Khi bạn bắt đầu tiến vào việc thuê văn phòng cho doanh nghiệp của mình, điều quan trọng là bạn cần có một cái nhìn tổng quan về các loại chi phí liên quan. Ngoài chi phí thuê căn hộ, còn có một loạt các khoản chi phí khác mà bạn cần quan tâm. Điều này giúp bạn xác định ngân sách, các yêu cầu của bạn và hiểu rõ hơn về các chi tiết cần thiết cho văn phòng của bạn.
Trong bài viết này, RSQUARE sẽ khám phá 11 loại chi phí thuê văn phòng quan trọng mà bạn nên biết.
Thông thường chi phí thuê văn phòng sẽ được chia làm 4 nhóm sau đây, bạn cần lưu ý:
Nhóm 1 – Chi phí cố định
1. Tiền thuê văn phòng
Là khoản phí bạn phải trả cho chủ sở hữu văn phòng để sử dụng không gian làm việc của mình.
Thông thường tiền thuê sẽ được tính theo m² và được thanh toán theo quý hoặc năm tùy vào thương lượng trên hợp đồng.
2. Phí dịch vụ và phí quản lý
Là khoản chi phí mà khách thuê trả cho các dịch vụ, tiện ích tòa nhà cung cấp gồm: Lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước trong khu vực WC, chiếu sáng và điều hòa khu vực công cộng, vận hành thang máy, diệt côn trùng, chăm sóc cây xanh v.v.
Phí dịch vụ thông thường không bao gồm: Tiền điện trong diện tích thuê, tiền đỗ ô tô, xe máy.
3. Chi phí bảo mật
Đây là khoản phí liên quan đến các biện pháp bảo mật như hệ thống an ninh, camera giám sát, hệ thống khóa và hệ thống báo động trong văn phòng.
Nhóm 2 – Phí thuê văn phòng biến đổi theo thực tế khi sử dụng
- Chi phí điều hòa không khí: Là các khoản phí liên quan đến việc cung cấp và duy trì hệ thống điều hòa không khí trong văn phòng.
- Chi phí vệ sinh văn phòng: Là khoản phí liên quan đến việc vệ sinh và làm sạch căn phòng, bao gồm việc thu gom rác, lau chùi, hút bụi và bảo dưỡng hàng ngày.
- Chi phí trang thiết bị văn phòng: Đây là khoản phí liên quan đến việc sử dụng và duy trì các trang thiết bị văn phòng như máy tính, máy in, điện thoại và thiết bị ghi âm.
- Chi phí internet: Là khoản phí hàng tháng bạn phải trả cho dịch vụ internet trong văn phòng.
- Chi phí điện thoại: Là các khoản phí liên quan đến việc sử dụng dịch vụ điện thoại trong văn phòng, bao gồm điện thoại cố định và di động.
Nhóm 3 – Chi phí bất thường
Phí làm ngoài giờ
Đây là khoản chi phí mà khách thuê trả cho những chi phí phát sinh của chủ tòa nhà như: Tiền điện thang máy, tiền điện khu vực công cộng, tiền nước WC, tiền lương ngoài giờ của nhân viên vận hành v.v. và khoản lớn nhất là tiền điện cho hệ thống điều hòa trung tâm. Khi làm việc ngoài giờ, nếu không sử dụng điều hòa trung tâm, có tòa nhà thu, có tòa nhà không thu phí.
Có 03 cách tính phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng:
- Tính theo văn phòng: Ví dụ 300.000 đồng/văn phòng/giờ
- Tính theo diện tích thuê: Ví dụ 0,02 usd/m²/giờ * Diện tích thuê
- Tính theo thiết bị: Ví dụ 10 usd/tổ máy/giờ, thông thường một tổ máy (FCU – Fan Coil Unit) làm mát cho diện tích 40 – 70 m² tùy loại thiết bị.
Với những doanh nghiệp thường xuyên làm ngoài giờ, có thể đàm phán một gói chi phí hợp lý. Hoặc lắp thêm điều hòa cục bộ (nếu điều kiện kỹ thuật cho phép) để giảm chi phí làm ngoài giờ.
Nhóm 4 – Chi phí trả một lần trong suốt thời gian thuê văn phòng
1. Chi phí nội thất
Là các khoản phí liên quan đến việc mua sắm và duy trì nội thất văn phòng, bao gồm bàn, ghế, tủ hồ sơ và kệ sách.
2. Chi phí hoàn trả mặt bằng
Các hợp đồng thuê văn phòng đều có quy định: Khi chấm dứt hợp đồng thuê, người thuê chịu chi phí hoàn trả mặt bằng như đã nhận từ chủ tòa nhà trừ các hao mòn hợp lý. Bao gồm các chi phí phá dỡ, dọn dẹp tất cả các vách ngăn, hạng mục trang trí nội thất đã xây dựng và lắp đặt.
Trên đây là những loại chi phí khi thuê bạn cần biết để có thể nắm rõ mọi khoản phát sinh trong quá trình tìm kiếm văn phòng cho thuê đến khi thuê được mặt bằng ưng ý. Nếu vẫn còn băn khoăn về chi phí thuê văn phòng, hoặc đang tìm kiếm một văn phòng chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với RSQUARE để được tư vấn trực tiếp miễn phí tốt nhất.
