办公室布局并不是从选择颜色、桌椅或室内风格开始的。在划分面积之前,企业需要先明确人员数量、工作特点、会议频率和增长计划。
一个设计美观的楼层,如果会议室不足、通行动线变窄,或者专注工作区靠近经常产生噪音的位置,仍然可能带来不便。本文分析需要考虑的因素,以及按不同使用需求划分的常见办公室布局方式。
为什么在租赁场地之前就要确定办公室布局?
即使租赁面积相同,座位数量和空间利用效率也可能因楼层形状、立柱位置、机电系统以及功能区的划分方式而不同。
如果企业只根据报价的总面积来判断,实际的布局方案可能无法容纳足够的人员。楼层角落、走廊或立柱较多区域中难以使用的面积同样计入租赁面积,但并不是每个位置都能摆放办公桌。
初步布局方案也是企业估算家具费用、会议室数量、电力系统、空调和施工时间的依据。合同签订后再更改设计,通常会导致预算调整,并影响办公室投入使用的时间。
布置办公室之前需要确定的因素
企业需要将使用需求与场地的实际条件进行对照。以下每个因素都会直接影响租赁面积和空间划分方案。
人员数量与增长计划
座位数量不应只按寻找办公室时的人员数量来计算。企业需要预估租期内的新增招聘人数,并确定哪些部门经常在办公室办公。
对于混合办公模式,固定工位的数量可以低于员工总数。但如果多名员工共用工位,企业需要增加灵活办公区、个人储物柜和预约系统。
如果企业预计在一到两年内扩张,场地最好预留可以转换为座位的区域,而无需更换整套家具系统。
各部门的工作特点
销售、咨询或客户服务部门通常打电话和沟通交流的频率较高。这些岗位需要与专注工作区分开布置,或采取控制声音的措施。
会计、法务和人事部门通常处理内部文件。布局方案中需要考虑封闭空间、文件存放柜以及对人员出入的管控能力。
对于项目、设计或技术团队,成组布置的工位和快速讨论区通常比划分成多个独立房间更合适。
会议和接待频率
会议室的数量需要根据实际使用记录来确定,而不仅仅取决于人员规模。一家有30名员工但经常与客户合作的企业,可能比一家有50名员工、主要进行内部沟通的企业需要更多的会议室。
除了大会议室,企业还可以设置供两到四人使用的小会议室或电话亭。这种划分方式可以避免一场短会占用整个大会议室。
接待区应靠近前台,并与内部办公空间分开。来访客人无需穿过整个员工区域。
楼层形状与立柱位置
方形或长方形的楼层通常更便于摆放办公桌和划分房间。角度多、立柱大或进深狭窄的楼层,可能会减少实际可用面积。
电梯核心筒、卫生间和安全出口的位置也会影响通行动线。家具不得阻挡疏散通道,也不得遮挡消防设备。
在选定场地之前,企业应当制作test-fit(试排)图,以检验楼层上可布置的座位数量和功能区。
采光、空调与机电系统
办公桌应优先布置在有自然光的区域,而会议室、储藏室和辅助区域可以布置在靠近楼宇核心筒的位置。不过,过强的直射光也需要用窗帘或合适的材料加以处理。
增加封闭房间可能会影响空调气流和通风系统。每个新增区域都需要检查送风、回风能力以及温度控制能力。
插座、网络线路、打印机和办公设备的位置,需要按照使用图纸确定。如果在内装完成之后才安排,企业可能需要重新走电线或使用明线。
常见的办公室布局方式
没有一种模式适合所有企业。方案需要根据工作性质、保密程度以及员工使用办公室的方式来选择。
开放式办公室
开放式空间采用共用办公区,房间或固定隔断较少。办公桌通常按部门或项目组成组布置。
这种模式适合需要频繁沟通、并希望保持座位数量可调整的企业。与多个封闭房间的模式相比,用于走廊和隔墙的面积也有所减少。
其主要缺点是噪音和隐私。企业需要额外设置小会议室、电话亭或专注区,以处理需要安静的工作。
划分为独立房间的办公室
场地按部门、管理层级或使用功能划分为多个房间。每个区域对噪音和信息的控制能力更好。
这种布局通常适合律师事务所、金融、咨询公司,或需要处理大量保密文件的企业。独立房间也适合经常开线上会议或接待客人的部门。
墙体和门的数量会增加施工费用,同时限制布局调整的灵活性。将场地划小时,企业需要检查空调和消防系统。
开放空间与封闭房间相结合的布局
混合模式将大部分面积用于共用办公区,同时另行设置会议室、管理人员房间和专注区。
这是适合拥有多种工作小组的企业的方案。需要沟通的部门成组布置,而会议和保密工作则在封闭房间中进行。
开放区与独立房间的比例需要根据使用需求来确定。建造过多却很少使用的会议室,会减少座位数量并增加前期投资成本。
灵活座位模式
员工不使用固定的办公桌,而是根据工作安排选择位置。该模式通常配合办公室与远程相结合的混合办公政策。
