办公室室内设计不仅仅是选择家具、色彩或装饰风格。楼层空间的划分方式、部门的布局、动线的组织,以及照明和家具系统的规划,都会直接影响企业每天使用办公空间的方式。
一个规划良好的办公室需要同时满足多项要求:能够容纳当前员工人数、适应不同的工作职能、高效利用空间、具备运营上的实用性,并且能够随着组织的变化进行调整。
以下是企业在进入设计和施工阶段之前应当考虑的13项办公室室内设计原则。
办公室设计原则的主要类别
在详细了解每一项原则之前,办公室设计的考量因素大致可以分为四大类。
美观性:色彩、材料、家具和空间布局应当保持一致,并与公司形象及场地特点相协调。
功能性:从工位、会议室到管理层办公室、茶水间、储物区和辅助空间,每个区域都应具有一个或多个明确的用途。
连通性:布局应让经常协作的团队能够方便地沟通,同时为需要专注或保密的工作保留足够的私密性。
灵活性:当员工人数、工作模式或空间需求发生变化时,办公室应当无需彻底翻新即可进行调整。
这四个类别应当综合考虑。一个外观吸引人但使用不便的办公室,或者工位很多却会议室不足的办公空间,在入驻后仍可能产生运营问题。
高效办公室室内设计的13项原则
1. 从使用者的需求出发
员工是办公室的主要使用者。因此,设计应当从日常的实际活动出发,而不是只关注办公室预期的外观效果。
需要考虑的关键因素包括:
- 桌椅高度和工作姿势。
- 工位之间的距离。
- 所需的私密程度。
- 前往会议室、打印机、储物区和茶水间的便利程度。
- 各工位的照明条件。
- 温度、通风和室内空气质量。
符合人体工学的家具、合适的照明和实用的间距,可以减轻长时间坐在办公桌前工作的员工的不适感。
在确定布局之前,企业应当收集各部门的意见,了解实际的使用需求,而不是对所有团队套用同一种办公模式。
2. 围绕公司的运营模式进行设计
没有任何一种办公室模式适用于所有行业。
创意、科技和传媒类公司往往需要更多的协作区域、灵活的布局,以及可以快速重新配置的空间。相比之下,金融机构、律师事务所或处理敏感信息的组织,可能需要更多封闭的空间来保证专注和保密。
设计还应反映各个部门的运作方式。
例如,经常与客户沟通的销售团队可能需要小型会议室或电话亭。会计和法务团队则可能需要额外的储物空间和更安静的工作环境。
因此,办公室设计应当从公司实际的运营模式出发,而不是简单地追随流行的设计趋势。
3. 根据实际使用情况分配空间
租赁面积是影响办公室入驻总成本的主要因素之一。然而,使用更多的空间并不一定意味着更好的办公环境。
企业应当确定各项功能所需的面积,包括:
- 固定工位。
- 会议室。
- 管理层办公室。
- 协作区域。
- 前台和客户接待区。
- 茶水间。
- 储物空间。
- 走廊和动线。
如果建造过多的封闭房间,隔墙系统和通道区域可能会占用楼层平面的很大一部分。另一方面,完全开放式的办公室可能会带来噪音和缺乏私密性的问题。
目标应当是根据各区域的使用频率来分配空间,而不是单纯追求工位数量的最大化。
4. 保持布局的平衡
办公室设计中的平衡,并不一定意味着每个元素都必须完全对称。
更重要的是,在工作区域、开放空间、家具和辅助功能之间保持恰当的比例。
企业应当检查:
- 家具尺寸是否与房间大小相匹配。
- 工位组团是否过度集中在某一区域。
- 通行路径是否足够清晰。
- 装饰元素是否喧宾夺主。
- 色彩和材料的分布是否协调一致。
平衡的布局能让办公室更便于通行、使用起来更舒适,在设有多个功能分区的楼层尤其如此。
5. 打造有选择的视觉焦点,而不是处处装饰
视觉焦点可以赋予办公室独特的个性,但过多的视觉元素会让空间显得杂乱。
企业可以优先选择前台、主会议室、品牌展示区或协作区等重点区域。
视觉焦点可以通过以下方式打造:
- 品牌点缀色。
- 独特的材料。
- 照明设计。
- 艺术品。
- 具有辨识度的家具特色。
其余区域通常应保持更为克制,以维持整体空间的一致性。
6. 为每个区域赋予明确的用途
在设计过程中,企业应当提出三个问题:这个区域用来做什么?有多少人使用?使用频率如何?
