí ngoài tiền thuê: ngoài đơn giá thuê, bạn còn phải tính phí quản lý, thuế VAT, điện nước, điều hòa ngoài giờ, phí gửi xe và các dịch vụ khác. Hợp đồng cần liệt kê từng khoản, cách tính và bên nào chịu, để tổng chi phí không vượt dự kiến.
- Thời gian fit-out và ngày bắt đầu tính tiền thuê: thuê sàn thường cần thời gian thi công nội thất trước khi vào làm việc. Hợp đồng nên chốt ngày bàn giao, thời gian fit-out, việc có được miễn tiền thuê trong giai đoạn này hay không, và mốc bắt đầu tính tiền thuê.
- Quy định vận hành tòa nhà: bên thuê cần tuân thủ nội quy của tòa nhà về giờ hoạt động, an ninh, phòng cháy chữa cháy và điều kiện thi công. Nên đính kèm nội quy vào phụ lục để bạn nắm rõ trước khi ký, thay vì chỉ phát hiện các giới hạn sau khi đã vào sử dụng.
Download tại đây
Mẫu hợp đồng thuê văn phòng trọn gói
Mẫu hợp đồng thuê văn phòng trọn gói phù hợp khi doanh nghiệp cần vào làm việc nhanh trong phòng có sẵn nội thất, internet, lễ tân, phòng họp và dịch vụ vận hành. Vì giá thường được báo theo gói, bạn nên xem kỹ hợp đồng có thể hiện rõ 4 điểm sau:
- Giá thuê đã bao gồm những hạng mục nào: hợp đồng cần liệt kê cụ thể trong giá gói có những gì, ví dụ nội thất, internet, lễ tân, vệ sinh, điện nước hay phòng họp. Hạng mục nào không nằm trong giá thì phải ghi rõ, để bạn không bị tính thêm ngoài dự kiến.
- Giới hạn tiện ích trong gói: nhiều tiện ích chỉ được dùng trong một mức nhất định, như số giờ sử dụng phòng họp, số khách đến làm việc hay số suất gửi xe. Hợp đồng nên ghi rõ mức giới hạn và cách tính khi bạn dùng vượt.
- Phụ phí phát sinh: ngoài giá gói, có thể phát sinh các khoản như điều hòa ngoài giờ, in ấn, thêm chỗ ngồi hay dịch vụ riêng. Hợp đồng cần nêu từng khoản phụ phí cùng cách tính, để bạn dễ dự trù chi phí hằng tháng.
- Chính sách hoàn cọc khi kết thúc hoặc chấm dứt sớm: hợp đồng nên quy định rõ điều kiện hoàn cọc, các khoản được khấu trừ và thời hạn hoàn trả, cả khi hết hạn lẫn khi bạn muốn chấm dứt trước hạn.
Download tại đây
Mẫu hợp đồng thuê chỗ ngồi coworking
Mẫu hợp đồng thuê chỗ ngồi coworking phù hợp với freelancer, nhóm dự án và startup cần thuê linh hoạt theo tháng hoặc theo ngày. Vì không gian được dùng chung với nhiều đơn vị khác, hợp đồng cần mô tả rõ các điểm sau:
- Loại chỗ ngồi và quyền sử dụng không gian chung: bạn nên biết mình thuê chỗ ngồi cố định hay chỗ ngồi linh hoạt, được dùng khu vực chung nào như pantry, khu tiếp khách hay phòng làm việc nhóm, và vào khung giờ nào. Những quyền này nên ghi rõ trong hợp đồng để tránh tranh luận khi sử dụng.
- Chính sách phòng họp và quy định khách đến làm việc: hợp đồng cần nêu phòng họp được đặt như thế nào, có giới hạn thời gian hay chi phí riêng không, và khách của bạn được đến làm việc theo quy định nào, để việc tiếp đối tác diễn ra thuận lợi.
- Điều khoản bảo mật: vì làm việc trong không gian chung, bạn nên xem hợp đồng có quy định về giữ bí mật thông tin, cách bảo quản tài liệu và trách nhiệm của đơn vị vận hành khi xảy ra lộ lọt hay không.
- Quy tắc về tài sản cá nhân và an ninh: hợp đồng nên làm rõ ai chịu trách nhiệm khi tài sản cá nhân bị mất hoặc hư hỏng, có tủ khóa hay không, cùng các quy định ra vào và an ninh của khu vực.
Download tại đây
Mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng
Mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng phù hợp khi doanh nghiệp thuê nhà phố hoặc nhà nguyên căn để làm văn phòng công ty. Trước khi ký, bạn nên kiểm tra nhà cho thuê có đáp ứng các điều kiện theo khoản 1 Điều 14 Luật Kinh doanh bất động sản 2023 và quy định về nhà chung cư hay không:
- Giấy chứng nhận: nhà cần có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và tài sản gắn liền với đất. Bạn nên yêu cầu bên cho thuê cung cấp bản sao để đối chiếu với người ký hợp đồng.
- Tranh chấp: nhà không thuộc trường hợp đang có tranh chấp về quyền sử dụng đất hoặc quyền sở hữu nhà đang được cơ quan có thẩm quyền thụ lý, giải quyết, hoặc tranh chấp đã được giải quyết bằng phán quyết có hiệu lực. Điều này giúp bạn tránh bị ảnh hưởng quyền thuê giữa chừng.
- Kê biên: nhà không bị kê biên để bảo đảm thi hành án, vì đây là tài sản đang bị hạn chế giao dịch.
- Cấm hoặc đình chỉ giao dịch: nhà không thuộc trường hợp luật cấm giao dịch hoặc đang bị đình chỉ giao dịch.
- Công khai thông tin: thông tin về nhà cho thuê đã được công khai theo quy định, để bạn có đủ dữ liệu trước khi quyết định.
- Không phải căn hộ trong chung cư chỉ dùng để ở: theo Luật Nhà ở 2023, căn hộ trong nhà chung cư xây dựng với mục đích để ở không được dùng làm văn phòng. Nếu muốn thuê trong tòa chung cư, bạn nên chọn phần diện tích được thiết kế cho mục đích văn phòng tại chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp, và kiểm tra mục đích này trên giấy tờ của tòa nhà.
