办公空间包括主要工作区、会议室、接待区，以及用于日常运营的配套设施。各区域的分配应当反映公司的人员规模、工作需求、租赁面积和未来发展规划。
完全开放式的办公室可能不适合经常处理机密信息的部门。相反，划分为多个封闭房间的布局，则可能限制需要频繁协作的团队之间的沟通。因此，企业在选择物业并开展室内设计之前，应先明确自身的工作模式。
什么是办公空间？
办公空间是指企业用于工作、管理、会议、接待客户和内部运营的全部区域。通常包括三大类：
- 供员工和各部门使用的工作区。
- 会议室、高管办公室、客户接待室等功能区。
- 前台、茶水间、储物间、走廊和短暂休息空间等配套区域。
办公室的组织方式取决于公司的运营模式。科技公司可能更重视协作区和小型会议室，而金融、法律或咨询公司往往需要更多封闭房间以保护隐私。
租赁面积也会直接影响布局。在面积较小的办公室中，茶水间可能与公共区域合并，多功能室也可能取代若干独立的功能房间。
为什么企业在租赁前应规划办公空间？
拟定的布局应在看房阶段就加以考虑。某个楼层的租金可能合适，但由于立柱过多、边角无法使用或设备核心筒过大，仍然可能无法满足运营需求。
确定实际可用面积
报价单上注明的面积并不能完全说明可以安装多少个工位。企业需要查看楼层形状、立柱位置、电梯核心筒与工作区之间的距离，以及将空间划分为多个房间的可能性。
例如，两处面积均为500 m²的物业，所能容纳的工位数量可能不同。柱子少的方形楼板通常比狭长的楼层或存在多处无法使用的边角的楼层更容易规划。
根据实际活动分配空间
不同部门的空间需求各不相同。销售团队可能需要用于快速讨论的区域和电话亭，而财务或法务部门通常需要更安静的工作环境。
企业应记录人员数量、到岗率和会议室使用频率。与参考图片或一般设计趋势相比，这些数据能为空间分配提供更可靠的依据。
控制装修成本
包含多个封闭房间的布局，通常需要在隔断、门、空调分配、消防系统和电气工程方面追加支出。只有当现有布局与入驻企业的需求相当接近时，带装修的办公室才是合适的选择。
签订租约后再更改整体布局，可能会延长装修期并增加前期支出。因此，在比较租赁方案时，应评估现状可以保留到什么程度。
为未来扩张预留空间
所需工位数量不应仅以看房时公司的人员数量为依据。企业还需要考虑招聘计划、远程办公比例以及拟定的租期。
对于租期为三到五年的租约，如果布局过于贴合当前需求，可能在租约到期之前就变得拥挤。合适的方案可以包括灵活区域、共享办公桌，或者预留一部分空间供未来发展使用。
办公空间内的主要区域
办公室通常分为主要工作区和配套空间。分配给各类区域的比例应基于实际运营情况，而不是对所有企业套用同一个标准公式。
员工工作区
该区域通常占据办公室的最大部分。可以采用长条形办公桌、按团队组成的工位组、独立办公桌，或多种布置方式的组合。
办公桌排与排之间的距离应足以让员工走动和拉出座椅。靠窗的工位通常能获得更多自然光，但也应评估阳光的方向和受热程度。
需要经常沟通的部门应安排在彼此靠近的位置。需要高度专注的团队则可以安排在远离茶水间、大型会议室和主入口的地方。
会议室
会议室的数量和大小应与通常的会议人数相匹配。企业可能需要一间大会议室用于全部门会议，同时配备若干供四至六人使用的小会议室。
会议室应配备演示设备、电源插座、网络接口和适当的隔音措施。经常用于线上会议的房间，还需要合适的灯光、屏幕位置和音质。
高管办公室
高管办公室可以是完全封闭的、以玻璃隔断分隔的，也可以设置在普通工作区内。选择哪种方式取决于保密要求、客户接待的频率以及公司的管理风格。
玻璃隔断可以保持视野通透，并让自然光穿过整个办公室。不过，如果经常进行私密谈话，仍然需要做好适当的声学处理。
前台与等候区
接待区是客户和商业伙伴抵达办公室时的第一个接触点。其面积应与实际访客数量相符，而不是仅为了装饰而占用楼层的很大一部分。