例如,一间每月只使用几次的大会议室,可能会占用大量空间却无法带来相应的价值。在这种情况下,公司可以考虑将其分隔为两个较小的房间,或者使用可移动隔断。
同样,茶水间如果设计得当,也可以兼作非正式的交流区域,而协作空间在需要时可以转换为培训区域。
围绕功能进行设计,可以让企业评估每一平方米的使用效率,而不是只关注房间或工位的数量。
7. 合理结合自然采光与人工照明
照明应当从空间规划的早期阶段就加以考虑,在拥有大窗户或玻璃幕墙的办公室中尤其如此。
在楼层平面允许的情况下,全天使用的工位应布置在能够获得自然光的位置。使用频率较低的区域,如储物间、设备间或某些会议室,可以布置在楼层的内侧。
人工照明同样应当根据各项功能进行规划。
工作区域需要稳定且分布均匀的光线。会议室需要与演示屏幕配合良好的照明。茶水间和休息区则可以使用更柔和的灯光,营造不同的氛围。
除亮度之外,企业还应考虑屏幕眩光、阴影,以及灯具相对于办公桌的位置。
8. 选择可调节或可重新配置的家具
一些公司会经常调整团队规模或工作安排。在这种情况下,固定家具过多的办公室很难适应变化。
可行的解决方案包括:
- 可组合或拆分的模块化办公桌。
- 升降办公桌。
- 一体化储物柜。
- 可移动隔断。
- 支持多种布置方式的会议桌。
- 可堆叠或便于移动的椅子。
对于成长中的企业或采用灵活办公模式的公司来说,家具的灵活性尤为重要。
9. 在适当之处引入自然元素
植物、自然光和某些天然材料在现代办公室设计中被广泛使用。
不过,这些元素应当根据场地的实际条件来选择。
植物应根据光照强度、温度和养护要求来挑选。靠近玻璃窗的区域可能需要更好地控制热量和直射阳光。天然材料也应根据其耐久性和维护需求进行评估。
与其在整个办公空间铺设绿植,企业不如将植物集中布置在茶水间、休息区、前台,或自然光充足的区域等特定位置。
10. 有选择地融入企业形象
办公室可以通过色彩、材料和空间布局来体现公司的文化和形象。
标志或品牌色通常最适合用于前台区域、接待客户的会议室或形象展示空间。在员工工作区域,品牌色的使用可以更有选择性,以避免让环境在视觉上过于压迫。
企业文化也可以体现在办公空间的组织方式中。
强调协作的公司可以提供更多的共享空间。需要专注工作的企业则可以优先设置安静的房间和个人工作区域。
因此,通过办公室设计来表达企业文化,不应仅限于在墙上放置标志或标语。
11. 建立统一的配色方案
色彩应当与照明、地面、天花板饰面、家具以及场地的既有特点一并选定。
常见的做法包括:
- 60-30-10配色法则。
- 单色配色方案。
- 邻近色组合。
- 中性色搭配点缀色的配色。
- 受控的对比度。
对于较小的办公室,浅色和中性色往往能营造出更开阔的感觉。在需要更强视觉效果的特定区域,可以使用较深的色调。
更重要的是,企业在做出最终决定之前,应当在办公室的实际照明条件下对颜色进行测试。
12. 从设计阶段起就考虑可持续性
可持续的办公室设计与材料、能源和设备在办公空间整个生命周期中的使用方式密切相关。
企业可以考虑:
- 最大限度地利用自然光。
- 使用节能设备。
- 在并非持续有人使用的区域安装感应器。
- 选用耐用的材料,以减少更换频率。
- 在运行条件合适的地方引入植物。
- 使用在布局调整时可以重复利用的家具。
企业还应当综合考虑初期投资和持续的维护成本,而不是仅凭购买价格来评估材料或设备。
13. 当风水是公司要求的一部分时,予以考虑
对于许多越南企业和其他亚洲企业来说,在选择和布置办公空间时仍可能会考虑风水。
常见的考量包括办公桌的朝向、管理层办公室的位置、出入口、色彩,以及某些重点区域的布置。
不过,风水方面的要求应当与功能性、安全标准以及建筑的技术条件相协调。
如果风水是一项重要要求,企业应当在前期规划阶段就确定这些标准。这样可以减少在技术设计完成后再进行重大修改的情况。
为什么企业应当在施工前确定设计原则?
许多影响办公室成本和功能性的决策,在设计阶段就已经确定了。
如果布局与实际需求不符,公司在入驻后可能需要增设会议室、迁移电气系统、修改隔断或更换家具。
相比之下,围绕员工人数、工作流程和未来增长而制定的设计,可以让企业明确:
- 实际需要的空间大小。
- 功能性房间的数量和尺寸。
- 工位的配置。
- 储物需求。
- 需要预先准备的技术系统。
- 应对未来变化所需的灵活程度。
这些因素也为编制装修预算和控制施工范围提供了更清晰的依据。
办公室室内设计中的常见错误
如果没有正确评估实际需求,外观吸引人的设计仍可能造成运营上的困难。
常见的问题包括:
- 在办公室内布置过多的工位,导致通道狭窄、辅助区域不足。
- 相对于员工人数,会议室数量过少或尺寸不合适。
- 忽视文件和设备的储物需求。
- 没有利用好自然光。
- 将工位布置在眩光或受热严重的区域。
- 在同一空间内使用过多的颜色或材料。
- 选择家具时主要看外观,而不是长期的实用性。
- 没有考虑未来员工人数的变化。
- 在设计布局时没有与空调、电气、网络和消防系统进行协调。
- 在审阅大厦管理方的装修规定之前就定稿设计。
图纸上看似微小的改动,在实施过程中可能会影响技术系统或大厦的规定。因此,室内设计应当始终结合所租场地的实际情况一并审核。
在设计租赁办公室之前,企业应当审核哪些内容?
在制定室内设计方案之前,企业应当首先审核场地的交付状态(毛坯、半装修或带装修),以及空调系统、电力容量、天花板和地面状况、消防系统、允许施工的时间和大厦的装修规定。
这些因素会直接影响施工范围和装修预算。
例如,两个面积相同的场地,根据交付状态的不同,所需的投资水平可能相差很大。已有天花板、地面和基础技术系统的单元,与毛坯办公室所需的预算是不同的。
因此,只有在企业清楚了解场地的实际状况之后,才应做出办公室设计方面的决策。
RSQUARE如何从选址阶段起为企业提供支持
办公室室内设计与每栋大厦的楼层面积、布局配置和交付条件密切相关。因此,与员工人数、会议室、功能区域和未来扩展有关的需求,应当从寻找办公室的阶段就加以明确。
RSQUARE协助企业根据员工人数、面积、预算、位置和运营需求来梳理办公室需求。在比较不同选项时,企业可以在做出租赁决定之前,评估可用空间、交付条件以及与装修相关的要求。
这种方式使企业能够根据空间在装修完成后的实际使用情况来评估办公室选项,而不是仅仅比较报价租金或面积。