Ngoài các điều khoản cơ bản, hợp đồng thuê nhà làm văn phòng nên bổ sung những nội dung riêng sau:
- Biên bản hiện trạng và danh mục tài sản bàn giao: ghi lại tình trạng nhà, các thiết bị đi kèm và chụp ảnh khi nhận nhà, làm căn cứ đối chiếu khi trả nhà.
- Quyền cải tạo và hoàn trả hiện trạng: nêu rõ bạn được sửa chữa, cải tạo ở mức nào, có cần bên cho thuê đồng ý bằng văn bản không và khi kết thúc hợp đồng phải trả nhà ở tình trạng nào.
- Trách nhiệm sửa chữa hạ tầng: phân định bên nào lo hệ thống điện, nước, mái, tường và các hư hỏng lớn, bên nào lo hư hỏng nhỏ trong quá trình sử dụng.
- Kê khai và nộp thuế cho thuê: xác định bên cho thuê tự kê khai, nộp thuế hay bên thuê nộp thay, để hợp đồng và chứng từ thanh toán thống nhất ngay từ đầu.
Download tại đây
Mẫu hợp đồng thuê văn phòng song ngữ Anh – Việt
Mẫu hợp đồng thuê văn phòng song ngữ Anh – Việt phù hợp khi bên thuê hoặc bên cho thuê có yếu tố nước ngoài và cần một bản hợp đồng để cả hai bên cùng đọc hiểu. Khi dùng mẫu này, bạn nên đặc biệt lưu ý hai điểm sau:
- Điều khoản ngôn ngữ ưu tiên: hợp đồng nên ghi rõ bản tiếng Anh hay tiếng Việt được dùng làm căn cứ khi hai bản diễn đạt khác nhau. Nếu không quy định, hai bản thường được xem là có giá trị tương đương, dễ dẫn đến mỗi bên hiểu một kiểu khi phát sinh tranh chấp.
- Thuật ngữ thống nhất giữa hai bản: các nội dung về diện tích, phí dịch vụ, đặt cọc và chấm dứt hợp đồng cần được dịch đồng nhất. Nhờ vậy, dù đọc bản nào, hai bên cũng hiểu cùng một quyền lợi và nghĩa vụ.
Download tại đây
Các điều khoản cần có trong hợp đồng thuê văn phòng
Hợp đồng thuê văn phòng cần những điều khoản nào về thông tin các bên, diện tích, giá thuê, đặt cọc, thời hạn, fit-out, chấm dứt và thanh lý để doanh nghiệp yên tâm khi ký?
Thông tin các bên và thẩm quyền ký kết
Trước khi bàn đến giá thuê hay thời hạn, bạn nên kiểm tra hợp đồng thuê văn phòng đã ghi đúng thông tin pháp lý của hai bên và người ký có đúng thẩm quyền hay chưa. Nếu sai ở bước này, những thỏa thuận phía sau có thể thiếu giá trị hoặc để lại rủi ro khi doanh nghiệp đã vào sử dụng mặt bằng.
- Thông tin các bên
Hợp đồng cần ghi đủ tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại và tài khoản ngân hàng của cả hai bên. Đây là những thông tin dùng xuyên suốt khi thanh toán và xuất hóa đơn.
Bạn nên đối chiếu các thông tin này với giấy đăng ký doanh nghiệp, vì chỉ cần lệch một chi tiết là việc xuất hóa đơn hay chuyển khoản có thể gặp trục trặc.
- Thẩm quyền ký kết
Hợp đồng nên ghi rõ họ tên và chức danh của người đại diện theo pháp luật, để bạn biết chính xác ai có quyền thay mặt doanh nghiệp ký.
Nếu người ký chỉ là người được ủy quyền, hợp đồng cần kèm văn bản ủy quyền còn hiệu lực và nêu rõ phạm vi được phép ký, tránh trường hợp người ký vượt quá quyền hạn của mình.
Bên cho thuê cũng cần chứng minh mình có quyền cho thuê mặt bằng, bằng giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, hoặc văn bản ủy quyền cho thuê từ chủ sở hữu. Bạn nên xin bản sao để đối chiếu trước khi ký.
Diện tích thuê, hiện trạng bàn giao và mục đích sử dụng
Ba nội dung này nên được chốt rõ ngay từ đầu, vì chúng quyết định doanh nghiệp trả tiền cho phần diện tích nào, nhận mặt bằng ở tình trạng ra sao và được dùng mặt bằng vào việc gì.
- Diện tích thuê
Hợp đồng nên ghi rõ vị trí thuê gồm tầng, số phòng hoặc số căn, kèm sơ đồ mặt bằng, để hai bên cùng hiểu về phạm vi được thuê.
Diện tích tính tiền thuê cần ghi theo mét vuông cùng tiêu chuẩn đo. Nhờ vậy bạn biết chính xác mình đang trả tiền cho bao nhiêu và tránh chênh lệch so với diện tích sử dụng thực tế.
- Hiện trạng bàn giao
Hợp đồng nên mô tả mặt bằng được giao là sàn thô hay đã hoàn thiện, cùng tình trạng trần, điều hòa, hệ thống phòng cháy chữa cháy, đèn chiếu sáng và đầu nối điện, mạng.
Mô tả càng cụ thể ngay lúc nhận thì càng dễ làm căn cứ đối chiếu khi bạn trả lại mặt bằng.
- Mục đích sử dụng
Mặt bằng chỉ nên dùng làm văn phòng làm việc hoặc trụ sở giao dịch, không dùng để ở, sản xuất gây ô nhiễm hay kinh doanh trái pháp luật. Bạn nên đọc kỹ để chắc chắn hoạt động của doanh nghiệp nằm trong phạm vi cho phép.
Một số hợp đồng còn đặt giới hạn về số lượng nhân sự, giờ hoạt động, quyền treo bảng hiệu hay nội quy tòa nhà. Hãy xem những giới hạn này có phù hợp với cách doanh nghiệp làm việc hay không trước khi ký.