企业需要建立座位预约流程,配置个人储物柜,并确定工位数量与员工总数的比例。如果工位数量低于高峰日的需求,员工可能找不到合适的工作位置。
灵活办公区还需要多种类型的座位,包括个人工位、小组工位、专注电话亭以及短时交流区。
按活动区域布局
不是按部门划分办公室,而是按专注工作、小组会议、打电话、接待客人和短暂休息等活动来组织场地。
员工根据当时的工作选择区域。一个人可以上午在共用桌工作,中午使用电话亭,团队协作时再转到讨论区。
这种模式需要明确的使用规定和空间管理能力。各区域必须通过家具、材料或不同程度的私密性加以区分。
办公室内功能区的分配方法
选定整体模式之后,企业需要确定分配给各项功能的面积。分配比例取决于实际活动,而不是套用某个固定公式。
办公区
办公桌的布置应保证通道不受阻碍,并让员工有足够的空间使用座椅、柜子或个人设备。
经常协作的部门应安排在相邻位置。电话较多的部门需要与专注工作小组保持适当的距离。
靠窗位置应优先留给使用频繁的区域,但需要检查日照方向和屏幕上的眩光。
会议室与交流区
大会议室适合全体团队会议、培训或与多位客户的洽谈。小房间则用于内部交流、面试和线上会议。
有些交流并不需要完全封闭的房间。快速会议桌或软座区可以处理简短的会议,而不占用主会议室。
当使用人数较多,或多个部门共用同一区域时,需要考虑会议室预约系统。
前台与接待区
前台应位于入口视线范围内,并能直接通往会议室。这种布置可以限制访客进入内部办公区域。
接待区的面积需要依据经常来访的客人数量来确定。如果企业很少举办线下会议,就不一定要建造大型大堂。
标识和品牌形象可以布置在前台、主背景墙或会议室。位置需要与动线保持一致,而不是分散在过多的表面上。
茶水间与休息区
茶水间需要与办公区分开,以减少噪音和食物气味。楼宇给排水的位置会直接影响该区域能否布置。
如果茶水间同时用作午餐场所,企业需要计算座位数量和使用高峰时段。空间过小可能导致员工只能在办公桌上用餐。
休息区不需要占用很大面积,但应明确其功能,避免在通道上零散地摆放座椅。
储藏室与机电区域
档案室、服务器机房、打印机和设备柜在计算面积的阶段常常被遗漏。如果没有专属区域,这些设备容易被放在走廊,或占用办公位置。
服务器机房需要检查电源、空调和持续运行的要求。档案室需要根据实际存放量和调取频率来布置。
办公室布局中常见的失误
有些问题只有在企业投入使用办公室之后才会出现。从寻找场地阶段就开始审查,可以减少施工后代价高昂的更改。
只计算办公桌数量
办公室面积还包括会议室、通道、茶水间、储藏室、前台和机电区域。如果把全部面积都折算成座位,实际方案往往会缺少辅助空间。
在确定需要租赁的面积之前,企业需要列出完整的功能区清单。
设置过多封闭房间
独立房间提高了保密程度,但会因隔断、门和走廊而占用面积。当人员数量或部门结构发生变动时,场地也难以调整。
每个房间都应对应一个具体的使用需求。简短的交流可以通过电话亭或小型会议桌来解决。
没有考虑噪音
打印机、茶水间、通话区和会议室通常会产生噪音。如果这些功能靠近专注工作区,企业在投入运营后就必须增加隔音材料或调整位置。
布局图应从一开始就将嘈杂区域和安静区域分开。
没有为人员变动预留余地
仅够容纳现有人员的场地,在企业增加招聘时会很快不堪重负。反过来,租赁过大的面积则会在尚未使用的期间增加租金和运营成本。
企业需要将人员计划与租期,以及在同一栋楼内扩张的可能性进行对照。
在检验test-fit之前就选定场地
报价单上的面积信息并不能充分反映布局能力。一个面积大但形状复杂的楼层,提供的座位可能比一个面积小但方正规整的楼层还少。
test-fit图能让企业在决定租赁之前,看到可布置的办公桌、会议室和功能区的数量。
选择场地与布置办公室的流程
企业可以按以下步骤开展寻找和设计工作:
- 确定当前的人员数量,以及租期内的增长计划。
- 列出会议室、独立房间、储藏室、茶水间及其他所需的功能区。
- 按工作模式制定初步的面积需求。
- 实地考察场地,检查立柱、窗户、电梯核心筒以及机电系统的位置。
- 对合适的方案进行test-fit。
- 比较座位数量、租金、施工费用和扩张能力。
- 在租赁条件确认之后,完成详细设计。
RSQUARE Vietnam负责寻找场地、比较方案,并根据企业的使用需求协助检验布局可行性。如需获取胡志明市和河内的空置面积清单、租金或场地推荐,企业可提供人员数量、意向区域和搬迁办公室的时间。
