スマート家具とは、複数の機能を兼ね備えた、あるいはテクノロジーをひとつの製品に組み込んだ家具のことです。オフィスでは、作業姿勢の調整、機器の管理、書類の整理、さまざまな活動に合わせたレイアウトの変更などに広く用いられています。
ただし、企業は搭載されている機能の数だけを基準に家具を選ぶべきではありません。スマート家具をオフィスの設計計画に組み込む前に、床面積、利用頻度、設備システム、メンテナンスコストをすべて検討しておく必要があります。
スマート家具とは
スマート家具とは、複数の機能を持つように設計された製品、またはセンサー、制御システム、インターネット接続、照明システム、管理ソフトウェアなどの部品を組み込んだ製品を指します。
オフィス環境においては、この概念はスマートフォンで操作する機器に限られません。高さ調節可能なデスク、パーティションと一体化した収納システム、電源コンセントや接続ポートを内蔵した会議テーブルなども、ひとつの製品が同じエリア内で複数のニーズに応えるものであれば、スマート家具とみなすことができます。
適した製品の種類は、企業の運営方法によって異なります。フリーアドレスを採用するオフィスには、各部門に固定席を割り当てているオフィスとは異なる家具が必要です。
スマートオフィス家具の特徴
スマート家具は通常、コンパクトな設計で装飾的な要素が少なく、調整機能に重点が置かれています。部品は折りたたむ、スライドする、上下に動く、位置を変えるなどして、さまざまな活動に対応します。
ひとつの製品が複数の機能を果たすこともあります。電源コンセントとケーブル整理用のチャンネルを内蔵したワークステーションは、機器の使用とケーブルの整理の両方に対応します。低い収納キャビネットは、書類を収納しながら、常設のパーティションを設けずに作業エリアを区切ることもできます。
製品によっては、センサーやソフトウェアを使って稼働状況を記録します。製品の構成によっては、ワークステーションの使用状況、利用時間、電力消費量などのデータをオフィス管理システムに連携させることができます。
オフィスにおけるスマート家具のメリット
スマート家具は、時間帯によって異なる目的に使われるスペースに適しています。各製品の実用的な価値は、利用可能な面積、働き方のモデル、そして実際の利用頻度によって決まります。
ひとつのエリアを複数の目的に使う
折りたたみテーブル、可動式パーティション、座席と一体化したキャビネットなどにより、ひとつのエリアが複数の機能を果たせるようになります。たとえば、小さな会議室でも、テーブルと椅子を並べ替えることで、社内研修用のエリアに転用できます。
この方法は、床面積が限られているオフィスや、一日の中で要件が変わるオフィスに適しています。月に数回しか行われない活動のために、常設の部屋を確保しておく必要はありません。
個々の利用者の要件に合わせる
高さ調節可能なデスクでは、従業員が座る姿勢と立つ姿勢を交互に切り替えられます。座面の高さ、背もたれ、肘掛けを調整できる椅子も、寸法が固定された製品よりも幅広い体格に対応できます。
この調整機能は、複数の従業員が時間をずらして同じワークステーションを使用するホットデスク方式のオフィスで、特に重要です。
別置きの機器や露出したケーブルを減らす
ワークステーションや会議テーブルには、電源コンセント、充電ポート、ケーブルチャンネル、ケーブル整理用の部品を内蔵できます。機器は、通路を横切るケーブルや後付けの露出型コンセントを介さず、使用する場所で直接接続されます。
この方式は、当初の設計段階で電気設備と調整しておく必要があります。内装の完成後にこれらの部品を追加すると、天板、床材、フロアボックスの撤去や改修が必要になる場合があります。
より整理されたレイアウトを保つ
デスク、座席、パーティションに組み込まれた収納スペースは、オフィス内に別途必要なキャビネットの数を減らします。書類、私物、業務用機器を、使用する場所の近くに保管できます。
ただし、効果は利用可能な収納容量によって左右されます。見た目がコンパクトな製品でも、収納が不足していれば書類が作業面に置かれたままになったり、追加のキャビネットを設置する必要が生じたりします。