Giá thuê, phí dịch vụ và các khoản phí phát sinh
Khi so sánh văn phòng, nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn vào đơn giá thuê, trong khi tổng chi phí thực tế còn gồm phí dịch vụ, thuế và nhiều khoản phát sinh khác. Vì vậy, hợp đồng cần ghi rõ từng khoản cùng lịch thanh toán, nếu không đây sẽ là phần dễ phát sinh tranh chấp nhất.
- Giá thuê
Ở các tòa nhà hạng A, B, giá thuê thường được chào theo USD/m²/tháng. Hợp đồng nên ghi rõ đơn giá, đồng tiền thanh toán và tỷ giá quy đổi nếu có, để bạn so sánh chính xác giữa các tòa nhà và không bị chênh lệch khi thanh toán.
Hợp đồng cần cho biết giá thuê đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế VAT, để bạn không bị bất ngờ khi nhận hóa đơn.
Nếu bên cho thuê là cá nhân, hợp đồng nên nêu rõ ai chịu trách nhiệm kê khai và nộp thuế cho thuê, bên cho thuê tự làm hay bên thuê nộp thay, để chứng từ thanh toán thống nhất ngay từ đầu.
Hợp đồng cũng nên ghi chu kỳ, thời điểm và hình thức thanh toán, giúp doanh nghiệp chủ động sắp xếp dòng tiền.
- Phí dịch vụ
Ngoài tiền thuê, bạn sẽ trả phí quản lý và dịch vụ vận hành tòa nhà. Hãy hỏi rõ khoản phí này gồm những dịch vụ nào, vì đó là cách để so sánh đúng chi phí giữa các tòa nhà.
- Các khoản phí phát sinh
Với điện và nước, bạn nên hỏi rõ cách tính và đơn giá, tốt nhất là tính theo đồng hồ riêng nếu có, để kiểm soát được chi phí sử dụng hằng tháng.
Nếu doanh nghiệp làm việc ngoài giờ hành chính, hãy hỏi trước cách tính và mức phí điều hòa ngoài giờ để dự trù chi phí.
Về phí gửi xe, hợp đồng cần cho biết số suất đỗ được phân bổ và mức phí khi vượt suất, điều đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp có đông nhân viên.
Các khoản khác như internet, vệ sinh hay chi phí thi công nội thất nên được ghi rõ cách tính. Với văn phòng trọn gói hoặc coworking, bạn cần hỏi thêm gói dịch vụ gồm những gì và tiện ích nào bị giới hạn, để không bị tính thêm ngoài dự kiến.
Đặt cọc và điều kiện hoàn cọc
Theo khoản 1 Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015, đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền hoặc tài sản có giá trị trong một thời hạn để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng. Với thuê văn phòng, đó là khoản tiền bên thuê giao cho bên cho thuê và sẽ được hoàn trả theo điều kiện đã thỏa thuận khi kết thúc. Đây là phần dễ phát sinh tranh chấp nếu không chốt rõ các khoản khấu trừ khi trả mặt bằng.
- Đặt cọc
Pháp luật không quy định mức cọc cụ thể cho hợp đồng thuê văn phòng, nên có đặt cọc hay không và mức cọc là bao nhiêu đều do hai bên tự thỏa thuận.
Mức cọc thường tương đương khoảng 2-3 tháng tiền thuê. Bạn nên phân biệt rõ khoản này với tiền thuê trả trước hay phí dịch vụ, vì mỗi khoản có mục đích và cách xử lý khác nhau.
Khoản cọc giúp bảo đảm bạn thanh toán đầy đủ, giữ gìn mặt bằng và thực hiện đúng cam kết. Theo khoản 2 Điều 328, khi hợp đồng được thực hiện, tiền cọc được trả lại hoặc trừ vào nghĩa vụ trả tiền. Nếu bên thuê từ chối thực hiện hợp đồng thì mất cọc, còn nếu bên cho thuê từ chối thì phải hoàn lại cọc và đền thêm một khoản tương đương, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác.
- Điều kiện hoàn cọc
Số ngày hoàn cọc do hai bên thỏa thuận và thường tính từ ngày thanh lý hợp đồng. Bạn nên ghi rõ mốc này trong hợp đồng để chủ động theo dõi khi kết thúc thuê.
Bên cho thuê có thể trừ vào tiền cọc các khoản như nợ tiền thuê, phí dịch vụ, tiền điện nước hoặc chi phí sửa chữa hư hỏng. Bạn nên yêu cầu liệt kê cụ thể ngay từ đầu, kèm biên bản hiện trạng khi nhận bàn giao, để tránh bị khấu trừ ngoài dự kiến khi trả mặt bằng.
Thời hạn thuê, gia hạn và điều chỉnh giá thuê
Thời hạn thuê quyết định bạn được dùng mặt bằng ổn định trong bao lâu và chi phí thay đổi ra sao theo thời gian. Vì vậy, hợp đồng nên chốt rõ ba nội dung sau.
- Thời hạn thuê
Hợp đồng nên ghi rõ ngày có hiệu lực, ngày bàn giao, ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Thời hạn thuê văn phòng thường từ 2-3 năm trở lên, tòa nhà hạng A có thể yêu cầu thời hạn dài hơn, nhưng bạn vẫn có thể thỏa thuận tùy kế hoạch của doanh nghiệp.
Nếu cần thi công nội thất trước khi vào làm việc, hãy hỏi bên cho thuê có miễn tiền thuê trong giai đoạn này không. Phí dịch vụ và tiền điện nước trong thời gian thi công cũng nên được thỏa thuận rõ.
- Gia hạn
Hợp đồng nên nêu mốc thông báo bằng văn bản trước khi hết hạn. Bạn hãy ghi mốc này vào lịch của doanh nghiệp để không bỏ lỡ cơ hội thuê tiếp.
Nguyên tắc điều chỉnh giá khi gia hạn cũng nên thỏa thuận từ trước, để doanh nghiệp không bị động khi đến kỳ gia hạn.
- Điều chỉnh giá thuê
Hợp đồng có thể giữ nguyên giá trong suốt thời hạn, hoặc quy định giá tăng theo một biên độ và chu kỳ đã thỏa thuận.
Bạn nên hỏi rõ điều này ngay từ đầu để dự trù chi phí thuê trong nhiều năm.
