Khi lần đầu tiên bạn đến với việc thuê văn phòng, có 9 câu hỏi quan trọng mà bạn cần biết. Đầu tiên, hãy xác định nhu cầu công việc của bạn và xem liệu bạn cần một văn phòng riêng hay không?
Lần đầu tiên thuê văn phòng có thể là một trải nghiệm thú vị, nhưng cũng có thể gây ra khá nhiều câu hỏi và bối rối. Đó là lý do tại sao RSQUARE đã tạo ra danh sách 9 câu hỏi quan trọng mà người lần đầu thuê văn phòng làm việc cần biết. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn căn bản để tăng cơ hội thuê một văn phòng lý tưởng cho doanh nghiệp của bạn.
1. Bạn có thật sự cần thuê văn phòng?
Khi quyết định thuê văn phòng, có một số yếu tố quan trọng mà bạn nên xem xét. Trước hết, hãy xem xét nhu cầu công việc của bạn. Bạn có cần không gian riêng tư để làm việc hay không? Có hay không cần thiết để gặp gỡ khách hàng hoặc đối tác một cách thường xuyên? Nếu câu trả lời là có, việc thuê một văn phòng có thể là lựa chọn tốt để tăng sự chuyên nghiệp và độ uy tín.
Mặt khác, cũng có nhiều doanh nghiệp chọn thiết lập văn phòng ảo thay vì mở một văn phòng làm việc hẳn hoi vì quy mô hoặc cũng vì loại hình hoạt động của họ không cần thiết phải đến trực tiếp… Cho nên bạn hãy trả lời câu hỏi này trước khi chúng ta bước sang những câu hỏi khác.
2. Nên lựa chọn loại hình văn phòng nào cho phù hợp?
Trên thị trường ngày nay có rất nhiều loại hình thức cho thuê văn phòng khác nhau như: thuê văn phòng truyền thống, văn phòng trọn gói, văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ và nhiều loại văn phòng khác. Mỗi hình thức sẽ có những ưu và nhược điểm khác nhau, mà bạn cần phải cân nhắc khi thuê.
3. Thuê văn phòng ở đâu?
Chắc hẳn ai cũng muốn thuê văn phòng làm việc ở vị trí đẹp, thuận tiện cho giao thông để giao dịch với khách hàng, ví dụ như văn phòng cho thuê quận 1, văn phòng cho thuê quận 2 hoặc các quận nằm ngay trung tâm thành phố,…
Tuy nhiên, đối với những vị trí đắc địa như các khu vực trung tâm thành phố sẽ có những mức giá thuê rất cao, vì vậy trước khi lựa chọn một văn phòng phù hợp cho doanh nghiệp của mình bạn cần xác định xem liệu ngân sách của mình có đủ hay không? Vị trí này có thật sự cần thiết.
4. Diện tích văn phòng bao nhiêu là đủ?
Diện tích văn phòng sẽ phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp và số lượng nhân viên, bạn cần cân nhắc 3 yếu tố sau đây:
- Diện tích cho mỗi nhân viên: mỗi nhân viên cần khoảng 6m2 để có một không gian làm việc thật thoải mái.
- Diện tích cho các không gian phụ trợ như phòng họp, phòng pantry, phòng giám đốc,…
- Diện tích cho phần trang trí và đặt các đồ vật cần thiết cho văn phòng như máy in, tủ đựng đồ cá nhân cho nhân viên.
Mặt khác doanh nghiệp cũng cần tính toán đến khả năng mở rộng quy mô sau một thời gian làm việc bởi thường hợp đồng cho thuê văn phòng truyền thống sẽ ký kết dài hạn tối thiểu 2 năm, nếu diện tích không đáp ứng kịp quy mô thì cũng sẽ gây ra nhiều rắc rối và hệ lụy.
5. Các tiện ích mà bạn cần khi thuê văn phòng
Đây cũng là một trong những câu hỏi quan trọng mà bạn cần phải quan tâm trước khi thuê văn phòng. Bạn hãy suy xét thật kỹ xem mình có cần những tiện ích cần thiết nào để phục vụ cho việc kinh doanh của mình. Điển hình bạn chỉ cần một văn phòng đáp ứng các điều cơ bản thì bạn có thể chọn văn phòng giá rẻ hay văn phòng hạng C, chúng sẽ giúp bạn tiết kiệm khá nhiều chi phí.
Nếu bạn cần tìm kiếm một văn phòng có dịch vụ cao cấp và sang trọng, hiện đại thì bạn có thể lựa chọn những văn phòng hạng A hay văn phòng hạng B.
6. Cân nhắc ngân sách từ ban đầu
Khi thuê văn phòng điều đầu tiên mà các doanh nghiệp quan tâm là mức ngân sách có đủ hay không? Ngân sách là một yếu tố quan trọng, bạn cần nên dự trù một khoản chi phí cho việc thuê văn phòng, cũng như là các chi phí phát sinh trong quá trình làm việc như sử dụng thêm các tiện ích khác, tiền điện, tiền nước,…
7. Điều khoản hợp đồng ra sao?
Khi bạn đã tìm ra cho mình một văn phòng phù hợp và ưng ý thì vấn đề hợp đồng sẽ cần phải được xem xét kỹ lưỡng trong bước tiếp theo.
Hợp đồng 2 bên cần phải được minh bạch và rõ ràng, đảm bảo đủ các điều khoản thanh toán, tranh chấp, bồi thường, cả các chi tiết liên quan đến trách nhiệm bảo trì, sửa chữa các trang thiết bị, lẫn quyền hạn khi thay đổi không gian bên trong văn phòng.
8. Khảo sát trực tiếp trước khi đưa ra quyết định
Bạn cũng không nên bỏ qua bước khảo sát trực tiếp văn phòng, bởi hình ảnh không thể mô tả chính xác những gì mà tòa nhà có. Để tiết kiệm thời gian bạn nên nhờ một số chuyên gia tư vấn để khoanh vùng và vị trí các tòa nhà có yếu tố phù hợp với nhu cầu của bạn, cũng như diện tích mà bạn muốn thuê.
9. Có cần chuyên gia tư vấn hỗ trợ khi thuê văn phòng?
Bạn là một người am hiểu về thị trường kinh doanh, nhưng chưa có kinh nghiệm thuê toàn nhà, văn phòng thì có lẽ bạn phải cần lắng nghe ý kiến của các chuyên gia tư vấn trong lĩnh vực này.
Tại Hồ Chí Minh thì RSQUARE là một trong những đơn vị tư vấn hàng đầu khi bạn muốn thuê văn phòng, với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và đạt hơn 50% chứng chỉ hành nghề sẽ cung cấp cho bạn những thông tin đáng giá nhất. Sẵn sàng hỗ trợ bạn tìm kiếm những văn phòng cho thuê phù hợp với mức giá phải chăng.
Trên đây là 9 câu hỏi mà bạn cần biết khi thuê văn phòng.
Hãy liên hệ ngay với RSQUARE để được tư vấn hỗ trợ miễn phí bạn nhé!
RSQUARE VIỆTNAM
- Địa chỉ 1: Tầng 9, 518B Điện Biên Phủ, Phường 21, Quận Bình Thạnh, HCM
- Địa chỉ 2: Tầng 2, Tòa nhà Chelsea Residences, 48 Trần Kim Xuyến, Phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy, Tp. Hà Nội
- Website: https://rsquare.vn/
- Hotline: 028 3636 9641