投資前に考慮すべき制約
スマート家具は一般的に、従来の製品よりも部品が多く、技術的な要件も高くなります。企業は、購入価格だけで比較するのではなく、設置、運用、メンテナンスの費用を算出すべきです。
初期投資が大きい
昇降機構、センサー、制御システムを備えた家具は、同程度のサイズの従来製品よりも一般的に高価です。予算には、輸送、設置、設定、機器の動作テストの費用も含める必要があります。
コストの比較では、製品の総数、必要な機能、想定される使用期間を考慮すべきです。機能が多い製品が、必ずしも企業の運用要件により適しているとは限りません。
正確な設置が求められる
電動デスク、可動式の収納システム、接続型の機器は、メーカーの仕様に従って設置する必要があります。電気接続、耐荷重、スライドレールの位置に誤りがあると、動作に影響が出るおそれがあります。
賃貸オフィスでは、ビルの内装工事に関する規則も確認する必要があります。電源供給、床への穿孔、システムとの接続を伴う作業は、設置を始める前にビル管理者の承認が必要になる場合があります。
追加のメンテナンスが必要
モーター、センサー、電子部品を備えた製品は、定期的な点検が必要です。部品が故障した場合、一般的な家具の修理業者ではなく、専門の供給業者に連絡する必要が生じることがあります。
発注する前に、企業は保証期間、部品交換の範囲、修理にかかる想定対応時間を確認しておくべきです。これらの条件は、オフィスの賃貸期間を通じて機器を使い続けられるかどうかに直接影響します。
すべてのワークステーションに適しているわけではない
固定の席で働く従業員、機器をほとんど変更しない従業員、調整の必要性が少ない従業員は、備わっている機能をすべて使うわけではない場合があります。そのような場合は、適切な寸法と素材を備えた標準的な家具のほうが、ふさわしい選択肢となることがあります。
企業は、投資を行う前にワークステーションの種類を分類しておくべきです。頻繁に構成を変える必要があるエリアにはスマート家具を、収納スペースや固定の個室オフィスには従来の製品を使用するといった方法があります。
スマートオフィス家具の代表的な種類
製品のカテゴリーごとに、作業姿勢の調整から書類の収納、オフィスレイアウトの変更まで、対応する要件が異なります。企業は、オフィス全体に同じ家具を当てはめるのではなく、各エリアの機能に応じて製品を選ぶべきです。
高さ調節可能なデスク
高さ調節可能なデスクは、電動の制御システムまたは機械式の構造で、天板の高さを変更します。モデルによっては、複数の高さ設定を保存し、作業姿勢をすばやく切り替えられるものもあります。
このタイプのデスクを選定する際には、電源供給、機器の荷重、デスクの脚が動くために必要なクリアランスを確認する必要があります。モニター、電源ケーブル、デスク上のアクセサリーも、デスクを上昇させたときにケーブルが引っ張られないように設置すべきです。
接続機能を内蔵した会議テーブル
会議テーブルには、電源コンセント、ネットワークポート、プレゼンテーション用の接続端子、充電ユニットなどを組み込むことができます。これらの部品は、参加者が壁からケーブルを引き回さずに済むよう、テーブルの中央または天板上に配置されます。
接続口の数は、会議室の収容人数と、通常使用する機器の種類に見合ったものにすべきです。ポートが少なすぎると実際の要件を満たせず、過剰な構成にすると投資コストが増加します。
複数の調整機能を備えたワークチェア
エルゴノミクスオフィスチェアでは、一般的に、座面の高さ、座面の奥行き、肘掛けの位置、背もたれのリクライニングの強さを調整できます。必要な機能は、座っている時間の長さと業務の性質に応じて選ぶべきです。
共用エリアでは、調整方法の案内を利用者が見やすい場所に掲示しておくべきです。各自が、前の利用者の設定を引き継ぐのではなく、作業を始める前に椅子を調整し直すようにします。
多目的キャビネットと棚
低いキャビネットは、座席、簡易打ち合わせ用のテーブル、スペースを区切る要素と組み合わせることができます。可動式の棚システムを使えば、フロアプランが変わったときに収納を移動できます。