Sửa chữa, cải tạo (fit-out) và hoàn trả mặt bằng
Hầu hết doanh nghiệp đều cần cải tạo mặt bằng cho phù hợp với cách làm việc của mình, và đến cuối hợp đồng lại phải trả mặt bằng theo tình trạng đã thỏa thuận. Vì vậy, hợp đồng nên quy định rõ ba nội dung sau.
- Sửa chữa
Theo Điều 477 Bộ luật Dân sự 2015, bên cho thuê có trách nhiệm bảo đảm mặt bằng ở tình trạng như đã thỏa thuận và sửa chữa các hư hỏng, trừ hư hỏng nhỏ mà theo thông lệ bên thuê tự sửa.
Trên thực tế, bên cho thuê hoặc đơn vị quản lý thường lo các hệ thống chung như thang máy, phòng cháy chữa cháy, điều hòa trung tâm, còn doanh nghiệp bạn chịu trách nhiệm với nội thất do mình lắp đặt hoặc làm hư hỏng. Hợp đồng nên ghi rõ ranh giới này để tránh đùn đẩy khi có sự cố.
- Cải tạo (fit-out)
Thông thường, bạn cần nộp bản vẽ thiết kế kiến trúc, điện và phòng cháy chữa cháy để bên cho thuê hoặc đơn vị quản lý tòa nhà phê duyệt trước khi thi công.
Việc cải tạo không được ảnh hưởng đến kết cấu chịu lực của tòa nhà. Bạn nên hỏi rõ quy trình duyệt bản vẽ và thời gian xử lý để lên kế hoạch thi công hợp lý.
- Hoàn trả mặt bằng
Khi kết thúc hợp đồng, bạn thường phải tháo dỡ vách ngăn và nội thất đã lắp để trả mặt bằng về nguyên trạng, hay còn gọi là sàn thô (bare shell). Hai bên cũng có thể thỏa thuận giữ nguyên hiện trạng bằng văn bản.
Bạn nên làm rõ điều này ngay từ đầu, vì chi phí tháo dỡ có thể đáng kể và thường được trừ vào tiền cọc nếu không thực hiện.
Chấm dứt hợp đồng trước hạn và phạt vi phạm
Trong quá trình thuê, doanh nghiệp có thể phải đổi kế hoạch, hoặc hai bên không còn thực hiện được hợp đồng như đã cam kết. Vì vậy, hợp đồng nên quy định rõ hai nội dung sau để bạn chủ động hơn nếu phải rời văn phòng sớm.
- Chấm dứt hợp đồng trước hạn
Hợp đồng nên nêu rõ các trường hợp được chấm dứt hợp pháp, như hợp đồng hết hạn, tòa nhà hư hỏng nặng do thiên tai hoặc hỏa hoạn không thể khắc phục, hoặc bên còn lại vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ. Đọc kỹ phần này giúp bạn biết mình được chấm dứt trong tình huống nào mà không bị coi là vi phạm.
Nếu doanh nghiệp muốn chấm dứt vì lý do riêng như thu hẹp quy mô hay chuyển địa điểm, bạn cần gửi thông báo bằng văn bản theo thời hạn đã thỏa thuận. Theo Điều 428 Bộ luật Dân sự 2015, bên đơn phương chấm dứt mà không có căn cứ sẽ bị coi là bên vi phạm, nên bạn cần cân nhắc kỹ và nên thương lượng trước với bên cho thuê.
Về tiền đặt cọc, việc xử lý thường theo nguyên tắc mất cọc hoặc đền cọc đã nêu ở phần đặt cọc, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác. Hãy xem hợp đồng của bạn áp dụng nguyên tắc nào để biết mức thiệt hại có thể gặp phải.
- Phạt vi phạm
Mức phạt do hai bên thỏa thuận trong hợp đồng, nhưng phải nằm trong giới hạn pháp luật cho phép. Bạn nên xem mức phạt có hợp lý so với giá trị hợp đồng hay không, và hỏi rõ phạt vi phạm có được tính cộng với việc mất cọc hay không.
Nếu chậm thanh toán, hợp đồng thường quy định lãi chậm trả theo thỏa thuận và quyền đơn phương chấm dứt của bên cho thuê khi bạn chậm quá số ngày đã ghi. Hãy lưu ý hạn thanh toán để tránh rủi ro bị chấm dứt hợp đồng chỉ vì chậm trả.
Hợp đồng cũng nên nêu rõ hai bên ưu tiên thương lượng, hòa giải hay đưa ra tòa án hoặc trọng tài khi có bất đồng. Thống nhất từ đầu giúp xử lý tranh chấp nhanh hơn và bớt tốn kém.
Thanh lý hợp đồng và bàn giao lại mặt bằng
Thanh lý hợp đồng là bước cuối cùng để hai bên khép lại quan hệ thuê một cách rõ ràng, tránh tranh chấp về sau. Quá trình này thường hoàn tất bằng biên bản kiểm tra hiện trạng mặt bằng, chốt công nợ và hoàn trả tiền cọc còn lại.
- Thanh lý hợp đồng
Bên cho thuê có thể trừ vào tiền cọc các khoản nợ tiền thuê, phí dịch vụ, tiền điện nước và chi phí sửa chữa hư hỏng. Bạn nên yêu cầu bảng chi tiết từng khoản bị trừ để đối chiếu trước khi xác nhận.
Sau khi thống nhất, hai bên ký biên bản thanh lý và bên cho thuê hoàn trả phần tiền cọc còn lại. Bạn chỉ nên ký khi đã nhận đủ số tiền theo đúng thỏa thuận.
- Bàn giao lại mặt bằng
Hai bên cùng kiểm tra mặt bằng khi bàn giao lại, đối chiếu với tình trạng ghi nhận lúc nhận mặt bằng và chốt chỉ số điện, nước tại thời điểm đó.
Bạn nên chụp ảnh và giữ lại biên bản để làm căn cứ nếu sau này có bất đồng.
Phụ lục cần kèm theo hợp đồng thuê văn phòng
Hợp đồng thuê văn phòng nên kèm những phụ lục nào để việc mô tả mặt bằng, bàn giao tài sản, tính phí, thi công fit-out, gia hạn và thanh lý diễn ra rõ ràng, dễ đối chiếu?