访客较少的企业可以采用小巧的前台加一个小型等候区的组合。经常举行客户会议的公司，则需要将接待功能与内部工作区明确分开。
茶水间
茶水间通常设有储物柜、水槽、冰箱、饮品设备和餐桌。在面积有限的办公室中，它可以与短暂休息区或非正式讨论空间合并。
茶水间不应设置在会干扰需要安静环境的部门的位置。在最终确定布局之前，还应检查供水、排水、通风和清洁方面的要求。
客户接待室
客户接待室适合需要私密洽谈空间、但不需要大型会议室的企业。它通常设在接待区附近，使访客无需穿过内部工作区。
当访客频率较低时，多功能室可能比专门划出一块永久区域用于客户接待更为实用。
储物区
不同行业的储物需求各不相同。需要保存大量纸质档案、物料或产品样品的企业，应在初步规划中纳入储物空间。
如果没有提供足够的储物空间，文件和设备往往会被放在过道旁或工位周围。这会影响办公室的运作，并减少实际可用面积。
10种常见的办公空间布局
以下每种布局针对的是不同类型的运营需求。企业可以在同一场所内组合多种布置方式，而不必在整个办公室中套用单一模式。
1. 开放式办公室
开放式办公室尽量减少封闭房间和固定隔断的使用。员工通常在按团队或部门布置的工位组中工作。
这种布局适合需要频繁沟通的工作，并且可以相对容易地调整工位数量。不过，噪音和人员走动可能会影响那些工作需要持续专注的员工。
可以增设电话亭、小型会议室和安静区，用于通话、保密讨论和专注型任务。
2. 传统办公室
传统办公室将楼层划分为供各部门、高管或特定功能使用的独立房间。隔断清楚地界定了分配给各团队的区域。
这种模式适合部门结构稳定的企业，或经常处理机密信息的企业。不过，团队规模发生变化时，可能需要拆除或重新布置隔断。
封闭房间数量较多，也会增加对门、空调分配和独立技术系统的需求。
3. 联合办公空间
联合办公空间为多位个人或多家公司提供工位、会议室和公共设施。租户可以选择灵活工位、固定工位或独立办公室。
这种模式适合新成立的企业、项目团队，或需要在短时间内开始运营的公司。基础家具和基础设施通常由运营方提供。
企业应确认会议室的使用权限、营业时间、地址注册条件，以及增加或减少工位数量的流程。
4. 创意办公空间
创意办公室常采用灵活的分区、风格独特的家具和多个非正式讨论区。这种模式在设计、媒体、科技和内容制作类公司中很常见。
创意不应仅仅通过色彩或装饰材料来体现。布局需要让员工能够在个人工作、小组讨论和创意展示之间自如切换。
开放区域过多而安静区不足的办公室，可能不适合需要长时间专注的任务。
5. 绿色办公室
绿色办公室优先考虑自然采光、植物、合适的材料和节能方案。工位应能享受日照，同时避免员工受到屏幕眩光或靠窗处过多热量的影响。
植物应根据光照条件、养护要求和摆放位置来选择。在通道沿线或小型办公室内摆放过多植物，可能会妨碍通行。
除了室内设计之外，企业还应检查空调系统、室内空气质量、运营标准以及大楼的技术特性。
6. 灵活办公室
灵活办公室允许员工根据当天的任务选择工作空间。其中可以包括共享办公桌、会议室、专注区、电话亭和协作区。
这种模式适合采用混合办公安排、或每日到岗人数波动的企业。当出勤安排管理清晰时，办公桌数量不一定要与总人数一致。
需要预约系统或明确的使用规则，以避免在到岗高峰日出现工位不足的情况。
7. 主题办公室
主题办公室将一个核心概念应用于材料、色彩、家具和视觉元素。主题可以与公司的产品、历史或所在行业相关。
设计应当考虑预计的入驻时长。高度定制的元素可能会增加装修成本，而且在企业搬迁时难以再次利用。
品牌元素通常集中在接待区、客户室或公共空间，比在整个办公室广泛铺开更为有效。
8. 极简办公室
极简办公室使用数量有限的家具、简洁的造型和克制的装饰细节。文件、设备和线缆需要有序的收纳系统，才能保持布局整洁。
这种模式适合希望控制家具数量、并保持平面布局易于调整的企业。不过，极简并不意味着取消必要的功能，或者把工位尺寸缩减到实际需求之下。