耐荷重とロック機構は、慎重に点検する必要があります。大量の書類を収めた移動式キャビネットには、使用中に動かないよう、適切なキャスター、スライドレール、固定部品が必要です。
可動式パーティションとモジュール式ユニット
可動式パーティションは、集中作業エリア、ディスカッションゾーン、短時間の打ち合わせ用スペースを区切ることができます。モジュールによっては、ホワイトボード、スクリーン、吸音材を一体化したものもあります。
製品を選ぶ前に、用途を明確にしておくべきです。低いパーティションは主にワークステーションを区切るためのもので、会議室にはより高いプライバシーと音響的な分離が求められます。
スマート家具を選ぶ際の留意点
家具は、フロアプラン、設備システム、オフィスの賃貸期間との関係で評価すべきです。全体のレイアウト計画なしに個々の製品を選ぶと、寸法が合わなかったり、接続位置がずれたりする可能性があります。
製品を選ぶ前に要件を定める
まず、人員数、座席の配置、出社率、そして通常の就業日に行われる活動から始めるべきです。これらの情報によって、必要なデスク、椅子、キャビネット、機器が決まります。
利用頻度を確認せずにトレンドで製品を選ぶと、従業員がほとんど使わない多機能な家具になってしまう可能性があります。
寸法と現場の状況を確認する
製品の寸法は、利用可能な床面積、柱の位置、通路、ドアの開口部と照らし合わせる必要があります。高さ調節可能なデスクや可動式キャビネットには、動かすためのクリアランスも必要です。
電源供給、データ接続、フロアボックスは、家具の位置と対応していなければなりません。置き家具のレイアウトは、内装工事を始める前に、設備システムの図面と調整しておくべきです。
利用頻度に応じて素材を選ぶ
頻繁に使用する執務エリアには、繰り返しの接触や定期的な清掃に耐える素材が必要です。会議テーブル、書類用キャビネット、可動式パーティションにはそれぞれ異なる負荷がかかるため、すべてに同じ素材仕様を適用すべきではありません。
素材のサンプルは、表面の仕上げ、厚み、色、仕上がりの品質を直接確認すべきです。カタログの画像だけでは、合板、金属、ガラス、張り地素材の違いを十分に確認することはできません。
保証ポリシーを確認する
保証期間は、フレーム、表面仕上げ、モーター、電子部品ごとに分けて明記されているべきです。また、交換部品が現地で入手できるのか、輸入が必要なのかも確認しておく必要があります。
ワークステーションに直接影響する機器の場合、修理期間が長引くと、その席が使えなくなる可能性があります。そのため、障害対応の条件は、購入価格とあわせて評価すべきです。
使用サイクル全体でコストを算出する
製品価格に加えて、予算には、輸送、設置、電気接続、メンテナンス、そして物件の原状回復時の撤去費用を含めるべきです。製品によっては将来のオフィスに移設できるものもありますが、寸法や構成が次の物件に合わない場合があります。
企業は、投資を行う前に、賃貸期間と利用計画を確認しておくべきです。恒久的に固定された製品や、現在のフロアプランに合わせて特注した製品は、モジュール式の家具に比べて再利用が難しいのが一般的です。
どの段階でスマート家具を設計に取り入れるべきか
高さ調節可能なデスク、可動式の収納システム、モジュール式パーティション、接続型機器に関する要件は、スペースプランニングの段階で明確にしておくべきです。この段階であれば、設計チームは、家具の位置を電源供給、データ接続、照明、動線と調整できます。
内装工事の完了後に初めて製品を選ぶと、コンセントの移設、フロアボックスの変更、ワークステーションの寸法の変更が必要になる場合があります。こうした調整は追加の設置作業を生み、オフィスの開設スケジュールに影響する可能性があります。
RSQUARE Vietnamは、物件探しとオフィス設計のプロセスにおいて、各ビルの賃貸面積、レイアウト要件、引き渡し条件を確認します。これにより、企業は詳細設計と家具の調達に進む前に、フロアプランの選択肢を比較するための基準を得ることができます。