Phụ lục mô tả mặt bằng và diện tích tính tiền thuê
Phụ lục mô tả mặt bằng giúp hai bên hiểu giống nhau về vị trí, phạm vi sử dụng và diện tích tính tiền thuê, thông qua sơ đồ và bảng tính cụ thể. Có phụ lục này, bạn sẽ không phải tranh luận về “phần nào là của mình” khi đã vào sử dụng.
- Mô tả mặt bằng
Sơ đồ mặt bằng thể hiện vị trí thuê trên sơ đồ tầng, cùng hệ thống cột, cửa ra vào và lối thoát hiểm. Nhờ đó bạn hình dung được mặt bằng thực tế và lên phương án bố trí chỗ làm việc phù hợp.
Phụ lục nên đánh dấu rõ khu vực doanh nghiệp được sử dụng riêng và khu vực dùng chung như hành lang, sảnh thang máy hay nhà vệ sinh. Điều này giúp tránh hiểu nhầm về phạm vi được sử dụng và phần diện tích phải trả tiền.
- Diện tích tính tiền thuê
Phụ lục ghi rõ diện tích theo mét vuông, đơn vị tính và tiêu chuẩn đo. Đây là con số để tính tiền thuê hằng tháng, nên bạn cần đối chiếu kỹ với diện tích thực tế.
Hai bên nên thống nhất phương pháp đo và xác nhận khi nghiệm thu mặt bằng, để tránh tranh luận về chênh lệch diện tích sau này.
Phụ lục hiện trạng bàn giao và biên bản bàn giao
Phụ lục hiện trạng bàn giao ghi lại tình trạng mặt bằng vào thời điểm bạn nhận, đi kèm biên bản bàn giao, để làm căn cứ đối chiếu khi trả mặt bằng. Có phụ lục này, bạn sẽ chủ động hơn khi hai bên cần xác định hư hỏng nào có sẵn từ trước và hư hỏng nào phát sinh trong quá trình sử dụng.
- Hiện trạng xây dựng: bạn nên xem trực tiếp và ghi nhận tình trạng sàn, tường, trần, kể cả những điểm xước, nứt hay xuống cấp nếu có.
- Hệ thống kỹ thuật: tình trạng điều hòa, hệ thống phòng cháy chữa cháy, điện và mạng cần được kiểm tra kỹ, vì đây là các hạng mục dễ phát sinh tranh luận về trách nhiệm sửa chữa.
- Chỉ số điện, nước, chìa khóa, thẻ ra vào và các hạng mục được bàn giao: ghi lại đầy đủ để làm mốc tính chi phí sử dụng từ ngày bàn giao.
- Ảnh chụp thực tế: hai bên nên chụp ảnh hiện trạng mặt bằng và đính kèm vào phụ lục, vì hình ảnh là bằng chứng rõ ràng nhất khi đối chiếu lúc trả mặt bằng.
Phụ lục danh mục tài sản, thiết bị bàn giao
Phụ lục danh mục tài sản liệt kê nội thất, thiết bị đi kèm mặt bằng và trách nhiệm của bên thuê với từng hạng mục. Phụ lục này đặc biệt hữu ích với văn phòng trọn gói hoặc mặt bằng có sẵn đồ đạc, vì giúp bạn và bên cho thuê cùng nắm rõ những gì đã được giao.
- Tài sản (nội thất)
Phụ lục nên liệt kê bàn làm việc, ghế, tủ hồ sơ, bàn ghế phòng họp và vách ngăn đi kèm. Bạn nên đối chiếu trực tiếp với thực tế khi nhận bàn giao để chắc chắn không thiếu hạng mục nào.
- Thiết bị
Các thiết bị như máy chiếu hoặc tivi phòng họp, máy in, điện thoại bàn cần được ghi rõ. Bạn nên kiểm tra thiết bị còn hoạt động tốt hay không ngay khi nhận, để tránh bị quy trách nhiệm cho hư hỏng có từ trước.
- Thông tin chi tiết và trách nhiệm
Mỗi hạng mục nên ghi rõ số lượng, nhãn hiệu, mã model và tình trạng hiện tại. Thông tin càng chi tiết thì hai bên càng dễ đối chiếu và xác định thiệt hại nếu có.
Theo Điều 479 và Điều 482 Bộ luật Dân sự 2015, bên thuê phải bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa nhỏ tài sản thuê và bồi thường nếu làm mất hoặc hư hỏng. Khi trả lại, tài sản phải ở tình trạng như lúc nhận hoặc như hai bên đã thỏa thuận, trừ hao mòn tự nhiên. Phụ lục nên ghi cụ thể cách xử lý từng trường hợp để bạn biết rõ mình chịu trách nhiệm đến đâu.
Phụ lục bảng phí dịch vụ và chi phí phát sinh
Phụ lục bảng phí tập hợp các khoản phí dịch vụ và chi phí phát sinh vào một bảng duy nhất, để bạn dễ dự trù và kiểm soát tổng chi phí thuê.
- Phí dịch vụ
Phụ lục nên nêu mức phí quản lý và liệt kê những dịch vụ nằm trong khoản phí này, như bảo vệ, vệ sinh khu vực chung hay bảo trì hệ thống chung. Nhờ vậy bạn biết mình đang trả tiền cho những gì.
- Chi phí phát sinh
Với điện, nước, hãy ghi rõ cách tính và đơn giá áp dụng, tốt nhất là theo đồng hồ riêng nếu có, để theo dõi chi phí sử dụng hằng tháng.
Với điều hòa ngoài giờ, bạn cần biết khung giờ tính phí và mức phí cụ thể, nhất là khi doanh nghiệp thường làm việc ngoài giờ hành chính.
Phí gửi ô tô, xe máy và số suất đỗ xe được phân bổ nên được nêu rõ, kể cả mức phí khi vượt số suất.
Các khoản như internet, vệ sinh và phí thi công nên được liệt kê mức phí và cách tính, để tránh phát sinh ngoài dự kiến.