材料质量、储物容量和声学处理仍然需要细致考虑。
9. 多功能办公室
多功能办公室让同一区域在不同时间承担多种功能。例如，大会议室也可以用于培训、内部活动或项目工作。
可移动家具、可调节隔断和灵活的设备，是这种模式的常见组成部分。它适合空间有限、但经常需要容纳较多人员的办公室。
企业应当确定房间切换功能时设备存放在何处，以及重新布置空间需要多少时间。
10. 智能办公室
智能办公室将技术整合到会议室预订、门禁控制、照明、空调和设备管理中。还可以收集空间使用数据，作为调整工位或会议室数量的参考。
所采用的技术水平取决于预算和大楼的基础设施。某些系统需要在设计阶段与电力供应、内部网络或楼宇管理系统相连。
企业应在选择设备之前，先找出需要解决的运营问题。这样可以避免在许多很少使用的功能上投入资金。
规划办公室布局时需要检查的因素
拟定的设计应与场所的技术状况对照检查。在图纸上看似合适的布局，如果不符合大楼的技术要求，可能无法实施。
人员数量与工作模式
企业应记录正式员工人数、经常远程办公的员工人数，以及租期内的招聘计划。会议室、工位和储物单元的数量应以这些数据为基础。
对于混合办公模式，规划时应参考到岗高峰日，而不能仅依据每周的平均到岗率。
楼层形状与空间效率
方形或矩形的楼层通常比带有多处斜角的场所更容易划分。立柱位置、电梯核心筒、卫生间和管道井会影响通行路线以及可安装的工位数量。
在看房时，企业应索取平面图，并在制定布局之前核实重要区域的尺寸。
自然光与日照
自然光应优先分配给经常使用的区域。储物间、打印区或使用频率较低的会议室，可以安排在场所更靠内的位置。
受强烈阳光照射的区域，需要百叶窗、合适的玻璃或调整工位位置，以减少眩光和热量。
噪音与隔音
会议室、电话亭和高管办公室需要根据所要求的私密程度进行声学处理。茶水间、打印区和入口不应紧邻需要安静环境的团队。
玻璃隔断可以营造更开阔的外观，但并不自动具备足够的隔音效果。隔断构造、门和天花板应一并检查。
空调与通风
增设封闭房间可能会改变空气在整个场所内的分布方式。每个区域都需要足够的出风口和合适的温度控制方式。
在采用中央空调的大楼中，企业还应确认标准运行时间以及非办公时间使用的条件。
电气与网络系统
工位应能使用电源插座和网络接口，同时不让线缆裸露地横穿通行路线。会议室、打印区和专用设备可能需要单独进行用电负荷计算。
有些场所设有架空地板，可以更方便地调整电气接口的位置。没有架空地板的办公室，可能需要将线缆铺设在地毯下方或天花板上方。
大楼装修管理规定
写字楼通常有自己的规定，涵盖施工时间、材料运输、消防安全和承包商登记等方面。这些要求会影响办公室的交付时间表。
企业应在租约结束之前，确认交付状态、允许改动的范围以及恢复原状的责任。
如何选择合适的办公室模式
企业不必在完全开放式办公室和完全封闭式布局之间二选一。许多现代办公室将开放式工作区与会议室、专注室和电话亭结合在一起。
在制定布局之前，企业应回答四个问题：
- 在到岗高峰日，办公室里会有多少名员工？
- 哪些部门需要经常沟通？
- 哪些活动需要私密性或隔音？
- 预计在租期内，公司的人员规模会如何变化？
这些答案决定了所需的楼层面积、公共空间的比例以及功能房间的数量。它们也为按空间效率、而不仅仅是每平方米租金来比较场所，提供了依据。
RSQUARE Vietnam 的办公物业咨询服务
RSQUARE Vietnam 提供胡志明市和河内的办公室租赁数据，并在企业寻找、比较和看房的整个过程中提供咨询。
咨询团队会根据公司的人员规模、意向区位、预算和运营模式，筛选出适合评估的方案。在看房过程中，会先检查楼层形状、空间规划潜力、交付状态和租赁条款等因素，然后再开始谈判。
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