- Điều chỉnh phí
Phụ lục nên nêu rõ khi nào và theo cách nào bên cho thuê được điều chỉnh các khoản phí, cùng thời điểm áp dụng. Bạn nên hỏi kỹ điều này để không bị bất ngờ khi chi phí thay đổi giữa kỳ thuê.
Phụ lục nội quy tòa nhà và quy định thi công fit-out
Phụ lục nội quy và quy định thi công fit-out dẫn chiếu các quy định vận hành của tòa nhà, để bạn nắm rõ những điều cần tuân thủ ngay từ khi nhận bàn giao, thay vì đến lúc thi công hay sử dụng mới phát hiện ra giới hạn.
- Nội quy tòa nhà
Phụ lục nên nêu giờ ra vào, quy trình đăng ký khách, quy định về an ninh và phòng cháy chữa cháy. Đây là những quy định ảnh hưởng trực tiếp đến sinh hoạt hằng ngày của doanh nghiệp.
- Quy định thi công fit-out
Việc thi công thường không được làm thay đổi kết cấu chịu lực và công năng sử dụng, đồng thời phải bảo đảm yêu cầu phòng cháy chữa cháy. Theo khoản 2 Điều 43 Luật Xây dựng 2025, công trình sửa chữa, cải tạo bên trong được miễn giấy phép xây dựng nếu không làm thay đổi mục đích, công năng sử dụng, không ảnh hưởng an toàn kết cấu chịu lực, đồng thời bảo đảm yêu cầu phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trường và kết nối hạ tầng kỹ thuật. Dù vậy, bạn vẫn cần tuân thủ quy định của tòa nhà.
Bạn thường phải gửi hồ sơ thiết kế cho bên cho thuê hoặc đơn vị quản lý phê duyệt trước khi thi công. Hãy hỏi rõ cần nộp những giấy tờ gì và thời gian duyệt bao lâu để lên kế hoạch hợp lý.
Phụ lục cũng nên nêu khung thời gian được thi công, loại vật liệu được phép sử dụng, yêu cầu về an toàn lao động và vệ sinh công trường, để đơn vị thi công của bạn chuẩn bị đúng yêu cầu.
Cuối cùng, phụ lục nên nhắc lại yêu cầu hoàn trả hiện trạng khi kết thúc hợp đồng, để bạn lường trước chi phí tháo dỡ và hoàn trả.
Phụ lục gia hạn hoặc điều chỉnh điều khoản
Phụ lục gia hạn hoặc điều chỉnh được dùng khi hai bên muốn kéo dài thời hạn thuê hoặc thay đổi một số nội dung đã ký mà không phải lập lại hợp đồng mới. Theo Điều 403 Bộ luật Dân sự 2015, phụ lục không được trái với nội dung hợp đồng chính; nếu có điều khoản trái thì điều khoản đó không có hiệu lực, trừ khi hai bên thỏa thuận khác.
- Gia hạn
Phụ lục gia hạn dùng khi hai bên muốn kéo dài thời hạn thuê, giúp tiết kiệm thời gian so với soạn lại toàn bộ hợp đồng.
Phụ lục cần nêu rõ số và ngày ký của hợp đồng chính, để xác định phụ lục này gia hạn hợp đồng nào.
- Điều chỉnh điều khoản
Phụ lục cũng được dùng khi thay đổi giá thuê, diện tích hoặc gói dịch vụ, và nên ghi rõ nội dung cũ cùng nội dung mới của từng điều khoản được sửa đổi, để hai bên đối chiếu dễ dàng và tránh hiểu nhầm.
Phụ lục nên khẳng định những điều khoản không nhắc đến vẫn giữ nguyên hiệu lực như hợp đồng chính, giúp bạn yên tâm rằng các quyền lợi đã thỏa thuận không bị ảnh hưởng.
Phụ lục thanh lý và đối chiếu công nợ
Phụ lục thanh lý xác nhận thời điểm kết thúc hợp đồng, công nợ còn lại và số tiền cọc hoàn trả giữa hai bên, giúp khép lại quan hệ thuê một cách rõ ràng.
- Thanh lý
Phụ lục nên ghi rõ ngày hợp đồng chính thức chấm dứt, làm mốc để tính các khoản chi phí cuối cùng.
Hai bên cùng kiểm tra mặt bằng, đối chiếu với tình trạng khi nhận bàn giao và ghi nhận kết quả vào biên bản. Bạn nên chụp ảnh và giữ lại bản sao để làm căn cứ nếu có bất đồng.
- Đối chiếu công nợ
Bảng đối chiếu liệt kê các khoản tiền thuê, phí dịch vụ và tiền điện nước còn tồn đọng đến ngày bàn giao. Hãy kiểm tra kỹ từng khoản trước khi xác nhận.
Phụ lục nên nêu số cọc gốc, các khoản bị cấn trừ, số tiền còn lại và hạn hoàn trả theo thỏa thuận. Bạn chỉ nên ký khi các số liệu này đã khớp với những gì hai bên thống nhất.
Vai trò của đơn vị môi giới khi soạn và đàm phán hợp đồng thuê văn phòng
Thay vì tự liên hệ từng tòa nhà và tự làm việc với chủ nhà, doanh nghiệp có thể nhờ đơn vị môi giới đồng hành khi thuê văn phòng. Đơn vị môi giới là bên trung gian chuyên môn, hỗ trợ doanh nghiệp từ lúc tìm mặt bằng cho đến khi hợp đồng thuê văn phòng được ký kết. Trong thực tế, vai trò này thể hiện qua ba nhóm việc sau.
- Tìm và đánh giá mặt bằng
Môi giới lọc và đề xuất những văn phòng phù hợp theo khu vực, diện tích, ngân sách, hạng tòa nhà và thời gian dự kiến chuyển vào. Nhờ vậy bạn có sẵn danh sách để so sánh, thay vì phải tự tìm từng nguồn tin.
Ngoài đơn giá thuê, môi giới giúp bạn xem xét vị trí, phí quản lý, phí ngoài giờ, tiện ích tòa nhà và điều kiện bàn giao, để các phương án được so sánh trên cùng một mặt bằng thông tin.
Môi giới có thể kiểm tra sơ bộ quyền sở hữu hoặc quyền cho thuê của chủ nhà, giấy phép xây dựng và điều kiện phòng cháy chữa cháy của tòa nhà. Theo điểm d khoản 1 Điều 64 Luật Kinh doanh bất động sản 2023, doanh nghiệp môi giới có quyền từ chối môi giới bất động sản chưa đủ điều kiện đưa vào kinh doanh. Bước này giúp bạn bớt rủi ro trước khi đi sâu vào hợp đồng, nhưng không thay thế tư vấn của luật sư.
- Đàm phán hợp đồng
Môi giới cung cấp thông tin thị trường và hỗ trợ hai bên trao đổi về giá thuê, diện tích, thời hạn thuê, thời gian fit-out, mức đặt cọc và kỳ thanh toán. Có dữ liệu so sánh trong tay, bạn dễ thương lượng hơn và các nội dung quan trọng được chốt rõ trước khi đưa vào văn bản.
- Soạn và ký hợp đồng
Khi các điều khoản đã thống nhất, môi giới đồng hành cùng các bên để những gì đã thỏa thuận được thể hiện đầy đủ trong hợp đồng. Bạn nên nhờ môi giới cùng đọc lại các điều khoản trước khi ký để không bỏ sót chi tiết nào.
Khi doanh nghiệp ủy quyền, môi giới có thể hỗ trợ một số thủ tục liên quan đến việc thuê, và tiếp tục đồng hành khi nhận bàn giao mặt bằng nếu bạn cần.
RSQUARE tìm văn phòng cho thuê phù hợp và hỗ trợ hoàn tất hợp đồng thuê
Tìm được văn phòng ưng ý đã không dễ, chốt được một hợp đồng thuê văn phòng có lợi lại càng cần kinh nghiệm. RSQUARE là đơn vị tư vấn bất động sản thương mại và công nghiệp có vốn đầu tư Hàn Quốc. Tại TP.HCM và Hà Nội, RSQUARE đồng hành cùng doanh nghiệp trong hai việc quan trọng nhất khi thuê văn phòng: tìm được văn phòng cho thuê phù hợp với nhu cầu, và hỗ trợ hoàn tất hợp đồng thuê một cách thuận lợi.
- Hỗ trợ tìm văn phòng cho thuê phù hợp
Trước khi nói đến hợp đồng, RSQUARE giúp bạn tìm đúng văn phòng, dựa trên nhu cầu thực tế và dữ liệu thị trường:
Tiếp nhận nhu cầu: RSQUARE bắt đầu bằng việc lắng nghe bạn cần gì về vị trí, diện tích, ngân sách và mục đích sử dụng, để các phương án được đề xuất sát với cách doanh nghiệp vận hành.
Dữ liệu giá thị trường: dựa trên cơ sở dữ liệu hơn 55.000 bất động sản đã xác thực, RSQUARE cung cấp mức giá theo khu vực và hạng tòa nhà, giúp bạn biết mức giá đang cân nhắc có hợp lý so với mặt bằng chung hay không.
Tính tổng chi phí sử dụng: với từng phương án, RSQUARE cùng bạn cộng đủ tiền thuê, phí dịch vụ, chi phí fit-out và các khoản phụ trợ, để bạn so sánh chi phí thực tế thay vì chỉ nhìn vào đơn giá thuê.
Khảo sát thực tế và tư vấn lựa chọn: chuyên viên đi xem mặt bằng cùng bạn, phân tích ưu và nhược điểm của từng phương án rồi đưa ra khuyến nghị, giúp bạn chọn được nơi phù hợp nhất.
- Hỗ trợ hoàn tất hợp đồng thuê văn phòng
Khi đã chọn được mặt bằng, RSQUARE đồng hành cùng bạn ở khâu hợp đồng để các điều khoản được chốt rõ ràng, có lợi cho doanh nghiệp trước khi ký:
Hỗ trợ đàm phán điều khoản: RSQUARE hỗ trợ bạn thương lượng các điều khoản quan trọng như thời gian miễn phí thi công hay giới hạn mức tăng giá hằng năm, dựa trên dữ liệu giao dịch thực tế trên thị trường.
Rà soát nội dung hợp đồng: trước khi ký, RSQUARE cùng bạn đọc lại hợp đồng để những gì đã thỏa thuận được thể hiện đầy đủ, quyền lợi của doanh nghiệp được bảo vệ.
Kiểm tra tính pháp lý của tòa nhà: RSQUARE hỗ trợ kiểm tra tính minh bạch của tòa nhà và các thủ tục pháp lý liên quan, giúp bạn bớt rủi ro khi ký hợp đồng.
Đồng hành sau khi ký: nếu phát sinh vướng mắc với bên cho thuê trong quá trình sử dụng, RSQUARE vẫn tiếp tục hỗ trợ xử lý, thay vì dừng lại khi hợp đồng đã được ký.
Dịch vụ tư vấn thuê văn phòng của RSQUARE hoàn toàn miễn phí cho bên thuê. Với doanh nghiệp nước ngoài, đội ngũ sẽ hỗ trợ bằng tiếng Việt, Anh và Hàn giúp việc trao đổi thuận tiện hơn.
Câu hỏi thường gặp trong hợp đồng thuê văn phòng
Hợp đồng thuê văn phòng có cần công chứng không, có thể dùng mẫu sẵn để ký luôn không, và cần lưu ý gì khi chấm dứt trước hạn, gia hạn hay ký bản song ngữ Anh – Việt?
Hợp đồng thuê văn phòng có bắt buộc công chứng không?
Không, hợp đồng thuê văn phòng không bắt buộc phải công chứng. Theo khoản 4 Điều 44 Luật Kinh doanh bất động sản 2023, nếu ít nhất một bên là doanh nghiệp kinh doanh bất động sản, hợp đồng được công chứng hoặc chứng thực theo yêu cầu của các bên. Quy định bắt buộc công chứng tại khoản 5 Điều 44 chỉ áp dụng cho hợp đồng mua bán, thuê mua nhà, công trình xây dựng giữa các cá nhân, không áp dụng cho hợp đồng thuê. Dù vậy, hai bên nên cân nhắc công chứng hoặc chứng thực chữ ký trong một số trường hợp sau:
- Bên cho thuê là cá nhân, thời hạn thuê dài hoặc giá trị hợp đồng lớn.
- Thuê nhà làm văn phòng có kèm tài sản bàn giao, có cải tạo và phải hoàn trả hiện trạng.
- Hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng rằng văn bản phải được công chứng.
Có thể dùng mẫu hợp đồng có sẵn để ký luôn không?
Doanh nghiệp có thể dùng mẫu hợp đồng có sẵn làm nền, nhưng không nên ký luôn khi chưa đọc và trao đổi lại. Nếu bên cho thuê là chủ đầu tư hoặc doanh nghiệp kinh doanh bất động sản, theo khoản 2 Điều 45 Luật Kinh doanh bất động sản 2023, hợp đồng mẫu phải được công khai trước khi áp dụng, nên bạn có thể xem trước hoặc đề nghị bên cho thuê gửi bản mẫu từ sớm. Trước khi ký, bạn nên lưu ý:
- Mẫu có sẵn thường mang tính chung, chưa nêu rõ chi phí phát sinh như phí quản lý, phí gửi xe hay điều hòa ngoài giờ, nên cần bổ sung cho đúng tòa nhà bạn thuê.
- Mẫu do bên cho thuê soạn có thể nghiêng về bảo vệ bên cho thuê, vì vậy hãy đọc kỹ các điều khoản về đặt cọc, chấm dứt và phạt vi phạm.
- Hiện trạng bàn giao, điều kiện hoàn trả mặt bằng và tiến độ thanh toán nên được điền cụ thể vào hợp đồng và phụ lục.
- Với hợp đồng giá trị lớn hoặc thời hạn dài, bạn nên tham khảo ý kiến luật sư để bảo đảm tính pháp lý.
Muốn chấm dứt hợp đồng trước hạn thì xử lý thế nào?
Cách xử lý đầu tiên là làm theo điều khoản chấm dứt trước hạn đã ghi trong hợp đồng thuê văn phòng, như thời hạn báo trước bằng văn bản, tiền cọc và khoản bồi thường nếu có. Tùy lý do chấm dứt, doanh nghiệp có thể xử lý như sau:
- Do lỗi của bên kia hoặc thuộc trường hợp hợp đồng cho phép, như bất khả kháng: gửi thông báo bằng văn bản theo thời hạn đã thỏa thuận. Theo Điều 428 Bộ luật Dân sự 2015, bên đơn phương chấm dứt phải báo trước cho bên kia.
- Vì lý do riêng như thu hẹp quy mô hay chuyển địa điểm: nên đàm phán với bên cho thuê để giảm thiệt hại, chẳng hạn hỗ trợ tìm bên thuê thay thế nếu bên cho thuê đồng ý.
- Không thỏa thuận được: nếu chấm dứt không có căn cứ, doanh nghiệp bị xem là vi phạm hợp đồng, có thể mất cọc và phải bồi thường theo cam kết.
Vì vậy, nếu có kế hoạch chuyển văn phòng, doanh nghiệp bạn nên làm rõ các điều khoản này ngay từ khi ký, và trao đổi sớm với bên cho thuê để thống nhất cách chấm dứt bằng văn bản.
Gia hạn hợp đồng thuê văn phòng cần lưu ý gì?
Doanh nghiệp nên chủ động trao đổi về việc gia hạn từ sớm, trước khi hợp đồng thuê văn phòng hết hạn, vì khi hết hạn bên cho thuê có quyền yêu cầu bàn giao lại mặt bằng. Khi gia hạn, bạn nên lưu ý:
- Mốc thông báo: gửi văn bản đề nghị gia hạn trước mốc quy định trong hợp đồng. Quá mốc này, bên cho thuê có thể cho bên khác thuê.
- Giá thuê kỳ mới: kiểm tra biên độ tăng giá đã cam kết trong hợp đồng cũ; nếu không có, hai bên đàm phán theo giá thị trường tại thời điểm gia hạn.
- Phụ lục gia hạn: ghi rõ thời hạn mới, giá thuê, phí quản lý, tiền cọc, ngày hiệu lực và khẳng định các điều khoản còn lại giữ nguyên.
- Thay đổi lớn: nếu điều chỉnh đáng kể về diện tích hoặc điều kiện vận hành, hai bên nên ký hợp đồng mới thay vì phụ lục.
Doanh nghiệp bạn nên tránh tiếp tục sử dụng mặt bằng khi hợp đồng đã hết hạn mà chưa có văn bản gia hạn, vì dễ phát sinh tranh chấp.
Hợp đồng thuê văn phòng song ngữ Anh – Việt có giá trị pháp lý không?
Có, hợp đồng thuê văn phòng song ngữ Anh – Việt vẫn có giá trị pháp lý như một hợp đồng thông thường, nếu nội dung không vi phạm điều cấm của pháp luật Việt Nam. Điều quan trọng là ghi rõ trong hợp đồng bản nào được ưu tiên khi hai bản có cách hiểu khác nhau. Nếu hai bên không quy định, hai bản thường được xem là có giá trị như nhau. Khi xảy ra tranh chấp tại tòa án Việt Nam, tiếng Việt là ngôn ngữ tố tụng, nên doanh nghiệp bạn cần có bản tiếng Việt và nên đối chiếu kỹ hai bản trước khi ký, nhất là các điều khoản về giá thuê, phí, thời hạn và chấm dứt hợp đồng.
Một hợp đồng thuê văn phòng chặt chẽ giúp doanh nghiệp yên tâm sử dụng mặt bằng và tránh những chi phí hay tranh chấp phát sinh về sau. Trước khi ký, bạn nên chọn đúng mẫu hợp đồng theo loại văn phòng, kiểm tra kỹ các điều khoản về diện tích, giá thuê, đặt cọc, thời hạn, fit-out, chấm dứt và thanh lý, đồng thời kèm đủ phụ lục để mọi thỏa thuận có căn cứ đối chiếu. Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm thuê văn phòng tại HCM hoặc thuê văn phòng tại Hà Nội, RSQUARE sẵn sàng đồng hành từ khâu tìm mặt bằng đến khi hoàn tất hợp đồng, với dịch vụ tư vấn miễn phí cho bên thuê.
